Hysbysiad preifatrwydd mewn perthynas â phrosesu data personol gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf at ddibenion y Gwasanaeth Rhaglenni a Grantiau Cymunedol.
Bwriad yr hysbysiad preifatrwydd yma yw darparu gwybodaeth am sut y bydd Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf (cyfeirir ato fel 'Cyngor Rhondda Cynon Taf', 'y Cyngor', 'Awdurdod Lleol', 'ni') yn defnyddio (neu 'brosesu') data personol am unigolion at ddibenion y Gwasanaeth Rhaglenni a Grantiau Cymunedol.
Dylech chi ddarllen yr isod ynghyd â'r hysbysiad yma:
Y Rheolydd Data
Y Cyngor yw'r rheolydd data ar gyfer y data personol a gaiff eu prosesu at ddibenion y Gwasanaeth Rhaglenni a Grantiau Cymunedol.
Mae'r Cyngor wedi'i gofrestru yn rheolydd â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth. Ei gyfeirnod yw Z4870100.
Ymholiadau yn ymwneud â'r hysbysiad preifatrwydd yma
Os oes gyda chi unrhyw gwestiynau neu ymholiadau yn ymwneud â'r hysbysiad preifatrwydd yma, cysylltwch â Rheolwr y Gwasanaeth:
E-bost: Dean.Emson@rctcbc.gov.uk
Ffoniwch: 07854 334 683
Neu anfon llythyr: Tŷ Elái, Dwyrain Dinas Isaf, Trewiliam, Tonypandy CF40 1NY
Pwy ydyn ni a beth rydyn ni'n ei wneud?
Prif swyddogaeth y Gwasanaeth Rhaglenni a Grantiau Cymunedol yw rhoi dechrau i gontractau drwy dendro, a, monitro cydymffurfio â chontractau yn unol â’r cyllid a dyfarniadau grant perthnasol.
- Rheoli contractau, grantiau a dyfarniadau ariannol at ddibenion darparu gweithgareddau a gwasanaethau cymunedol
- Lleoedd Bwyd Cynaliadwy
- Mentrau Cymunedau O Blaid Pobl Hŷn
Er mwyn cyfathrebu â sefydliadau’r trydydd sector a sefydliadau gwirfoddol, a darparu’r cymorth gorau posibl, mae gofyn i ni: gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol ynghylch yr unigolion hynny sy’n cynrychioli sefydliadau sy’n gwneud cais am gyllid cyhoeddus, a, lle bo angen, y buddiolwyr hynny sy’n ymwneud â'r gweithgareddau sy'n cael eu disgrifio uchod.
Data personol pwy rydyn ni'n eu prosesu?
Mae’n bosibl y byddwn ni'n prosesu data personol sy’n ymwneud â’r unigolion canlynol:
- Cynrychiolwyr presennol a chyn-gynrychiolwyr y trydydd sector a'r sector gwirfoddol
- Buddiolwyr unigol prosiectau
Y mathau o ddata personol rydyn ni'n eu prosesu
Mae'n bosibl y byddwn ni'n prosesu'r categorïau canlynol o ddata personol:
- Manylion cyswllt ar gyfer sefydliadau a grwpiau cymunedol, gan gynnwys enw, cyfeiriad, rhifau ffôn, cyfeiriadau gwe, cyfrifon cyfryngau cymdeithasol (er enghraifft Facebook, X/Twitter a LinkedIn), a chyfeiriadau e-bost.
- Enwau neu lythrennau cyntaf enwau cyfranogwyr ar gofrestrau presenoldeb a hunan-ddatganiadau sy'n dystiolaeth o allbynnau a chanlyniadau.
- Gwybodaeth sydd wedi'i chynhyrchu drwy gyfarfodydd, sesiynau cymorth a gohebiaeth, gan gynnwys anghenion datblygu'r sefydliad, y cymorth gafodd ei ddarparu, y cyfleoedd ariannu sydd wedi'u trafod, y modd mae aelodau sydd wedi'u hethol yn rhan o bethau, a chofnodion o achlysuron neu weithgareddau perthnasol.
Pam rydyn ni'n prosesu data personol?
Rydyn ni'n prosesu data personol ar gyfer y gweithgareddau canlynol. Dydy'r rhestr yma ddim yn gynhwysfawr;
- Asesu, gweinyddu a monitro ceisiadau am grantiau, dyfarniadau cyllid, rheoli contractau, prosesau tendro a monitro.
- Rhannu cyfleoedd ariannu, gwybodaeth, canllawiau a chymorth y byddai modd iddyn nhw fod o fudd i sefydliadau a'r cymunedau y maen nhw'n eu gwasanaethu.
- Trefnu gweithgareddau er enghraifft, cyfarfodydd Lleoedd Bwyd Cynaliadwy a Chymunedau O Blaid Pobl Hŷn.
- At ddibenion archwilio yn unig, monitro prosiectau sy'n cael eu hariannu ar sail grantiau, a, chasglu gwybodaeth am allbynnau, canlyniadau ac effaith at ddibenion atgyfnerthu gwerthuso rhaglenni, dangos effeithiolrwydd, a bodloni gofynion adrodd cyrff ariannu a chyllidwyr allanol.
- Cynnal rhestrau dosbarthu grwpiau cymunedol.
- Yn ystod achlysuron cymunedol, mae'n bosibl y byddwn ni'n tynnu lluniau neu'n gwneud fideos. Mewn achosion o'r fath, rydyn ni'n gofyn i chi lofnodi ffurflen ganiatâd.
Ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu'r data personol
O dan y Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol, ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu'r data personol at ddibenion rheoli rhaglenni a grantiau cymunedol yw;
- Tasg Gyhoeddus – Erthygl 6 (e) – prosesu sy'n angenrheidiol ar gyfer cyflawni tasg er budd y cyhoedd neu arfer awdurdod swyddogol sydd wedi'i roi i'r rheolwr.
Mae'r ddeddfwriaeth, y rheoliadau a'r canllawiau sylfaenol sy'n ategu hyn yn cynnwys, ond heb eu cyfyngu i;
- Dyletswyddau lles statudol y Cyngor a'r Amcanion Lles lleol perthnasol, sydd wedi'u rhoi ar waith o dan Ddeddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol (Cymru) 2015
Gan bwy neu o ble rydyn ni'n cael data personol?
Yn gyffredinol, rydyn ni'n cael gwybodaeth bersonol yn uniongyrchol gan ymgeiswyr, sefydliadau, grwpiau cymunedol neu eu cynrychiolwyr pan fyddan nhw'n gwneud cais am gyllid, yn ceisio cymorth, yn cymryd rhan mewn cyfarfodydd, neu'n ymgysylltu â'n rhaglenni a'n mentrau.
Mae sefydliadau sy'n cael eu hariannu'n rhannu cofrestri presenoldeb a hunan-ddatganiadau yn dystiolaeth ategol er mwyn atgyfnerthu'r allbynnau a chanlyniadau sy'n cael eu hadrodd.
Gyda phwy rydyn ni'n rhannu data personol?
Mae’n bosibl y byddwn ni'n rhannu'r data personol â’r sefydliadau allweddol canlynol.
Dim ond y lleiafswm o wybodaeth bersonol sydd ei hangen mewn perthynas â'r diben fydd yn cael ei rhannu.
|
Pwy
|
Diben
|
|
Archwilwyr – Mewnol CBSRhCT
|
Gwirio allbynnau a chanlyniadau sydd wedi'u hadrodd ynghylch contractau, dyfarniadau ariannol a chyllid grant
|
|
Archwiliwr – Allanol megis Swyddfa Archwilio Cymru
|
Gwirio allbynnau a chanlyniadau sydd wedi'u hadrodd ynghylch contractau, dyfarniadau ariannol a chyllid grant
|
|
Archwiliwr – Darparwyr grantiau a chyllidwyr
|
Gwirio allbynnau a chanlyniadau sydd wedi'u hadrodd ynghylch contractau, dyfarniadau ariannol a chyllid grant
|
Prosesyddion Data
Mae prosesydd data yn gwmni neu sefydliad sy'n prosesu data personol ar ein rhan. Mae ein prosesyddion data yn gweithredu ar ein cyfarwyddyd ni yn unig. Does dim modd iddyn nhw wneud unrhyw beth â’r data personol oni bai ein bod ni wedi eu cyfarwyddo nhw i wneud hynny. Fyddan nhw ddim yn rhannu'r data personol ag unrhyw sefydliad ar wahân i ni nac yn eu defnyddio at eu dibenion eu hunain. Byddan nhw'n dal gafael ar y data mewn modd diogel ac yn eu cadw am y cyfnod rydyn ni wedi'u cyfarwyddo i wneud hynny.
Dyma'r categorïau o brosesyddion data rydyn ni'n eu defnyddio:
- Cyflenwyr systemau TGCh CBSRhCT
Am ba mor hir y byddwn ni'n cadw'r data personol?
Rydyn ni'n cadw'r data personol sydd wedi'u cynnwys yn rhan o'n cofnodion ar gyfer y Gwasanaeth Rhaglenni a Grantiau Cymunedol am:
|
Hyd
|
Rheswm
|
|
7 mlynedd
|
Yn unol â rheolau gweithdrefnnau ariannol
|
|
Dim dyddiad gorffen – yn cael ei adolygu bob chwarter. Mae modd i chi ddewis peidio â chymryd rhan yn y gweithgarwch yma ar unrhyw adeg
|
Rhestr Ddosbarthu – at ddibenion rhoi gwybod i sefydliadau ynghylch cyfleoedd
|
Yn unol â'r egwyddor storio data sydd wedi'i nodi yn y Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol, mae'r cofnodion yn cael eu hadolygu'n rheolaidd. Dydyn ni ddim yn cadw'r data personol yn eu cyfanrwydd. Dim ond data personol sy'n berthnasol sy'n cael eu cadw am y cyfnod cyfan. Caiff unrhyw wybodaeth sy'n amherthnasol yn y tymor hir neu sy'n amherthnasol yn dystiolaethol ei dinistrio yn rhan o arferion busnes arferol.
Eich hawliau o ran diogelu data
Mae'r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol yn rhoi hawliau pwysig i unigolion, gan gynnwys yr hawl i gael gweld data personol amdanoch chi y mae'r Cyngor yn dal gafael arnyn nhw.
Cliciwch yma am ragor o wybodaeth am eich hawliau gwybodaeth a sut i'w defnyddio nhw.
Eich hawl i wneud cwyn i'r Cyngor ynghylch diogelu data
Os oes gyda chi bryder ynghylch y modd mae eich data wedi cael eu defnyddio, mae gyda chi'r hawl i gysylltu â'r Cyngor i godi cwyn.
Mae modd i chi wneud hyn drwy gysylltu â'r Gwasanaeth Rhaglenni a Grantiau Cymunedol yn uniongyrchol drwy un o'r dulliau cyfathrebu canlynol. Mae modd datrys y rhan fwyaf o bryderon yn gymharol gyflym trwy alwad ffôn syml neu e-bost:
E-bost: Dean.Emson@rctcbc.gov.uk
Ffoniwch: 07854 334 683
Neu anfon llythyr: Tŷ Elái, Dwyrain Dinas Isaf, Trewiliam, Tonypandy CF40 1NY
Fel arall, mae modd i chi wneud cwyn ffurfiol trwy Gynllun Adborth Cwsmeriaid y Cyngor gan ddefnyddio'r ddolen ganlynol (Gwneud sylw, canmoliaeth neu gŵyn ar-lein) neu e-bostio Swyddog Diogelu Data'r Cyngor: rheoli.gwybodaeth@rctcbc.gov.uk.
Eich hawl i gyflwyno cwyn am ddiogelu data i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth.
Mae gyda chi'r hawl hefyd i gysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth i godi cwyn os ydych chi'n anfodlon â'r modd rydyn ni wedi defnyddio'ch data. Serch hynny, rydyn ni'n eich annog i gysylltu â ni yn gyntaf a rhoi cyfle i ni ymchwilio i'ch pryder a chywiro pethau.
Mae modd cysylltu â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel a ganlyn:
- Cyfeiriad/Address: Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF
- Rhif y Llinell Gymorth: 0303 123 1113
- Gwefan: https://cy.ico.org.uk