Hysbysiad preifatrwydd mewn perthynas â phrosesu data personol gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf at ddibenion y Garfan Cyllid Cleientiaid (Asesu)
Bwriad yr hysbysiad preifatrwydd yma yw darparu gwybodaeth am sut y bydd Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf (cyfeirir ato fel 'Cyngor Rhondda Cynon Taf', 'y Cyngor', 'Awdurdod Lleol', 'ni') yn defnyddio (neu 'brosesu') data personol am unigolion at ddibenion y Garfan Cyllid Cleientiaid (Asesu).
Er ein bod ni wedi ceisio gwneud yr hysbysiad preifatrwydd yma mor glir a chryno â phosibl, mae'n bosibl y bydd y categorïau o ddata personol rydyn ni'n eu prosesu yn amrywio yn dibynnu ar yr wybodaeth rydych chi'n ei darparu wrth lenwi ffurflen Asesu Ariannol.
Dylech chi ddarllen yr hysbysiad yma yn ogystal â:
Y Rheolwr Data
Y Cyngor yw'r rheolwr data ar gyfer y data personol sy'n cael eu prosesu at ddibenion gweinyddu Cyllid Cleientiaid.
Mae'r Cyngor wedi'i gofrestru gyda Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel rheolwr. Ei gyfeirnod yw Z4870100.
Ymholiadau yn ymwneud â'r hysbysiad preifatrwydd yma
Os oes gyda chi unrhyw gwestiynau neu ymholiadau yn ymwneud â’r hysbysiad preifatrwydd yma, cysylltwch â’r Garfan Asesu Ariannol:
Drwy e-bostio: TaliadauGofalCymdeithasol@rctcbc.gov.uk
neu ffonio 01443 680380 / 680383
Neu trwy ysgrifennu at: Y Garfan Asesu Ariannol, Tŷ Oldway, Porth, CF39 9SD
Pwy ydyn ni a beth rydyn ni'n ei wneud
Mae disgwyl i Wasanaethau Cymdeithasol yng Nghymru godi ffioedd am rai o'r gwasanaethau maen nhw'n eu darparu. Mae'r Garfan Cyllid Cleientiaid yn gyfrifol am asesu gallu pob unigolyn sy'n defnyddio Gwasanaethau i Oedolion i wneud cyfraniad ariannol tuag unrhyw wasanaethau maen nhw'n manteisio arnyn nhw.
Er mwyn asesu eich sefyllfa ariannol byddwn ni'n gofyn i chi lenwi Ffurflen Asesu Ariannol a nodi manylion eich incwm a'ch gwariant. Ar ôl i chi lenwi'r ffurflen byddwn ni'n bwrw ati i asesu faint bydd rhaid i chi ei dalu tuag at gostau unrhyw wasanaethau rydych chi'n eu derbyn.
Bydd y Garfan Cyllid Cleientiaid yn cysylltu â chi i esbonio sut bydd unrhyw gyfraniad rydych chi'n
ei wneud yn cael ei gyfrifo a sut i wneud y taliad.
Y mathau o ddata personol rydyn ni'n eu prosesu
Mae’n bosibl y byddwn ni'n prosesu data personol sy’n ymwneud â’r unigolion canlynol yn rhan o'r asesiad ariannol;
- Defnyddwyr Gwasanaeth
- Cynrychiolwyr Ariannol yn gweithredu ar ran defnyddwyr y gwasanaeth
- Aelodau o deuluoedd defnyddwyr y gwasanaeth
Y mathau o ddata personol rydyn ni'n eu prosesu
Mae'n bosibl y byddwn ni'n prosesu'r categorïau data personol canlynol yn rhan o'r asesiad ariannol:
Data personol defnyddwyr y gwasanaeth
- Manylion cyswllt, gan gynnwys enw, cyfeiriad, rhif ffôn a chyfeiriad e-bost
- Manylion personol megis dyddiad geni, rhif Yswiriant Gwladol rhif System Wybodaeth Gofal Cymunedol Cymru
Swydd a statws priodasol
Manylion incwm (gall hyn fod yn enillion, pensiwn ac unrhyw hawl i fudd-daliadau
- Manylion unrhyw arbedion neu gyfalaf
Manylion unrhyw dreuliau megis rent, morgais a Threth y Cyngor
- Rhif Cyfrif Banc
- Data iechyd, megis anabledd
Data personol cynrychiolydd ariannol
- Manylion cyswllt, gan gynnwys enw, cyfeiriad, rhif ffôn a chyfeiriad e-bost
- Perthynas â defnyddiwr y gwasanaeth e.e. perthynas agosaf, pŵer atwrnai
Data personol aelodau teulu
- Manylion cyswllt, gan gynnwys enw, cyfeiriad, rhif ffôn a chyfeiriad e-bost
- Manylion personol megis dyddiad geni, rhif Yswiriant Gwladol rhif System Wybodaeth Gofal Cymunedol Cymru
- Swydd a statws priodasol
- Perthynas â defnyddiwr y gwasanaeth e.e. perthynas agosaf, pŵer atwrnai
Hawl i fudd-dâl Lwfans Gofalwr (cynhaliwr
Pam rydyn ni'n prosesu data personol
Mae'r Garfan Cyllid Cleientiaid yn asesu eich data at y dibenion canlynol:
- Cyfrifo unrhyw gyfraniad y mae'n bosibl y bydd rhaid i chi ei wneud tuag at gost unrhyw ofal a chymorth rydych chi'n eu derbyn gan Wasanaethau Cymdeithasol
- Prosesu taliadau a chyhoeddi anfonebau
- Adfer unrhyw ddyledion
Ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu'r data personol
O dan y Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR), ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu'r data ar gyfer Cyllid Cleientiaid yw;
- Rhwymedigaeth Gyfreithiol Erthygl 6 (c) – prosesu sy'n angenrheidiol ar gyfer rwymedigaeth gyfreithiol sydd wedi'i roi i'r rheolwr.
- Tasg Gyhoeddus Erthygl 6 (e) – prosesu sy'n angenrheidiol ar gyfer cyflawni tasg er budd y cyhoedd neu arfer awdurdod swyddogol sydd wedi'i roi i'r rheolwr.
- Erthygl 9 (h) - prosesu sy'n angenrheidiol ar gyfer meddyginiaeth galwedigaethol ataliol, i asesu gallu aelod o staff i weithio, diagnosis meddygol, darpariaeth gofal iechyd a chymdeithasol neu driniaeth neu reolaeth o systemau a gwasanaethau gofal iechyd neu gymdeithasol ar sail cyfraith yr Undeb neu Aelod-wladwriaeth neu yn unol â chytundeb â gweithiwr iechyd proffesiynol a'r amodau a threfniadau diogelu sy'n cael eu crybwyll ym mharagraff 3.
- Atodlen 1, Rhan 1 Deddf Diogelu Data 2018
Mae'r ddeddfwriaeth sylfaenol, rheoliadau a chanllawiau sy'n ategu hyn yn cynnwys, ond heb ei gyfyngu i;
- Deddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant (Cymru) 2014
- Rheoliadau Gofal a Chymorth (Asesiad Ariannol) (Cymru) 2015
- Y Ddeddf Galluedd Meddyliol
Gan bwy neu o ble rydyn ni'n casglu data personol?
Mae'n bosibl y byddwn ni'n derbyn y data personol gan unigolion neu sefydliadau yn y categorïau canlynol:
- Defnyddwyr y gwasanaeth
- Cynrychiolydd Ariannol yn gweithredu ar eich rhan
- Gweithwyr Gofal Cymdeithasol sy'n ymwneud ag asesu eich anghenion
- Adran Gwaith a Phensiynau, banciau, Cymdeithas Adeiladu a darparwyr Pensiwn i sicrhau bod gyda ni'r wybodaeth gywir i gwblhau'r asesiad ariannol
Gyda phwy rydyn ni'n rhannu data personol?
Mae’n bosibl y byddwn ni'n rhannu'r data personol â’r sefydliadau wrth gynnal Asesiadau Ariannol:
Dim ond y lleiafswm o wybodaeth bersonol sydd ei hangen mewn perthynas â'r diben fydd yn cael ei rannu. Bydd yr wybodaeth sy'n cael ei rhannu a chyda phwy yn dibynnu ar yr wybodaeth sy'n cael ei darparu yn y Ffurflen Asesu Ariannol.
|
Pwy
|
Diben
|
|
Staff Gofal Cymdeithasol
|
- Darparu diweddariad ar gyfrifiad yr asesiad.
|
|
Yr Adran Gwaith a Phensiynau
|
- Cadarnhau hawl i fudd-daliadau
|
|
Asiantaethau Gwirio Credyd
|
- Er mwyn atal neu amlygu twyll er mwyn diogelu arian cyhoeddus
|
|
Awdurdodau cyhoeddus eraill
|
- Er mwyn atal neu gydnabod trosedd neu dwyll difrifol
- Adfer arian sy'n ddyledus i ni
- Gwella gwasanaethau cyhoeddus
- Gwaith ymchwil ystadegol
|
Proseswyr data
Mae proseswr data yn gwmni neu sefydliad sy'n prosesu data personol ar ein rhan. Mae ein proseswyr data yn gweithredu ar ein cyfarwyddyd ni yn unig. Does dim modd iddyn nhw wneud unrhyw beth gyda'r data personol oni bai ein bod ni wedi eu cyfarwyddo nhw i wneud hynny. Fyddan nhw ddim yn rhannu'r wybodaeth bersonol ag unrhyw sefydliad ar wahân i ni nac yn ei defnyddio at eu dibenion eu hunain. Byddan nhw'n dal y data yn ddiogel ac yn eu cadw am y cyfnod rydyn ni wedi'u cyfarwyddo i wneud hynny.
Dyma'r categorïau o broseswyr data rydyn ni'n eu defnyddio at ddiben y Garfan Cyllid Cleientiaid:
Cyflenwyr TGCh
- System Wybodaeth Gofal Cymunedol Cymru - System Gofnodi Gofal Iechyd a Chymdeithasol
- ABACUS - System Rheoli Ariannol Gwasanaethau wedi'u Comisiynu
- Civica - I gynorthwyo ag Asesiadau Ariannol
Am ba mor hir y byddwn ni'n cadw'r data personol?
Rydyn ni'n cadw'r data personol sydd wedi'u cynnwys yn rhan o'n cofnodion am:
|
Faint o amser
|
Rheswm
|
|
Rydyn ni'n cadw data Asesiad Cyllid Cleientiaid nes bod dim angen gofal cymdeithasol ac am 7 mlynedd wedi hynny.
|
Dibenion cynnal arolwg ac yn dystiolaeth o unrhyw daliadu sy'n ddyledus ar ôl i ofal cymdeithasol ddod i ben.
|
Er mwyn dilyn egwyddor storio data Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol, mae'r cofnodion yn cael eu hadolygu'n rheolaidd. Caiff unrhyw wybodaeth sy'n amherthnasol yn y tymor hir neu sy'n amherthnasol yn dystiolaethol ei dinistrio yn y cwrs busnes arferol.
Eich hawliau yn ymwneud â diogelu data
Mae'r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn rhoi hawliau pwysig i unigolion, gan gynnwys yr hawl i gael gweld data personol mae'r Cyngor yn ei gadw amdanoch chi.
Cliciwch yma am ragor o wybodaeth am eich hawliau o ran gwybodaeth a sut i'w defnyddio nhw.
Eich hawl i wneud cwyn i'r Cyngor ynghylch diogelu data
Mae'r hawl gyda chi i gwyno i'r Cyngor os ydych chi o'r farn ein bod ni ddim wedi trin eich data personol yn gyfrifol nac yn unol ag arfer da.
Mae modd i chi wneud hyn drwy gysylltu â'r Garfan Cyllid Cleientiaid yn uniongyrchol drwy un o'r dulliau cyfathrebu canlynol. Mae modd datrys y rhan fwyaf o bryderon yn gymharol gyflym trwy alwad ffôn syml neu e-bost.
- E-bost: TaliadauGofalCymdeithasol@rctcbc.gov.uk
- Ffôn: 01443 680380 / 680383
- Neu trwy ysgrifennu at: Y Garfan Asesu Ariannol, Tŷ Oldway, Porth, CF39 9SD
Fel arall, mae modd i chi wneud cwyn ffurfiol trwy Gynllun Adborth Cwsmeriaid y Cyngor gan ddefnyddio'r ddolen ganlynol (Gwneud sylw, canmoliaeth neu gŵyn ar-lein) neu e-bostiwch Swyddog Diogelu Data'r Cyngor: rheoli.gwybodaeth@rctcbc.gov.uk.
Eich hawl i wneud cwyn i'r Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth ynghylch diogelu data
Mae modd i chi hefyd gwyno i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth os ydych chi'n anfodlon â sut rydyn ni wedi defnyddio'ch data. Serch hynny, rydyn ni'n eich annog chi i gysylltu â ni yn gyntaf a rhoi cyfle i ni ymchwilio i'ch pryder a chywiro pethau.
Mae modd cysylltu â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel a ganlyn:
- Cyfeiriad: Information Commissioner's Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF
- Rhif y Llinell Gymorth: 0303 123 1113
- Gwefan: https://www.ico.org.uk