Hysbysiad preifatrwydd yn ymwneud â phrosesu data personol gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf ar gyfer Ceisiadau Mynediad at Ddata sy'n ymwneud â Chofnodion Gofal Cymdeithasol
Mynediad i'ch Cofnodion Gofal Cymdeithasol – Yr Hyn Sydd Angen i Chi Ei Wybod
Gall gofyn am weld eich cofnodion gofal fod yn gam mawr. I lawer o bobl, mae'n ymwneud â dod o hyd i ddarnau coll o'u stori – a gall hynny godi pob math o emosiynau, megis chwilfrydedd a gobaith, dryswch neu hyd yn oed poen.
Mae'r hysbysiad yma'n esbonio sut mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol pan fyddwch chi'n gwneud Cais Mynediad at Ddata (SAR). Cais Mynediad at Ddata yw pan fyddwch chi'n gofyn am weld yr wybodaeth sydd gyda ni amdanoch chi neu rywun rydych chi'n cael caniatâd cyfreithiol i'w gynrychioli.
Mae'n ofynnol i ni yn ôl y gyfraith roi'r wybodaeth yma i chi, sy'n golygu y gallai rhai rhannau o'r hysbysiad yma swnio braidd yn ffurfiol, ond rydyn ni wedi gwneud ein gorau i'w gadw'n glir ac yn syml. Ein nod yw eich helpu i ddeall beth i'w ddisgwyl, beth yw eich hawliau, a sut y byddwn ni'n eich cefnogi drwy'r broses.
Mae modd i chi hefyd ddarllen ein prif wybodaeth diogelu data ar ein gwefan: Diogelu Data – Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf
Pwy sy'n gyfrifol am eich gwybodaeth?
Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf sy'n gyfrifol am ofalu am eich gwybodaeth bersonol pan fyddwch chi'n gwneud cais i weld eich cofnodion gofal cymdeithasol. Yn nhermau cyfreithiol, rydyn ni'n cael ein hadnabod fel y “rheolydd data".
Rydyn ni wedi cofrestru gyda Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, sef corff annibynnol y DU ar gyfer diogelu data, o dan y cyfeirnod Z4870100.
Oes gyda chi unrhyw gwestiynau neu angen help?
Os oes gyda chi unrhyw gwestiynau am yr hysbysiad yma, neu os ydych chi'n ansicr ynghylch sut mae eich gwybodaeth bersonol yn cael ei defnyddio pan fyddwch yn gofyn am eich cofnodion, rydyn ni yma i helpu.
Mae modd cysylltu â Charfan Adborth ac Ymgysylltu Cwsmeriaid y Cyngor
AdborthCwsmeriaid@rctcbc.gov.uk
01443 425005
Byddwn ni'n gwneud ein gorau i esbonio pethau'n glir a'ch cefnogi drwy gydol y broses.
Beth yw Cais am Fynediad at Ddata gan y Testun (SAR)?
Cais Mynediad at Ddata yw pan ofynnwch i weld yr wybodaeth bersonol mae'r Cyngor yn ei chadw amdanoch chi. Os ydych chi wedi cael cymorth gan y gwasanaeth Gofal Cymdeithasol, gallai hyn gynnwys pethau fel nodiadau achos, asesiadau, neu gofnodion cyfarfodydd gyda gweithwyr cymdeithasol.
Mae tri phrif sefyllfa sy'n caniatáu rhywun i wneud cais i weld cofnodion gofal cymdeithasol:
- Rydych chi'n gofyn am eich gwybodaeth eich hun
- Rydych chi'n helpu rhywun arall i wneud cais, er enghraifft, efallai y bydd ffrind neu aelod o'r teulu'n gofyn i chi eu helpu i wneud cais.
- Mae gyda chi awdurdod cyfreithiol i weithredu ar ran rhywun, er enghraifft os oes gyda chi awdurdod cyfreithiol i weithredu ar ran rhywun arall trwy gyfrifoldeb rhiant, atwrneiaeth, neu orchymyn llys, mae modd i chi wneud cais ar ei ran.
Ym mhob achos bydd angen i ni gadarnhau pwy ydych chi. Os yw'r cais ar ran rhywun arall, bydd angen gwirio'ch awdurdod i weithredu ar ei ran cyn prosesu'r cais.
Gwybodaeth bersonol pwy ydyn ni'n ei defnyddio wrth ymdrin â Chais Mynediad at Ddata?
Pan fyddwn ni'n ymdrin â Chais Mynediad at Ddata (SAR), rydyn ni'n prosesu data personol sy'n ymwneud â dau brif grŵp o bobl:
1. Y person sy'n gwneud y cais
Er enghraifft:
- Chi, os ydych chi'n gwneud cais am eich cofnodion eich hun
- Rhywun sy'n gweithredu ar eich rhan gyda'ch caniatâd, megis ffrind neu aelod o'r teulu sydd yn eich helpu chi i wneud cais
- Rhywun sydd ag awdurdod cyfreithiol i weithredu ar eich rhan, megis cyfreithiwr, rhiant, neu berson ag atwrneiaeth
2. Pobl y mae eu gwybodaeth wedi'i chynnwys yn y cofnodion
Mae cofnodion gofal cymdeithasol yn aml yn cynnwys gwybodaeth am unigolion eraill a oedd yn rhan o'ch bywyd neu'ch gofal. Mae modd i hyn gynnwys:
- Teulu, cynhalwyr neu ffrindiau
- Gweithwyr cymdeithasol, athrawon, neu weithwyr gofal iechyd proffesiynol
- Plant neu oedolion eraill a oedd yn rhan o'r un achos neu gyfarfod
Pa fath o wybodaeth ydyn ni'n ei defnyddio pan fyddwch chi'n gwneud Cais Mynediad at Ddata?
Pan fyddwch chi'n gofyn am weld cofnodion gofal cymdeithasol, mae angen rhywfaint o wybodaeth sylfaenol arnon ni i'n helpu i ddod o hyd i'r cofnodion cywir a sicrhau ein bod ni'n eu rhannu gyda'r person cywir. Mae hyn yn cynnwys:
- Eich enw a sut i gysylltu â chi (megis eich cyfeiriad, rhif ffôn, neu gyfeiriad e-bost)
- Tystiolaeth o bwy ydych chi (megis pasbort neu drwydded yrru)
- Os ydych chi'n gofyn ar ran rhywun arall, tystiolaeth eich bod chi'n cael gwneud hynny, er enghraifft:
- Cadarnhad ei fod wedi gofyn i chi helpu, megis llythyr awdurdodi ysgrifenedig
- Tystiolaeth bod gyda chi ganiatâd cyfreithiol i weithredu ar ei ran (megis cyfrifoldeb rhiant, atwrneiaeth, neu orchymyn llys)
- Unrhyw fanylion eraill sy'n ein helpu i ddod o hyd i'r cofnodion cywir (megis enw a dyddiad geni'r person y mae'r cofnodion yn ymwneud â nhw)
Rydyn ni'n defnyddio'r wybodaeth yma i wirio pwy ydych chi, deall eich cais, a sicrhau ein bod ni'n trin yr wybodaeth yn ddiogel ac yn gyfreithlon.
Unwaith y byddwn ni wedi cadarnhau pwy ydych chi, byddwn ni'n chwilio am y cofnodion rydych chi wedi gofyn amdanyn nhw. Bydd cynnwys y cofnodion yn dibynnu ar y math o gefnogaeth a gawsoch chi neu'ch teulu gan y gwasanaeth Gofal Cymdeithasol.
Byddai modd i hyn gynnwys:
- Nodiadau neu adroddiadau sydd wedi'u hysgrifennu gan weithwyr proffesiynol (megis gweithwyr cymdeithasol)
- Llythyron, e-byst neu ffurflenni rydych chi wedi'u hanfon i'r Cyngor
- Cofnodion cyfarfodydd, ymweliadau, neu asesiadau
- Manylion y gefnogaeth neu wasanaethau a dderbynioch chi
- Gwybodaeth ynglŷn â'ch anghenion, sefyllfa, neu deulu
Enghraifft:
Os ydych chi'n berson sy'n gadael gofal ac yn gofyn am weld eich cofnodion eich hun, efallai y byddwn ni'n dod o hyd i wybodaeth fel eich enw, dyddiad geni, cynlluniau gofal, hanes lleoli, nodiadau gan weithwyr cymdeithasol, a manylion y gefnogaeth a gawsoch chi tra roeddech chi mewn gofal.
Efallai y bydd rhai o'r cofnodion hefyd yn cynnwys gwybodaeth am bobl eraill a oedd yn rhan o'ch gofal. Byddwn ni'n adolygu hyn yn ofalus ac efallai y bydd angen i ni ddileu neu guddio rhannau o'r cofnod i ddiogelu eu preifatrwydd, oni bai eu bod yn briodol neu'n gyfreithlon i'w rhannu.
Pam ydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol?
Rydyn ni'n defnyddio eich gwybodaeth bersonol er mwyn i ni allu ymateb i'ch Cais Mynediad at Ddata yn ddiogel, yn gywir, ac mewn ffordd sydd o gymorth i chi. Mae hyn yn cynnwys:
- Cadw cofnod o'ch cais
- Gwirio pwy ydych chi (ac a oes gyda chi awdurdod cyfreithiol neu ganiatâd i weithredu ar ran rhywun arall, os oes angen)
- Gofyn am ragor o fanylion os oes angen help arnon ni i ddod o hyd i'r cofnodion cywir, megis dyddiadau, digwyddiadau, neu bobl dan sylw
- Chwilio am y cofnodion rydych chi wedi gofyn amdanyn nhw
- Adolygu'r wybodaeth i wneud yn siŵr ei bod yn briodol i'w rhannu
- Mewn rhai achosion, cysylltu â phobl sydd wedi'u henwi yn y cofnodion i ofyn am eu caniatâd cyn rhannu eu gwybodaeth
- Cynnig trafod yr ymateb gyda chi yn gyntaf, yn enwedig os yw'r cofnodion yn cynnwys gwybodaeth sensitif neu ofidus, fel y gallwch chi ofyn cwestiynau a dewis sut yr hoffech chi ei dderbyn
- Anfon eich ymateb yn ddiogel
- (Dewisol) Anfon arolwg adborth byr atoch chi. Os ydych chi'n dewis ei lenwi, bydd eich atebion yn ddienw
Beth sy'n rhoi'r hawl gyfreithiol inni ddefnyddio eich gwybodaeth?
Mae gyda ni'r hawl i ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol oherwydd bod y gyfraith yn dweud bod yn rhaid i ni wneud hynny. O dan Reoliadau Diogelu Data Cyffredinol y DU, ein rheswm cyfreithiol (neu “sail gyfreithiol”) dros wneud hyn yw:
Erthygl 6(1)(c) – Rhwymedigaeth gyfreithiol:
Mae'n ofynnol yn gyfreithiol i ni ymateb i Geisiadau Mynediad at Ddata o dan Ddeddf Diogelu Data 2018 a Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol y DU.
O ble mae'r wybodaeth yn dod?
I ymateb i'ch Cais Mynediad at Ddata, rydyn ni'n casglu gwybodaeth yn uniongyrchol:
- Gennych chi, pan fyddwch chi'n anfon eich cais
- Gan eich cynrychiolydd, os oes rhywun yn gwneud cais ar eich rhan chi
Mae'r cofnodion rydyn ni'n eu darparu i chi yn dod o wybodaeth sydd gan y Cyngor eisoes. Cafodd y cofnodion yma eu llunio gan y carfanau gofal cymdeithasol wnaeth roi cymorth i chi neu’ch teulu.
Mae modd iddyn nhw gynnwys gwybodaeth:
- Gan weithwyr cymdeithasol neu staff cymorth a weithiodd gyda chi
- Adrannau eraill y Cyngor a ddarparodd wasanaethau
- Ffurflenni, llythyrau, neu e-byst gennych chi (neu'ch cynrychiolydd) aton ni
- Sefydliadau eraill a rannodd wybodaeth gyda ni i'ch helpu chi — megis ysgolion, gwasanaethau iechyd, neu'r heddlu
Gyda phwy byddwn ni'n rhannu'ch gwybodaeth?
Er mwyn helpu i brosesu eich Cais Mynediad at Ddata, bydd angen i ni rannu eich gwybodaeth gyda charfanau eraill o fewn y Cyngor, er enghraifft, i helpu i ddod o hyd i'ch cofnodion, eu hadolygu, neu ddileu gwybodaeth am bobl eraill (sef golygu).
Byddwn ni dim ond yn rhannu'ch gwybodaeth bersonol gyda'r canlynol y tu allan i'r Cyngor:
- Chi – y person y mae'r Cais Mynediad at Ddata yn ymwneud ag ef
- Rhywun sydd yn eich helpu chi – os ydych chi wedi gofyn i ffrind neu aelod o'r teulu i'ch helpu gyda'ch cais ac wedi rhoi caniatâd
- Eich cynrychiolydd awdurdodedig – megis cyfreithiwr, rhiant, neu rywun ag atwrneiaeth, os yw wedi dangos y dogfennau cywir i ni
- Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) – dim ond os ydych chi wedi gwneud cwyn am sut y gwnaethon ni drin eich Cais Mynediad at Ddata
Mewn rhai achosion, efallai y bydd angen i ni gysylltu â phobl sydd wedi'u henwi yn eich cofnodion i ofyn a ydyn nhw'n hapus i ni rannu eu gwybodaeth gyda chi. Os gwnawn ni hyn, dim ond yr hyn sydd angen iddyn nhw ei wybod i ddeall y cais y byddwn ni'n ei ddweud wrthyn nhw, dim byd mwy.
i ofyn a ydyn nhw'n hapus i ni rannu eu gwybodaeth gyda chi. Os gwnawn ni hyn, dim ond yr hyn sydd angen iddyn nhw ei wybod i ddeall y cais y byddwn ni'n ei ddweud wrthyn nhw, dim byd mwy.
Pwy sy'n ein helpu ni i drin eich gwybodaeth?
Weithiau rydyn ni'n defnyddio cwmnïau dibynadwy i'n helpu i reoli Ceisiadau Mynediad at Ddata. Mae'r cwmnïau yma'n cael eu galw'n broseswyr data — dim ond o dan ein cyfarwyddiadau ni maen nhw'n defnyddio eich gwybodaeth, a rhaid iddyn nhw ei chadw'n ddiogel ac yn saff. Does dim hawl gyda nhw i ddefnyddio'r wybodaeth at unrhyw ddiben arall.
Fel arfer, y cwmnïau yma yw'r rhai sy'n darparu'r systemau a'r offer cyfrifiadurol rydyn ni'n eu defnyddio i anfon, derbyn a storio gwybodaeth yn ddiogel. Megis:
- Microsoft – i'n helpu ni i anfon a derbyn negeseuon e-bost ac ysgrifennu llythyrau
- Egress – i'n helpu ni i anfon ymateb i'ch Cais Mynediad at Ddata yn ddiogel
Am faint ydyn ni'n cadw'ch gwybodaeth?
Byddwn ni dim ond yn cadw eich gwybodaeth bersonol cyhyd ag y bydd arnon ni ei hangen er mwyn ymateb i'ch Cais Mynediad at Ddata. Ar ôl hynny, byddwn ni'n ei ddileu'n ddiogel.
Dyma pa mor hir rydyn ni'n cadw gwahanol rannau o'r broses:
- Prawf o bwy ydych chi a chyfeiriad – yn cael ei gadw am 1 flwyddyn, rhag ofn y bydd angen i ni gadarnhau ein bod ni wedi rhoi'r cofnodion i'r person cywir
- Ffeiliau achos Ceisiadau Mynediad at Ddata wedi'u cwblhau – yn cael eu cadw am 3 blynedd, rhag ofn bod gyda chi unrhyw gwestiynau dilynol
- Ceisiadau Mynediad at Ddata sydd heb eu cwblhau – yn cael eu cadw am 1 flwyddyn, at ddibenion archwilio ac olrhain
- Cofnodion cofrestr Ceisiadau Mynediad at Ddata – yn cael eu cadw am 7 mlynedd, i'n helpu i fonitro ac adrodd ar sut rydyn ni'n trin ceisiadau
Rydyn ni'n adolygu ein cofnodion yn rheolaidd ac yn dileu unrhyw beth nad oes ei angen arnon ni mwyach.
Beth yw dy hawliau di?
Mae gyda chi hawliau pwysig o dan gyfraith diogelu data — gan gynnwys yr hawl i weld yr wybodaeth bersonol sydd gan y Cyngor amdanoch chi.
Mae'r hawliau yma yno i'ch helpu chi i ddeall, cael mynediad at, a chael rhywfaint o reolaeth dros sut mae eich gwybodaeth chi'n cael ei defnyddio.
Mae modd dod o hyd i ragor o fanylion am eich hawliau a sut i'w defnyddio ar ein gwefan:
Eich Hawliau Gwybodaeth – Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf
Eich hawl i wneud cwyn i'r Cyngor ynghylch diogelu data
Os ydych chi'n pryderu ynghylch sut mae eich Cais Mynediad at Ddata (SAR) ar gyfer cofnodion gofal cymdeithasol wedi cael ei drin, er enghraifft, os ydych chi'n teimlo bod yr ymateb wedi'i ohirio, yn anghyflawn, neu heb ei drin yn briodol, mae gyda chi'r hawl i wneud cwyn.
Rydyn ni'n argymell cysylltu â charfan cwynion Ceisiadau Mynediad at Ddata Gofal Cymdeithasolyn gyntaf, gan mai dyma'r garfan sydd yn y sefyllfa orau i ddeall y broses a helpu i ddatrys unrhyw broblemau'n gyflym ac yn anffurfiol.
Os dydy hynny ddim yn bodloni, neu os hoffech chi wneud cwyn ffurfiol, mae modd gwneud hynny drwy gynllun adborth cwsmeriaid y Cyngor:
Mae modd i chi adael sylw, gair o ganmoliaeth neu wneud cwyn, ar-lein.
Fel arall, mae croeso i chi e-bostio’r Swyddog Diogelu Data: Rheoli.Gwybodaeth@rctcbc.gov.uk
Dal ddim yn fodlon? Mae modd cysylltu â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth
Os nad ydych chi'n fodlon â sut rydyn ni wedi trin eich Cais Mynediad at Ddata neu'ch data personol, mae gyda chi'r hawl i gysylltu â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO).
Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth yw corff annibynnol y DU ar gyfer diogelu data. Mae modd iddi ymchwilio i sut rydyn ni wedi delio â'ch cais a'ch helpu chi i ddeall eich hawliau.
Rydyn ni'n eich annog chi i siarad â ni yn gyntaf os oes modd – byddwn ni bob amser yn ceisio cywiro pethau.
Dyma fanylion cyswllt Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth:
Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Swydd Gaer, SK9 5AF
0303 123 1113
cy.ico.org.uk