Hysbysiad preifatrwydd mewn perthynas â phrosesu data personol gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf at ddibenion Taliadau Uniongyrchol
Cyflwyniad
Bwriad yr hysbysiad preifatrwydd yma yw darparu gwybodaeth am sut y bydd Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf (cyfeirir ato fel 'Cyngor Rhondda Cynon Taf', 'y Cyngor', 'Awdurdod Lleol', 'ni') yn defnyddio (neu'n 'prosesu') data personol am unigolion at ddibenion Taliadau Uniongyrchol.
Dylech chi ddarllen yr hysbysiad yma yn ogystal â:
Y Rheolwr Data
Y Cyngor yw'r rheolwr data ar gyfer y data personol a gaiff eu prosesu at ddibenion Taliadau Uniongyrchol.
Mae'r Cyngor wedi'i gofrestru â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel rheolwr. Ei gyfeirnod yw Z4870100.
Ymholiadau yn ymwneud â'r hysbysiad preifatrwydd yma
Os oes gyda chi unrhyw gwestiynau neu ymholiadau yn ymwneud â'r hysbysiad preifatrwydd yma, cysylltwch;
Drwy e-bost: gwasanaethaucymdeithasol@rctcbc.gov.uk
Ffoniwch: 01443 425003
neu anfonwch lythyr at: Gwasanaethau Cymdeithasol, Tŷ Elái, Ystad Ddiwydiannol Dinas Isaf, Tonypandy, CF40 1NY
Pwy ydyn ni a beth rydyn ni'n ei wneud
Symiau ariannol yw taliadau uniongyrchol sydd ar gael gan Wasanaethau Cymdeithasol RhCT i unigolion neu eu cynrychiolydd, i helpu i ddiwallu eu hanghenion fel y nodir yn eu cynllun gofal a chymorth.
Mae modd defnyddio Taliadau Uniongyrchol i brynu amrywiaeth o wasanaethau’n annibynnol neu dalu asiantaeth ofal i ddarparu’r cymorth angenrheidiol. Mae modd eu defnyddio hefyd i brynu amrywiaeth o wasanaethau, offer neu weithgareddau.
Mae ein platfform cyswllt gofal cymunedol yn helpu defnyddwyr ein gwasanaeth sy’n derbyn taliadau uniongyrchol i ddod o hyd i gymorth a’i drefnu.
Y mathau o ddata personol rydyn ni'n eu prosesu
Mae’n bosibl y byddwn ni'n prosesu data personol sy’n ymwneud â’r canlynol wrth brosesu Taliadau Uniongyrchol;
- Defnyddwyr Gwasanaeth
- Darparwyr Gofal
Y mathau o ddata personol rydyn ni'n eu prosesu
Efallai y byddwn yn prosesu'r categorïau canlynol o ddata personol mewn perthynas â Thaliadau Uniongyrchol:
- Manylion cyswllt megis enw, cyfeiriad, cyfeiriad e-bost neu rif ffôn
- Dynodwyr personol megis dyddiad geni, rhif WCCIS
- Eich delwedd (os caiff ei defnyddio ar ein platfform cysylltu gofal cymunedol)
- Gwybodaeth Iechyd
- Gwybodaeth Ariannol
- Dogfennau adnabod megis pasbort, trwydded yrru, tystysgrif geni
Os ydych yn cael eich cyflogi gan dderbynnydd taliad uniongyrchol neu'n hysbysebu eich gwasanaethau ar gyfer cyflogaeth ar ein platfform Community Care Connect, efallai y byddwn hefyd yn prosesu'r canlynol:
- Eich delwedd (os caiff ei defnyddio ar ein platfform Community Care Connect)
- Rhif tystysgrif DBS
- Unrhyw ddata troseddol a all gael ei nodi fel rhan o'r gwiriadau DBS
- Sgiliau, cymwysterau a hyfforddiant
- Gwybodaeth Yswiriant
Pam rydyn ni'n prosesu data personol
Mae'n bosibl y bydd y gwaith prosesu hyn yn cynnwys, ond heb ei gyfyngu i'r gweithgareddau canlynol:
- I brosesu taliadau uniongyrchol yn unol â chynlluniau gofal a chymorth, sy’n cynnwys cwblhau asesiadau ariannol, cyhoeddi taliadau, a darparu cardiau meistr rhagdaledig
- Cynnal gwiriadau monitro ar bob taliad uniongyrchol er mwyn diogelu’r Cyngor a’r derbynnydd yn ariannol
- Cynorthwyo defnyddwyr gwasanaeth i greu cyfrif ar ein platfform cyswllt gofal cymunedol.
- Cynorthwyo defnyddwyr gwasanaeth i gysylltu â darparwyr gofal addas a chyfweld â nhw.
- Cynorthwyo defnyddwyr gwasanaeth i wneud taliadau i ddarparwyr gofal.
- Hysbysebu ein platfform cyswllt gofal cymunedol i annog darparwyr gofal i gofrestru a chynnig eu gwasanaethau.
- Cwblhau gwiriadau addasrwydd ar ddarparwyr gofal cyn iddynt weithio gyda’n defnyddwyr gwasanaeth, sy’n cynnwys (Hunaniaeth a Chyfeiriad, Hawl i Weithio, Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd, Yswiriant, gwiriadau Diogelu ac ati).
- Awdurdodi darparwyr gofal i hysbysebu ar y platfform unwaith y bydd yr holl wiriadau addasrwydd angenrheidiol wedi'u cwblhau.
- Er mwyn gwella'r gwasanaethau rydyn ni'n eu cynnig, byddwn ni naill ai'n ymgynghori â chi'n uniongyrchol (os ydych chi wedi cytuno i wneud hynny) neu drwy anfon holiadur/arolwg atoch chi.
Ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu'r data personol
O dan y Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR), ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu'r data personol yw:
- Rhwymedigaeth Gyfreithiol – Erthygl 6(c) Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol – prosesu sy'n angenrheidiol ar gyfer rwymedigaeth gyfreithiol y rheolwr.
- Tasg Gyhoeddus – Erthygl 6 (e) Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol – prosesu sy'n angenrheidiol ar gyfer cyflawni tasg er budd y cyhoedd neu arfer awdurdod swyddogol sydd wedi'i roi i'r rheolwr.
- Gofal Iechyd neu Gymdeithasol –Erthygl 9(2)(h) - prosesu sy'n angenrheidiol ar gyfer meddyginiaeth alwedigaethol neu ataliol, i asesu gallu aelod o staff i weithio, diagnosis meddygol, darpariaeth gofal iechyd neu gymdeithasol neu driniaeth neu reolaeth o systemau a gwasanaethau gofal iechyd ar sail Cyfraith Ddomestig neu yn unol â chytundeb â gweithiwr iechyd proffesiynol a'r amodau a threfniadau diogelu sy'n cael eu crybwyll ym mharagraff 3.
- Erthygl 10 GDPR, Atodlen 1, Rhan 1(18) – Diogelu plant ac unigolion sydd mewn perygl.
Mae'r ddeddfwriaeth, y rheoliadau a'r canllawiau sylfaenol sy'n ategu hyn yn cynnwys, ond heb eu cyfyngu i:
Rheoliadau Gofal a Chymorth (Taliadau Uniongyrchol) (Cymru) 2015.
Cod Ymarfer (Rhan 4 - Diwallu Anghenion) o Ddeddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant (Cymru) 2014.
Adran 50, 51, 52 a 53 o Ddeddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant (Cymru) 2014.
Gan bwy neu o ble rydyn ni'n casglu data personol?
Mae'n bosibl y byddwn ni'n derbyn y data personol gan unigolion neu sefydliadau yn y categorïau canlynol:
- Y defnyddiwr gwasanaeth sy’n gwneud cais am daliadau Uniongyrchol neu’n cofrestru ar ein platfform gofal cyswllt ac ati.
- Darparwyr gofal wrth hysbysebu eu gwasanaethau.
- Gweithwyr cymdeithasol sy'n ymwneud â gofal y defnyddwyr gwasanaeth.
Gyda phwy rydyn ni'n rhannu data personol?
Mae’n bosibl y byddwn ni'n rhannu'r data personol â’r sefydliadau canlynol mewn perthynas â Thaliadau Uniongyrchol;
Dim ond y lleiafswm o wybodaeth bersonol sydd ei hangen mewn perthynas â'r diben fydd yn cael ei rhannu.
|
Pwy
|
Diben
|
|
Adran Gyllid RhCT
|
I ddarparu'r taliadau uniongyrchol
|
|
Adnoddau Dynol Cyngor Rhondda Cynon Taf
|
Cynorthwyo gyda gwiriadau'r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd
|
|
Catalyddion Cymunedol
|
Cwblhau gwiriadau addasrwydd ar ddarparwyr gofal
|
|
Bronze Labs Ltd
|
Darparu platfform cyswllt gofal cymunedol
|
|
Allpay Ltd
|
Darparu cardiau meistr rhagdaledig
|
Proseswyr Data
Mae proseswr data yn gwmni neu sefydliad sy'n prosesu data personol ar ein rhan. Mae ein proseswyr data yn gweithredu ar ein cyfarwyddyd ni yn unig. Does dim modd iddyn nhw wneud unrhyw beth gyda'r data personol oni bai ein bod ni wedi eu cyfarwyddo nhw i wneud hynny. Fyddan nhw ddim yn rhannu'r wybodaeth bersonol ag unrhyw sefydliad ar wahân i ni nac yn ei defnyddio at eu dibenion eu hunain. Byddan nhw'n dal y data yn ddiogel ac yn eu cadw am y cyfnod rydyn ni wedi'u cyfarwyddo i wneud hynny.
Dyma'r categorïau o broseswyr data rydyn ni'n eu defnyddio at y diben:
- Cyflenwyr TG – WCCIS, Bronze Labs Ltd
Am ba mor hir y byddwn ni'n cadw'r data personol?
Rydyn ni'n cadw'r data personol sydd wedi'u cynnwys yn rhan o'n cofnodion Taliadau Uniongyrchol am:
|
Faint o amser
|
Rheswm
|
|
Rydyn ni'n cadw data taliadau uniongyrchol ar gyfer y flwyddyn gyfredol ynghyd â 7 mlynedd pellach
|
Gofyniad statudol
|
|
Dogfennau adnabod sy’n ofynnol ar gyfer cardiau meistr rhagdaledig – byddant yn cael eu cadw hyd at 5 mlynedd ar ôl diwedd y berthynas â deiliad y cerdyn (h.y. o’r adeg y caiff y cerdyn ei gau neu ei ddyddiad dod i ben).
|
Wedi’i gadw yn unol â pholisi mewnol
|
Er mwyn dilyn egwyddor storio data Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol, mae'r cofnodion yn cael eu hadolygu'n rheolaidd. Dydy'r holl ddata personol ddim yn cael eu cadw. Dim ond data personol sy'n berthnasol sy'n cael eu cadw am y cyfnod cyfan. Caiff unrhyw wybodaeth sy'n amherthnasol yn y tymor hir neu sy'n amherthnasol yn dystiolaethol ei dinistrio yn y cwrs busnes arferol.
Eich hawliau yn ymwneud â diogelu data
Mae'r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn rhoi hawliau pwysig i unigolion, gan gynnwys yr hawl i gael gweld data personol mae'r Cyngor yn eu cadw amdanoch chi.
Cliciwch yma am ragor o wybodaeth am eich hawliau o ran gwybodaeth a sut i'w defnyddio nhw.
Eich hawl i wneud cwyn i'r Cyngor ynghylch diogelu data
Mae'r hawl gyda chi i gwyno i'r Cyngor os ydych chi o'r farn ein bod ni ddim wedi trin eich data personol yn gyfrifol nac yn unol ag arfer da.
Mae modd i chi wneud hyn drwy gysylltu â ni'n uniongyrchol drwy un o'r dulliau cyfathrebu canlynol. Mae modd datrys y rhan fwyaf o bryderon yn gymharol gyflym trwy alwad ffôn syml neu e-bost.
Os oes gyda chi unrhyw gwestiynau neu ymholiadau yn ymwneud â'r hysbysiad preifatrwydd yma, cysylltwch
Drwy e-bost: gwasanaethaucymdeithasol@rctcbc.gov.uk
Ffoniwch: 01443 425003
neu anfonwch lythyr at: Gwasanaethau Cymdeithasol, Tŷ Elái, Ystad Ddiwydiannol Dinas Isaf, Tonypandy, RhCT, CF40 1NY
Fel arall, mae modd i chi wneud cwyn ffurfiol trwy Gynllun Adborth Cwsmeriaid y Cyngor gan ddefnyddio'r ddolen ganlynol (Gwneud sylw, canmoliaeth neu gŵyn ar-lein) neu e-bostiwch Swyddog Diogelu Data'r Cyngor: rheoli.gwybodaeth@rctcbc.gov.uk.
Eich hawl i wneud cwyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth ynghylch diogelu data
Mae modd i chi hefyd gwyno i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth os ydych chi'n anfodlon â sut rydyn ni wedi defnyddio'ch data. Serch hynny, rydyn ni'n eich annog chi i gysylltu â ni yn gyntaf a rhoi cyfle i ni ymchwilio i'ch pryder a chywiro pethau.
Mae modd cysylltu â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel a ganlyn:
- Cyfeiriad: Information Commissioner's Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF
- Rhif y Llinell Gymorth: 0303 123 1113
- Gwefan: https://www.ico.org.uk