Hysbysiad preifatrwydd ynghlwm â Chyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf yn prosesu data at ddibenion Cronfa Deddf Eglwysi Cymru
Cyflwyniad
Bwriad yr hysbysiad preifatrwydd yma yw cyflwyno gwybodaeth am sut y bydd Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf (cyfeirir ato fel 'Cyngor Rhondda Cynon Taf', 'y Cyngor', 'Awdurdod Lleol', 'ni') yn defnyddio (neu'n 'prosesu') data personol am unigolion at ddibenion Cronfa Deddf Eglwysi Cymru (CDEC).
Yn ogystal â'r hysbysiad yma dylech ddarllen;
Y Rheolydd Data
Y Cyngor yw'r rheolydd data ar gyfer y data personol a gaiff eu prosesu at ddibenion CDEC.
Mae'r Cyngor wedi'i gofrestru’n rheolydd yn Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, a'i gyfeirnod yw Z4870100.
Ymholiadau'n ymwneud â'r hysbysiad preifatrwydd yma
Os oes gyda chi unrhyw gwestiynau neu ymholiadau'n ymwneud â'r hysbysiad preifatrwydd yma, cysylltwch â'r Garfan Adfywio fel a ganlyn:
E-bost: adfywio@rctcbcgov.uk
Ffonio: 01443 281124
neu anfonwch lythyr at: Carfan Adfywio, Uned Cymorth i Fusnesau, Tŷ Elái, Ystad Ddiwydiannol Dinas Isaf, Trewiliam, Tonypandy, CF40 1NY.
Dyma pwy ydyn ni a'r hyn rydyn ni'n ei wneud
Cafodd CDEC ei sefydlu o enillion ac asedau pan ddatgysylltwyd yr Eglwys yng Nghymru. Mae'n gronfa elusennol annibynnol.
Mae'r gronfa ar gael i eglwysi, capeli, mannau addoli cyhoeddus, grwpiau cymunedol ac elusennau sy'n cynnig gweithgareddau ac sy'n rhoi budd hir dymor i'w trigolion lleol a'u cymunedau.
Cyngor Rhondda Cynon Taf sy'n ei weinyddu ar ran Cynghorau Merthyr Tudful a Phen-y-Bont ar Ogwr.
Rydyn ni'n prosesu data’r canlynol
Rydyn ni'n prosesu data pobl sy'n gwneud cais am arian drwy Gronfa Deddf Eglwysi Cymru.
Y mathau o ddata personol rydyn ni'n eu prosesu
Mae'n bosibl y byddwn ni'n prosesu'r categorïau canlynol o ddata personol er mwyn gweinyddu'r cynllun:
- Gwybodaeth gyswllt fel eich enw, cyfeiriad, cyfeiriad e-bost a'ch rhif ffôn.
- Gwybodaeth Ariannol
Y rheswm pam rydyn ni'n prosesu data personol
Rydyn ni'n prosesu'r data personol er mwyn gweinyddu'r gronfa. Mae'n bosibl y bydd hyn yn cynnwys, ond heb ei gyfyngu i'r gweithgareddau canlynol:
- Rhoi cyngor i ymgeiswyr cyn iddyn nhw gyflwyno cais.
- Gwneud gwiriadau mewnol gydag adrannau eraill yn y Cyngor fel cynllunio a thrwyddedu er mwyn asesu cymhwysedd.
- Gwirio gyda'r Awdurdodau Lleol sy'n bartneriaid i ni (Cyngor Bwrdeistref Sirol Merthyr Tudful a Chyngor Bwrdeistref Sirol Pen-y-bont) at ddibenion gwneud gwiriadau cymhwysedd, er enghraifft cynllunio a thrwyddedu ar gyfer ceisiadau ddaw i law yn eu dalgylch hwy.
- Asesu ceisiadau, eu cymeradwyo a gwneud taliadau ynghlwm â hyn.
- Gwneud gwiriadau monitro at ddibenion archwiliadau.
Ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu'r data personol
O dan y Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR), ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu'r data personol er mwyn gweinyddu'r gronfa yw;
- Tasg Gyhoeddus – Erthygl 6 (e) – prosesu sy'n angenrheidiol ar gyfer cyflawni tasg er budd y cyhoedd neu arfer awdurdod swyddogol sydd wedi'i roi i'r rheolwr.
Mae'r ddeddfwriaeth, y rheoliadau a'r canllawiau sylfaenol sy'n ategu hyn yn cynnwys, ond heb eu cyfyngu i:
- Deddf yr Eglwys yng Nghymru 1914
- Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015
Dyma gan bwy neu o le rydyn ni'n casglu data personol
Rydyn ni’n cael y data gan y sawl sy'n defnyddio'r gwasanaeth sy'n gwneud cais am arian o'r gronfa.
Byddwn ni'n rhannu'r data gyda'r canlynol
Mae’n bosibl y byddwn ni'n rhannu'r data personol â’r sefydliadau allweddol yma er mwyn gweinyddu'r gronfa:
Dim ond y lleiafswm o wybodaeth bersonol sydd ei hangen ar gyfer y diben y byddwn ni'n ei rhannu.
|
Pwy
|
Diben
|
|
Adrannau'r Cyngor
- Cynllunio a rheoli adeiladu
- Pwyllgor Trwyddedu
- Cyllid
|
Er mwyn asesu Cymhwysedd a gwneud taliadau mewn perthynas â'r gronfa
|
|
Awdurdodau Lleol eraill
- CBS Pen-y-bont ar Ogwr
- CBS Merthyr Tudful
|
Er mwyn asesu Cymhwysedd ceisiadau ddaw i law yn yr ardal leol berthnasol
|
|
Swyddfa Archwilio Cymru
|
Er mwyn cydymffurfio â gwiriadau sampl ar grantiau'n rhan o'r archwiliad blynyddol ar y gronfa.
|
Proseswyr Data
Mae proseswr data yn gwmni neu sefydliad sy'n prosesu data personol ar ein rhan. Dim ond pan fyddwn ni'n eu cyfarwyddo nhw i wneud hynny mae ein proseswyr data yn gweithredu. Does dim modd iddyn nhw wneud unrhyw beth gyda'r data personol oni bai ein bod ni wedi eu cyfarwyddo nhw i wneud hynny. Fyddan nhw ddim yn rhannu'r data personol ag unrhyw sefydliad ar wahân i ni nac yn eu defnyddio at eu dibenion eu hunain. Byddan nhw'n dal y data yn ddiogel ac yn eu cadw am y cyfnod rydyn ni wedi'u cyfarwyddo i wneud hynny.
Dyma'r categorïau o broseswyr data rydyn ni'n eu defnyddio at ddibenion gweinyddu'r gronfa:
- It Suppliers – Evolutive
Dyma am ba mor hir y byddwn ni'n cadw'r data personol
Rydyn ni'n cadw'r data personol sydd wedi'u cynnwys yn rhan o'r cofnodion am:
|
Faint o amser
|
Rheswm
|
|
Ceisiadau sydd Heb Fynd Rhagddynt a'r wybodaeth atodol yn ei chyfanrwydd - diwedd y flwyddyn ariannol y cafodd y cais ei dderbyn
|
Rhesymau Busnes
|
|
Ceisiadau sydd wedi'u Cymeradwyo a'r wybodaeth atodol yn ei chyfanrwydd - y flwyddyn ariannol y bydd y taliad olaf yn cael ei wneud + 7 Mlynedd
|
Yn unol â'r amserlen cadw cofnodion ariannol
|
Yn unol ag egwyddor storio data Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol, mae'r cofnodion yn cael eu hadolygu'n rheolaidd. Dydy'r holl ddata personol ddim yn cael eu cadw. Dim ond data personol sy'n berthnasol sy'n cael eu cadw am y cyfnod cyfan. Caiff unrhyw wybodaeth sy'n amherthnasol yn y tymor hir neu sy'n amherthnasol yn dystiolaethol ei dinistrio yn rhan o arferion busnes arferol.
Eich hawliau'n ymwneud â diogelu data
Mae'r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn rhoi hawliau pwysig i unigolion, gan gynnwys yr hawl i gael gweld data personol mae'r Cyngor yn eu cadw amdanoch chi.
Cliciwch yma i gael rhagor o wybodaeth am eich hawliau o ran gwybodaeth a sut i'w harfer nhw.
Eich hawl i wneud cwyn i'r Cyngor ynghylch diogelu data
Mae gyda chi'r hawl i gwyno i'r Cyngor os ydych chi o'r farn ein bod ni heb drin eich data personol yn gyfrifol nac yn unol ag arfer da.
Mae modd i chi wneud hyn drwy gysylltu â’r Garfan Fentrau yn uniongyrchol drwy un o'r dulliau cyfathrebu canlynol. Mae modd datrys y rhan fwyaf o bryderon yn gymharol gyflym trwy alwad ffôn syml neu e-bost.
E-bost: adfywio@rctcbcgov.uk
Ffonio: 01443 281124
neu anfonwch lythyr at: Carfan Adfywio, Uned Cymorth i Fusnesau, Tŷ Elái, Ystad Ddiwydiannol Dinas Isaf, Trewiliam, Tonypandy, CF40 1NY.
Fel arall, mae modd i chi wneud cwyn ffurfiol trwy Gynllun Adborth Cwsmeriaid y Cyngor gan ddefnyddio'r ddolen ganlynol (Gwneud sylw, rhoi canmoliaeth neu wneud cŵyn ar-lein) neu e-bostiwch Swyddog Diogelu Data'r Cyngor: rheoli.gwybodaeth@rctcbc.gov.uk.
Eich hawl i wneud cwyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth ynghylch diogelu data
Mae modd i chi hefyd gwyno i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth os ydych chi'n anfodlon â sut rydyn ni wedi defnyddio'ch data. Serch hynny, rydyn ni'n eich annog chi i gysylltu â ni yn gyntaf a rhoi cyfle i ni ymchwilio i'ch pryder a chywiro pethau.
Mae modd cysylltu â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel a ganlyn:
- Cyfeiriad: Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Swydd Gaer, SK9 5AF
- Rhif y Llinell Gymorth: 0303 123 1113
- Gwefan: https://www.ico.org.uk