Hysbysiad preifatrwydd mewn perthynas â phrosesu data personol gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf at ddibenion Cronfa Effaith Balchder yn y Gymuned – Grantiau ar gyfer Adnewyddu a Gwella Eiddo
Cyflwyniad
Bwriad yr hysbysiad preifatrwydd yma yw darparu gwybodaeth am sut y bydd Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf (cyfeirir ato fel 'Cyngor Rhondda Cynon Taf', 'y Cyngor', 'Awdurdod Lleol', 'ni') yn defnyddio (neu 'brosesu') data personol at ddibenion Cronfa Effaith Balchder yn y Gymuned Llywodraeth y DU – Grantiau ar gyfer Adnewyddu a Gwella Eiddo yn RhCT.
Dylech chi ddarllen yr hysbysiad yma yn ogystal â:
Y Rheolydd Data
Y Cyngor yw'r rheolwr data ar gyfer y data personol a gaiff eu prosesu at ddibenion Grantiau i Fusnesau yn Rhondda Cynon Taf y Gronfa Ffyniant Gyffredin.
Mae'r Cyngor wedi'i gofrestru gyda Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel rheolwr. Ei gyfeirnod yw Z4870100.
Ymholiadau yn ymwneud â'r hysbysiad preifatrwydd yma
Os oes gyda chi unrhyw gwestiynau neu ymholiadau yn ymwneud â'r hysbysiad preifatrwydd yma, cysylltwch â'r Garfan Adfywio:
E-bost: adfywio@rctcbc.gov.uk
Rhif ffôn: 01443 281124
Anfon llythyr : Y Garfan Adfywio, Llawr 2, Llys Cadwyn, Stryd y Taf, Pontypridd, CF37 4TH
Pwy ydyn ni a beth rydyn ni'n ei wneud
Mae'r Garfan Adfywio yn darparu cymorth i fusnesau yn Rhondda Cynon Taf drwy wneud y canlynol:
Prosesu ceisiadau am gyllid grant yn defnyddio Cronfa Effaith Balchder yn y Gymuned Llywodraeth y DU at ddibenion grantiau ar gyfer:
- Adnewyddu eiddo - Gwaith adeiladu ar eiddo masnachol
- Cynnal a chadw eiddo - Graddfa fach, cynllun strategol gwella canol tref i wella gwedd blaen eiddo masnachol
Data personol pwy rydyn ni'n eu prosesu?
Rydyn ni'n prosesu data mewn perthynas ag unigolion (a Phartneriaid/Cyfarwyddwyr/Cyd-berchnogion eraill y busnes) sy'n cyflwyno Ffurflenni Mynegiant o Ddiddordeb a cheisiadau am gyllid drwy Gronfa Effaith Balchder yn y Gymuned – Grantiau ar gyfer Adnewyddu a Gwella Eiddo.
Y categorïau o ddata personol rydyn ni'n eu prosesu
Gallwn brosesu’r categorïau canlynol o ddata personol i reoli Cronfa Effaith Balchder yn y Gymuned – Grantiau ar gyfer Adnewyddu a Gwella Eiddo yn RhCT:
- Manylion cyswllt – enw, cyfeiriad, cod post, cyfeiriad e-bost, rhif ffôn
- Gwybodaeth ariannol - manylion cyfrif banc, cyfriflenni, prisiadau eiddo, tystiolaeth incwm, cynilion a gwariant
- Dogfennau'r Gofrestrfa Tir, gweithredoedd eiddo a manylion morgais er mwyn profi perchnogaeth eiddo
- Prawf o forgais hunan-adeiladu neu forgais adeiladu ar ddewis sy wedi'i gymeradwyo gan fanc neu gymdeithas adeiladu
- Prawf o warantî hunan-adeiladu arbenigol neu warantî adeiladu ar ddewis
- Prawf Adnabod Cenedlaethol megis Cyfeirnod Treth Unigryw Cyllid a Thollau Ei Fawrhydi (UTR)
- Cytundeb Cyflogaeth / P45
- Data Treth y Cyngor a Threthi Busnes
- Bil Cyfleustodau, Cofrestru ar y Gofrestr Etholiadol
- Os ydych chi, (neu unrhyw un o'r Partneriaid/Cyfarwyddwyr/Cyd-berchnogion) erioed wedi eich cael yn euog o dwyll neu o unrhyw drosedd arall sy'n ymwneud ag anonestrwydd yn y 7 mlynedd ddiwethaf
- Os ydych chi (neu unrhyw un o'r Partneriaid/Cyfarwyddwyr/Cyd-berchnogion) wedi'ch gwahardd ar hyn o bryd rhag bod yn Gyfarwyddwr Cwmni
Pam rydyn ni'n prosesu data personol?
Rydym yn prosesu’r data personol i reoli Cronfa Effaith Balchder yn y Gymuned – Grantiau ar gyfer Adnewyddu a Gwella Eiddo yn RhCT. Gall hyn gynnwys, ond nid yw’n gyfyngedig i, y gweithgareddau canlynol:
- Rhoi cyngor a chanllawiau cyn i chi gyflwyno cais.
- Asesu, cymeradwyo a gwneud taliadau sy'n ymwneud â cheisiadau.
- Cwblhau gwiriadau monitro ar gyfer dibenion archwilio.
- Cyhoeddi'r grant sydd wedi'i ddyfarnu.
- Paratoi adroddiadau i arddangos bod y cyllid yn cael ei ddefnyddio yn unol â thelerau'r cyllid.Cofnodi'r grant sydd wedi'i ddyfarnu ar y Gronfa Ddata Rheoli Budd-daliadau yn unol â Rheoliadau Rheoli Budd-daliadau 2022.
- Cysylltu â chi am adborth er mwyn helpu i wella'r gwasanaethau rydyn ni'n eu cynnig.
- Cysylltu â chi er mwyn hyrwyddo'r gwasanaethau rydyn ni'n eu cynnig ac unrhyw wasanaethau rydyn ni'n meddwl y byddai o ddiddordeb i chi.
Ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu'r data personol
O dan y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR), ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu’r data personol i reoli Cronfa Effaith Balchder yn y Gymuned – Grantiau ar gyfer Adnewyddu a Gwella Eiddo yn RhCT yw:
- Tasg Gyhoeddus – Erthygl 6 (e) – prosesu sy'n angenrheidiol ar gyfer cyflawni tasg er budd y cyhoedd neu arfer awdurdod swyddogol sydd wedi'i roi i'r rheolwr.
Yn unol â Deddf Diogelu Data 2018, rydyn ni'n dibynnu ar yr amod canlynol er mwyn prosesu data troseddwyr
- Atodiad 1, Rhan 2 (6) Statudol a Dibenion y Llywodraeth.
Gan bwy neu o ble rydyn ni'n cael data personol
Mae'n bosibl y byddwn ni'n derbyn y data personol gan unigolion neu sefydliadau yn y categorïau canlynol:
- Yn uniongyrchol gan ymgeiswyr
- Datganiadau o Ddiddordeb a/neu geisiadau grant
- Chwiliad y Gofrestrfa Tir
- Chwiliad Tŷ'r Cwmnïau
Gyda phwy rydyn ni'n rhannu data personol?
Gallwn rannu’r data personol gyda’r sefydliadau allweddol canlynol er mwyn rheoli Cronfa Effaith Balchder yn y Gymuned – Grantiau ar gyfer Adnewyddu a Gwella Eiddo yn RhCT:
Dim ond y lleiafswm o wybodaeth bersonol sy'n angenrheidiol ar gyfer y diben fydd yn cael ei rhannu.
|
Pwy
|
Diben
|
|
Adrannau Mewnol y Cyngor
- Cynllunio (gan gynnwys Gorfodi)
- Rheoli Adeiladu
- Eiddo
- Adran Gyllid
- Cyfreithiol
- Iechyd a Diogelwch y Cyhoedd, a Gwasanaethau Cymuned
- Cyfathrebu
|
- Ar gyfer dibenion asesu. cymeradwyo, monitro a thalu'r grant.
|
|
Cwmnïau sydd wedi'u comisiynu gan Gyngor Rhondda Cynon Taf - Syrfëwr Meintiau Annibynnol
|
- Darparu unrhyw gyngor mewn perthynas â gwybodaeth ariannol sydd wedi'i darparu gan yr ymgeisydd.
|
|
Gweinyddwyr
|
- Hwyluso gwaith adhawlio'r grant os fo'r busnes yn ymddiddymu / mynd i ddwylo'r gweinyddwyr.
|
|
Llywodraeth y Deyrnas Unedig
|
- Adrodd ar allbynnau a deilliannau yn unol â thelerau ac amodau ariannu.
- Cofnodi categorïau penodol dyraniad grant ar y Gronfa Ddata Rheoli Budd-daliadau.
|
Prosesyddion Data
Mae proseswr data yn gwmni neu sefydliad sy'n prosesu data personol ar ein rhan. Mae ein proseswyr data yn gweithredu ar ein cyfarwyddyd ni yn unig. Does dim modd iddyn nhw wneud unrhyw beth gyda'r data personol oni bai ein bod ni wedi eu cyfarwyddo nhw i wneud hynny. Fyddan nhw ddim yn rhannu'r data personol ag unrhyw sefydliad ar wahân i ni nac yn eu defnyddio at eu dibenion eu hunain. Byddan nhw'n dal y data yn ddiogel ac yn eu cadw am y cyfnod rydyn ni wedi'u cyfarwyddo i wneud hynny.
Y categori o broseswyr data rydyn ni'n ei ddefnyddio at ddibenion Cronfa Effaith Balchder yn y Gymuned – Grantiau ar gyfer Adnewyddu a Gwella Eiddo yn RhCT yw:
- Cyflenwyr TG - Alcium (System Evolutive CRM)
Am ba mor hir y byddwn ni'n cadw'r data personol?
Rydym yn cadw’r data personol sydd wedi’i gynnwys mewn cofnodion Cronfa Effaith Balchder yn y Gymuned – Grantiau ar gyfer Adnewyddu a Gwella Eiddo am y cyfnodau canlynol:
|
Hyd
|
Rheswm
|
|
Pob prosiect sydd wedi'i gwblhau a'i dalu.
10 mlynedd o ddyddiad cau'r cais.
|
Gofyniad fel y nodir yn y cytundeb cyllido.
|
|
Ffurflenni Mynegiant o Ddiddordeb anghymwys a cheisiadau nad ydyn nhw wedi'u cwblhau heb eu cadarnhau.
3 blynedd o'r dyddiad derbyn
|
Penderfyniad Busnes
|
|
Ceisiadau wedi'u cymeradwyo gafodd eu tynnu'n ôl gan Gyngor Rhondda Cynon Taf neu'r ymgeisydd cyn unrhyw daliad grant
3 blynedd ers dyddiad cynnig y grant
|
Penderfyniad Busnes
|
Yn unol â'r egwyddor storio data sydd wedi'i nodi yn y Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol, mae'r cofnodion yn cael eu hadolygu'n rheolaidd. Dydy'r holl ddata personol ddim yn cael eu cadw. Dim ond data personol sy'n berthnasol sy'n cael eu cadw am y cyfnod cyfan (ceisiadau, penderfyniadau, deilliannau ac ati). Caiff unrhyw wybodaeth sy'n amherthnasol yn y tymor hir neu sy'n amherthnasol yn dystiolaethol ei dinistrio yn rhan o arferion busnes arferol.
Eich hawliau'n ymwneud â diogelu data
Mae'r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn rhoi hawliau pwysig i unigolion, gan gynnwys yr hawl i gael gweld data personol mae'r Cyngor yn ei gadw amdanoch chi.
Cliciwch yma i gael rhagor o wybodaeth ynghylch eich hawliau o ran gwybodaeth a sut i'w harfer nhw.
Eich hawl i wneud cwyn i'r Cyngor ynghylch diogelu data
Os oes gyda chi bryder ynghylch y modd mae eich data wedi cael eu defnyddio, mae gyda chi'r hawl i gysylltu â'r Cyngor i godi cwyn.
Mae modd i chi wneud hyn drwy gysylltu â'r Garfan Adfywio yn uniongyrchol drwy un o'r dulliau cyfathrebu canlynol. Mae modd datrys y rhan fwyaf o bryderon yn gymharol gyflym trwy alwad ffôn syml neu e-bost.
- E-bost: adfywio@rctcbc.gov.uk
- Rhif ffôn: 01443 281124
Anfon llythyr : Y Garfan Adfywio, Llawr 2, Llys Cadwyn, Stryd y Taf, Pontypridd, CF37 4TH
Fel arall, mae modd i chi wneud cwyn ffurfiol trwy Gynllun Adborth Cwsmeriaid y Cyngor gan ddefnyddio'r ddolen ganlynol (Gwneud sylw, canmoliaeth neu gŵyn ar-lein) neu e-bostiwch Swyddog Diogelu Data'r Cyngor: rheoli.gwybodaeth@rctcbc.gov.uk.
Eich hawl i gysylltu â charfan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth i leisio cwyn ynghylch diogelu data
Mae gyda chi'r hawl hefyd i gysylltu â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (SCG) i godi cwyn os ydych chi'n anfodlon â'r modd rydyn ni wedi defnyddio'ch data. Serch hynny, rydyn ni'n eich annog i gysylltu â ni yn gyntaf a rhoi cyfle i ni ymchwilio i'ch pryder a chywiro pethau.
Mae modd cysylltu â'r SCG fel a ganlyn:
- Cyfeiriad: Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Swydd Gaer, SK9 5AF
- Rhif y Llinell Gymorth: 0303 123 1113
- Gwefan: https://cy.ico.org.uk/