Hysbysiad preifatrwydd ynghylch prosesu data personol gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf wrth ymdrin â Cheisiadau Mynediad i Ddata gan y Testun sy'n ymwneud â Chofnodion Gofal Cymdeithasol
Mynediad i'ch Cofnodion Gofal Cymdeithasol – Gwybodaeth Bwysig
Mae'n bosibl y bydd gofyn i weld eich cofnodion gofal yn gam mawr. I lawer o bobl, rhaid dod o hyd i ddarnau coll o'u stori ac mae'n bosibl y bydd gwneud hynny yn codi pob math o emosiynau, o chwilfrydedd a gobaith i ddryswch neu hyd yn oed emosiynau poenus.
Mae'r hysbysiad yma'n esbonio sut mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol pan fyddwch chi'n gwneud Cais am Fynediad at Ddata (SAR). SAR yw pan fyddwch chi'n gofyn i weld yr wybodaeth sydd gyda ni amdanoch chi neu rywun rydych chi'n cael caniatâd cyfreithiol i'w gynrychioli.
Yn ôl y gyfraith, mae'n ofynnol i ni roi'r wybodaeth yma i chi, sy'n golygu y gallai rhai rhannau o'r hysbysiad yma swnio braidd yn ffurfiol, ond rydyn ni wedi gwneud ein gorau i gadw pethau’n glir ac yn syml. Ein nod yw eich helpu i ddeall beth i'w ddisgwyl, beth yw eich hawliau, a sut y byddwn yn eich cefnogi drwy'r broses.
Mae modd i chi ddarllen gwybodaeth diogelu data ar ein gwefan: Diogelu Data | Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf
Pwy sy'n gyfrifol am eich gwybodaeth?
Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf sy'n gyfrifol am ofalu am eich gwybodaeth bersonol pan fyddwch chi'n gwneud cais i weld eich cofnodion gofal cymdeithasol. Yn nhermau cyfreithiol, rydyn ni'n cael ein hadnabod fel y “rheolwr data”.
Rydyn ni wedi cofrestru gyda Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO), corff annibynnol y DU ar gyfer diogelu data; rhif cyfeirnod Z4870100.
Oes gyda chi gwestiynau neu ydych chi angen cymorth?
Os oes gyda chi gwestiynau am yr hysbysiad yma, neu os ydych chi'n ansicr ynghylch sut mae eich gwybodaeth bersonol yn cael ei defnyddio pan fyddwch chi'n gofyn am eich cofnodion, rydyn ni yma i helpu.
Mae modd i chi e-bostio'r garfan Rheoli Gwybodaeth ar Rheoli.Gwybodaeth@rctcbc.gov.uk
Byddwn ni'n gwneud ein gorau i esbonio pethau'n glir a'ch cefnogi drwy gydol y broses.
Beth yw Cais am Fynediad at Ddata gan y Testun (SAR)?
Mae Cais am Fynediad at Ddata yw pan mae unigolyn un gofyn i weld yr wybodaeth bersonol sydd gan y Cyngor amdanyn nhw. Os ydych chi wedi derbyn cefnogaeth Gofal Cymdeithasol, megis nodiadau achos, asesiadau, neu gofnodion o gyfarfodydd gyda gweithwyr cymdeithasol.
Mae tair sefyllfa lle bydd modd i rhywun wneud cais i weld cofnodion gofal cymdeithasol:
- Rydych chi'n gofyn i weld eich gwybodaeth eich hun
- Rydych chi'n helpu rhywun arall i wneud cais er enghraifft mae modd i ffrind neu aelod o'r teulu ofyn am eich cymorth i wneud cais.
- Mae gyda chi awdurdod cyfreithiol i weithredu ar ran rhywun arall, er enghraifft os oes gyda chi awdurdod cyfreithiol i weithredu ar ran rhywun arall trwy gyfrifoldeb rhiant, atwrnai, neu orchymyn llys.
Ym mhob achos, bydd angen i ni gadarnhau eich hunaniaeth, a lle bo'n berthnasol, eich awdurdod i weithredu ar ran rhywun arall cyn bod modd i ni brosesu'r cais.
Gwybodaeth bersonol pwy ydych chi'n ei defnyddio wrth ymdrin â Chais am Fynediad at Ddata?
Pan fyddwn yn ymdrin â Chais Mynediad at Ddata, rydyn ni'n prosesu data personol sy'n ymwneud â dau brif grŵp o bobl:
1. Y sawl sy'n gwneud y cais
Gallai hun fod drwy:
- Chi, os ydych chi'n gofyn am eich cofnodion eich hun
- Rhywun sy'n gweithredu gyda'ch caniatâd, megis ffrind neu aelod o'r teulu sy'n eich helpu chi i wneud y cais
- Rhywun sydd â'r awdurdod cyfreithiol i weithredu ar eich rhan, megis cyfreithiwr, rhiant, neu berson â phŵer atwrnai.
2. Pobl y mae eu gwybodaeth wedi'i chynnwys yn y cofnodion y gofynnir amdanyn nhw
Mae cofnodion gofal cymdeithasol yn aml yn cynnwys gwybodaeth am unigolion eraill a oedd yn rhan o'ch bywyd neu'ch gofal. Mae modd i hyn gynnwys:
- Teulu, cynhalwyr (gofalwyr) neu ffrindiau
- Gweithwyr cymdeithasol, athrawon, neu weithwyr gofal iechyd proffesiynol
- Plant neu oedolion eraill a oedd yn rhan o'r un achos neu gyfarfod.
Pa fath o wybodaeth rydyn ni'n ei defnyddio pan fyddwch chi'n gwneud Cais Mynediad at Ddata?
Pan fyddwch chi'n gofyn am weld cofnodion gofal cymdeithasol, mae angen rhywfaint o wybodaeth sylfaenol arnom ni i'n helpu i ddod o hyd i'r cofnodion cywir a sicrhau ein bod ni'n eu rhannu gyda'r person cywir. Mae hyn yn cynnwys:
- Eich enw a sut i gysylltu â chi (fel eich cyfeiriad, rhif ffôn, neu e-bost)
- Prawf o bwy ydych chi (fel pasbort neu drwydded yrru)
- Os ydych chi'n gofyn ar ran rhywun arall, prawf eich bod chi'n cael gwneud hynny, er enghraifft:
- Cadarnhad eu bod nhw wedi gofyn i chi helpu megis llythyr sy'n rhoi awdurdod ysgrifenedig, neu
- Prawf bod gennych chi ganiatâd cyfreithiol i weithredu ar eu rhan (megis cyfrifoldeb rhiant, atwrneiaeth, neu orchymyn llys)
- Unrhyw fanylion eraill sy'n ein helpu ni i ddod o hyd i'r cofnodion cywir (fel enw a dyddiad geni'r person y mae'r cofnodion yn ymwneud ag ef)
Rydyn ni'n defnyddio'r wybodaeth yma i wirio pwy ydych chi, deall eich cais, a sicrhau ein bod ni'n ei drin yn ddiogel ac yn gyfreithlon.
Unwaith y byddwn ni wedi cadarnhau eich hunaniaeth, byddwn ni'n chwilio am y cofnodion rydych chi wedi gofyn amdanyn nhw. Bydd yr hyn rydyn ni'n ei ganfod yn dibynnu ar y math o gymorth a gawsoch chi neu'ch teulu gan gwasanaethau Gofal Cymdeithasol.
Mae modd i hyn gynnwys:
- Nodiadau neu adroddiadau a ysgrifennwyd gan weithwyr proffesiynol (fel gweithwyr cymdeithasol)
- Llythyrau, negeseuon e-bost, neu ffurflenni a anfonwyd gennych chi at y Cyngor
- Cofnodion cyfarfodydd, ymweliadau, neu asesiadau
- Manylion y gefnogaeth neu'r gwasanaethau rydych chi wedi'u derbyn
- Gwybodaeth am eich anghenion, amgylchiadau, neu'ch teulu
Enghraifft:
Os ydych chi'n gadael gofal ac yn gofyn am weld eich cofnodion eich hun, efallai y byddwn ni'n dod o hyd i wybodaeth fel eich enw, dyddiad geni, cynlluniau gofal, hanes lleoliadau, nodiadau gan weithwyr cymdeithasol, a manylion am y cymorth a gawsoch chi tra roeddech chi'n derbyn gofal.
Mae odd i rai o'r cofnodion hefyd gynnwys gwybodaeth am bobl eraill a oedd yn ymwneud â'ch gofal. Byddwn ni'n adolygu hyn yn ofalus ac efallai y bydd angen i ni ddileu neu guddio rhannau o'r cofnod i ddiogelu eu preifatrwydd, oni bai ei bod hi'n briodol neu'n gyfreithlon i'w rannu.
Pam rydyn ni'n defnyddio eich gwybodaeth bersonol?
Rydyn ni'n defnyddio eich gwybodaeth bersonol er mwyn i ni allu ymateb i'ch Cais Mynediad at Ddata yn ddiogel, yn gywir, ac mewn ffordd sy'n eich cefnogi. Mae hyn yn cynnwys:
- Cadw cofnod o'ch cais
- Gwirio pwy ydych chi (ac a oes gennych chi awdurdod cyfreithiol neu ganiatâd i weithredu ar ran rhywun arall, os oes angen)
- Gofyn am fwy o fanylion os oes angen cymorth arnom ni i ddod o hyd i'r cofnodion cywir, er enghraifft, am ddyddiadau, digwyddiadau, neu bobl gysylltiedig
- Chwilio am y cofnodion rydych chi wedi gofyn amdanyn nhw
- Adolygu'r wybodaeth i wneud yn siŵr ei bod hi'n briodol i'w rhannu
- Mewn rhai achosion, cysylltu â phobl sy'n cael eu henwi yn y cofnodion i ofyn am eu caniatâd cyn rhannu eu gwybodaeth
- Cynnig trafod yr ymateb gyda chi yn gyntaf, yn enwedig os yw'r cofnodion yn cynnwys gwybodaeth sy'n sensitif neu sy'n peri gofid, fel bod modd i chi ofyn cwestiynau a dewis sut yr hoffech chi ei dderbyn
- Anfon eich ymateb yn ddiogel
- Anfon arolwg adborth byr (dewisol) atoch chi. Os ydych chi'n dewis ei lenwi, bydd eich atebion yn ddienw.
Beth sy'n rhoi'r hawl gyfreithiol inni ddefnyddio eich gwybodaeth?
Mae gennym ni'r hawl i ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol oherwydd bod y gyfraith yn dweud bod yn rhaid i ni wneud hynny. O dan y Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR y DU), ein rheswm cyfreithiol (neu “sail gyfreithiol”) dros wneud hyn yw:
Erthygl 6(1)(c) – Rhwymedigaeth gyfreithiol:
Mae'n ofynnol yn ôl y gyfraith i ni ymateb i Geisiadau Mynediad at Ddata o dan Ddeddf Diogelu Data 2018 a Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol y DU.
O ble mae'r wybodaeth yma'n dod?
I ymateb i'ch Cais Mynediad at Ddata, rydyn ni'n casglu gwybodaeth yn uniongyrchol:
- Gennych Chi, pan fyddwch chi'n anfon eich cais atom ni
- Gan eich cynrychiolydd, os yw rhywun yn gwneud y cais ar eich rhan.
Mae'r cofnodion rydyn ni'n eu darparu i chi yn dod o wybodaeth sydd gan y Cyngor eisoes. Crëwyd y cofnodion yma gan y carfanau gofal cymdeithasol oedd yn rhoi cymorth i chi neu’ch teulu.
Efallai eu bod nhw'n cynnwys gwybodaeth gan y canlynol:
- Gweithwyr cymdeithasol neu staff cymorth a weithiodd gyda chi
- Adrannau eraill y Cyngor a ddarparodd wasanaethau
- Ffurflenni, llythyrau, neu e-byst a anfonwyd gennych chi (neu'ch cynrychiolydd) atom ni
- Sefydliadau eraill a rannodd wybodaeth gyda ni i'ch helpu chi — er enghraifft ysgolion, gwasanaethau iechyd, neu'r heddlu.
Gyda phwy ydyn ni'n rhannu eich gwybodaeth bersonol?
Er mwyn helpu i brosesu eich Cais Mynediad at Ddata, bydd angen i ni rannu eich gwybodaeth gyda charfanau eraill o fewn y Cyngor er enghraifft, i helpu i ddod o hyd i'ch cofnodion, eu hadolygu, neu ddileu gwybodaeth am bobl eraill (gelwir hyn yn 'golygu').
Y tu allan i'r Cyngor, dim ond gyda'r canlynol rydyn ni'n rhannu eich gwybodaeth bersonol:
- Chi– y person y mae'r Cais Mynediad at Ddata yn ymwneud ag ef
- Rhywun sy'n eich helpu chi - os ydych chi wedi gofyn i ffrind neu aelod o'r teulu helpu gyda'ch cais ac wedi rhoi eich caniatâd
- Eich cynrychiolydd awdurdodedig– fel cyfreithiwr, rhiant, neu rywun sydd â phŵer atwrnai, os ydyn nhw wedi dangos y dogfennau cywir i ni
- Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO)– ond dim ond os ydych chi wedi gwneud cwyn am sut y gwnaethom ni drin eich Cais
Mewn rhai achosion, efallai y bydd angen i ni gysylltu â phobl a enwir yn eich cofnodion i ofyn a ydyn nhw'n hapus i ni rannu eu gwybodaeth gyda chi. Os byddwn ni'n gwneud hyn, dim ond yr hyn maen nhw angen ei wybod i ddeall y cais y byddwn ni'n ei ddweud wrthyn nhw, a dim byd arall.
Pwy sy'n ein helpu ni i drin eich gwybodaeth?
Er mwyn ein helpu ni i ymateb i Geisiadau Mynediad at Ddata, rydyn ni weithiau'n defnyddio cwmnïau allanol dibynadwy. Mae'r sefydliadau yma'n gweithredu fel proseswyr data. Mae hyn yn golygu eu bod nhw angen ein cyfarwyddiadau ysgrifenedig ni i ddefnyddio'ch gwybodaeth chi, rhaid iddyn nhw gadw'ch gwybodaeth yn ddiogel, a does ganddyn nhw ddim hawl ei defnyddio at unrhyw ddiben arall.
Rydyn ni'n defnyddio gwahanol fathau o broseswyr data i gefnogi'r gwaith yma, gan gynnwys:
- Cwmnïau sy'n darparu systemau TG diogel, megis offer rydyn ni'n eu defnyddio i dderbyn, storio, adolygu, golygu ac anfon gwybodaeth yn ddiogel (er enghraifft, Microsoft ac Egress).
- Darparwyr cymorth Ceisiadau Mynediad at Ddata arbenigol, sy'n gallu ein cynorthwyo ni gyda thasgau megis adolygu, paratoi neu olygu gwybodaeth fel bod modd i ni ymateb i'ch cais yn gywir ac yn gyfreithlon.
Mae'r Cyngor bob amser yn gyfrifol am eich gwybodaeth, hyd yn oed pan fydd sefydliad arall yn ein cynorthwyo.
Am faint byddwn ni'n cadw'ch gwybodaeth?
Byddwn ni dim ond yn cadw eich gwybodaeth bersonol cyhyd ag y bydd arnon ni ei hangen ar gyfer rheoli eich Cais Mynediad at Ddata ac ymateb iddo. Ar ôl hynny, rydyn ni'n ei dileu'n ddiogel.
Dyma pa mor hir rydyn ni'n cadw gwybodaeth sy'n ymwneud â gwahanol rannau o'r broses:
- Prawf o hunaniaeth a chyfeiriad– yn cael ei gadw am 1 flwyddyn, rhag ofn y bydd angen i ni gadarnhau ein bod ni wedi rhoi’r cofnodion i’r person cywir
- Ffeiliau achos y Cais Mynediad at Ddata sydd wedi'u cwblhau– yn cael eu cadw am 3 blynedd, rhag ofn bod gennych chi unrhyw gwestiynau dilynol
- Ceisiadau Mynediad at Ddata sydd ddim wedi'u cwblhau– yn cael eu cadw am 1 flwyddyn, at ddibenion archwilio ac olrhain
- Cofnodion cofrestr Ceisiadau Mynediad at Ddata– yn cael eu cadw am 7 mlynedd, i'n helpu i fonitro ac adrodd ar sut rydyn ni'n trin ceisiadau.
Rydyn ni'n adolygu ein cofnodion yn rheolaidd ac yn dileu unrhyw beth does dim ei angen arnom ni mwyach.
Beth yw eich hawliau chi?
Mae gyda chi hawliau pwysig o dan gyfraith diogelu data — gan gynnwys yr hawl i weld yr wybodaeth bersonol sydd gan y Cyngor amdanoch chi. Mae'r hawliau yma yno i'ch helpu chi i ddeall, cael mynediad at, a chael rhywfaint o reolaeth dros sut mae eich gwybodaeth yn cael ei defnyddio.
Mae modd dod o hyd i ragor o fanylion am eich hawliau a sut i'w defnyddio ar ein gwefan:
Eich Hawliau Gwybodaeth – Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf
Eich hawl i wneud cwyn i'r Cyngor ynghylch diogelu data
Os ydych chi'n pryderu ynghylch sut mae eich Cais Mynediad at Ddata ar gyfer cofnodion gofal cymdeithasol wedi cael ei drin, er enghraifft, os ydych chi'n teimlo bod yr ymateb wedi'i ohirio, yn anghyflawn, neu heb ei drin yn briodol, mae gyda chi'r hawl i wneud cwyn.
Rydyn ni'n argymell cysylltu â'r garfan Rheoli Gwybodaeth yn gyntaf, gan mai dyma'r garfan sydd yn y sefyllfa orau i ddatrys unrhyw broblemau'n gyflym ac yn anffurfiol. Os dydy hynny ddim yn bodloni, neu os hoffech chi wneud cwyn ffurfiol, mae modd gwneud hynny drwy gynllun adborth cwsmeriaid y Cyngor:
Mae modd i chi adael sylwadau, gair o ganmoliaeth neu wneud cwyn, ar-lein
Dal ddim yn hapus? Mae modd i chi gysylltu â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth:
Os dydych chi ddim yn fodlon â sut rydyn ni wedi trin eich Cais Mynediad at Ddata neu'ch data personol, mae gyda chi'r hawl i gysylltu â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO).
Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth yw corff annibynnol y DU ar gyfer diogelu data. Mae modd iddi ymchwilio i sut rydyn ni wedi delio â'ch cais a'ch helpu chi i ddeall eich hawliau.
Rydyn ni'n eich annog chi i siarad â ni yn gyntaf os oes modd – byddwn ni bob amser yn ceisio cywiro pethau.
Mae modd i chi gysylltu â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth yma:
Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Swydd Gaer, SK9 5AF
0303 123 1113
www.ico.org.uk