Hysbysiad preifatrwydd mewn perthynas â phrosesu data personol gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf at ddibenion Cronfa Deddf Eglwys Cymru.
Cyflwyniad
Bwriad yr hysbysiad preifatrwydd yma yw darparu gwybodaeth am sut y bydd Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf (cyfeirir ato fel 'Cyngor Rhondda Cynon Taf', 'y Cyngor', 'Awdurdod Lleol', 'ni') yn defnyddio (neu'n 'prosesu') data personol am unigolion at ddibenion Cronfa Deddf Eglwys Cymru.
Dylech chi ddarllen yr hysbysiad yma yn ogystal â:
Y Rheolydd Data
Y Cyngor yw'r rheolwr data ar gyfer y data personol a gaiff eu prosesu at ddibenion Cronfa Deddf Eglwys Cymru.
Mae'r Cyngor wedi'i gofrestru gyda Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel rheolwr. Ei gyfeirnod yw Z4870100.
Ymholiadau yn ymwneud â'r hysbysiad preifatrwydd yma
Os oes gyda chi unrhyw gwestiynau neu ymholiadau yn ymwneud â'r hysbysiad preifatrwydd yma, cysylltwch â'r Garfan Adfywio:
E-bost: adfywio@rctcbc.gov.uk
Rhif ffôn: 01443 281124
Anfon llythyr: Y Garfan Adfywio, Llawr 2, Llys Cadwyn, Stryd y Taf, Pontypridd, CF37 4TH
Pwy ydyn ni a beth rydyn ni'n ei wneud
Cafodd Cronfa Deddf Eglwys Cymru ei sefydlu gydag enillion ac asedau Eglwys Lloegr yng Nghymru yn dilyn datgysylltu, ac mae'n ymddiriedolaeth elusennol annibynnol.
Mae'r gronfa ar gael i eglwysi, capeli, mannau grwpiau addoli cymunedol cyhoeddus ac elusennau sy'n darparu gweithgareddau y bydd trigolion a chymunedau yn elwa ohonyn nhw yn hirdymor.
Mae'r gronfa yn cael ei gweinyddu gan Gyngor Rhondda Cynon Taf ar ran Cyngor Merthyr Tudful a Chyngor Pen-y-bont ar Ogwr.
Data personol pwy rydyn ni'n eu prosesu?
Rydyn ni'n prosesu data mewn perthynas â phwy bynnag sy'n cyflwyno ceisiadau i dderbyn cyllid gan Gronfa Deddf Eglwys Cymru.
Y categorïau o ddata personol rydyn ni'n eu prosesu
Mae'n bosibl y byddwn ni'n prosesu'r categorïau canlynol o ddata personol i weinyddu'r gronfa:
- Manylion Cyswllt, gan gynnwys enw, cyfeiriad, cyfeiriad e-bost a rhif ffôn
- Manylion banc neu gronfa adeiladu ar gyfer yr ymgeisydd cod didoli, rhif cyfrif
- Os ydych chi, (neu unrhyw un sy'n rhan o'r sefydliad) wedi cael eich cyhuddo o gyflawni twyll neu unrhyw drosedd arall yn ymwneud ag anonestrwydd yn ystod y 7 mlynedd ddiwethaf
- Os ydych chi, (neu unrhyw un sy'n rhan o'r sefydliad) wedi'ch atal rhag bod yn Ymddiriedolwr ar hyn o bryd.
Pam rydyn ni'n prosesu data personol?
Rydyn ni'n prosesu'r data personol i weinyddu'r gronfa. Mae'n bosibl y bydd hyn yn cynnwys, ond heb ei gyfyngu i'r gweithgareddau canlynol:
- Rhoi cyngor a chanllawiau cyn i chi gyflwyno cais.
- Asesu, cymeradwyo a gwneud taliadau sy'n ymwneud â'ch ceisiadau.
- Cyhoeddi'r grant sydd wedi'i ddyfarnu.
- Cwblhau gwiriadau monitro ar gyfer dibenion archwilio.
Ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu'r data personol
O dan y Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR), ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu'r data personol i weinyddu'r gronfa;
- Tasg Gyhoeddus – Erthygl 6 (e) – prosesu sy'n angenrheidiol ar gyfer cyflawni tasg er budd y cyhoedd neu arfer awdurdod swyddogol sydd wedi'i roi i'r rheolwr.
Yn unol â Deddf Diogelu Data 2018, rydyn ni'n dibynnu ar yr amod canlynol ar gyfer prosesu data troseddwyr
- Atodiad 1, Rhan 2 (6) Statudol a Dibenion y Llywodraeth.
Mae'r ddeddfwriaeth, y rheoliadau a'r canllawiau sylfaenol sy'n ategu hyn yn cynnwys, ond heb eu cyfyngu i:
- Deddf yr Eglwys yng Nghymru 1914
- Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015
Gan bwy neu o ble rydyn ni'n cael data personol
Mae'n bosibl i ni dderbyn data gan:
- Ymgeiswyr
- Awdurdodau Lleol Partner - Cyngor Bwrdeistref Sirol Pen-y-bont ar Ogwr, Cyngor Bwrdeistref Sirol Merthyr Tudful.
Gyda phwy rydyn ni'n rhannu data personol?
Mae’n bosibl y byddwn ni'n rhannu'r data personol â’r sefydliadau allweddol yma i weinyddu'r gronfa.
Dim ond y lleiafswm o wybodaeth bersonol sy'n angenrheidiol ar gyfer y diben fydd yn cael ei rhannu.
|
Pwy
|
Diben
|
|
Adrannau Mewnol y Cyngor
- Cynllunio (gan gynnwys Gorfodi)
- Rheoli Adeiladu
- Adran Gyllid
- Cyfreithiol
- Iechyd a Diogelwch y Cyhoedd, a Gwasanaethau Cymuned
- Cyfathrebu
|
Ar gyfer dibenion asesu, cymeradwyo, monitro a thalu'r grant.
|
|
Awdurdodau Lleol eraill
- Cyngor Bwrdeistref Sirol Pen-y-bont ar Ogwr
- Cyngor Bwrdeistref Sirol Merthyr Tudful
|
Er mwyn asesu cymhwysedd yn yr ardal
|
|
Gweinyddwyr
|
Er mwyn hwyluso gwaith adhawlio'r grant os fo derbynydd y grant yn ymddiddymu/mynd i ddwylo'r gweinyddwyr
|
|
Swyddfa Archwilio Cymru
|
Cydymffurfio â gwiriadau sampl ar brosiectau wedi'u cymeradwyo yn rhan o archwiliad blynyddol y Gronfa.
|
Prosesyddion Data
Mae proseswr data yn gwmni neu sefydliad sy'n prosesu data personol ar ein rhan. Mae ein proseswyr data yn gweithredu ar ein cyfarwyddyd ni yn unig. Does dim modd iddyn nhw wneud unrhyw beth gyda'r data personol oni bai ein bod ni wedi eu cyfarwyddo nhw i wneud hynny. Fyddan nhw ddim yn rhannu'r data personol ag unrhyw sefydliad ar wahân i ni nac yn eu defnyddio at eu dibenion eu hunain. Byddan nhw'n dal y data yn ddiogel ac yn eu cadw am y cyfnod rydyn ni wedi'u cyfarwyddo i wneud hynny.
Dyma'r categorïau o broseswyr data rydyn ni'n eu defnyddio at ddibenion gweinyddu'r gronfa:
- Cyflenwyr TG
Am ba mor hir y byddwn ni'n cadw'r data personol?
Rydyn ni'n cadw'r data personol sydd wedi'u cynnwys yn rhan o'r cofnodion am:
|
Hyd
|
Rheswm
|
|
Ymholiadau / ceisiadau (a'r holl wybodaeth ategol) sydd wedi dod i law ond sydd heb fwrw ymlaen - 12 mis yn dilyn dyddiad derbyn
|
Penderfyniad Busnes
|
|
Ceisiadau wedi'u cymeradwyo a'r holl wybodaeth ategol - 7 mlynedd o ddyddiad y taliad terfynol
|
Penderfyniadau Busnes - rhag ofn bod angen rhagor o ymholiadau
|
Yn unol â'r egwyddor storio data sydd wedi'i nodi yn y Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol, mae'r cofnodion yn cael eu hadolygu'n rheolaidd. Dydy'r holl ddata personol ddim yn cael eu cadw. Dim ond data personol sy'n berthnasol rydyn ni'n dal gafael arnyn nhw am y cyfnod cyfan. Caiff unrhyw wybodaeth sy'n amherthnasol yn y tymor hir neu sy'n amherthnasol yn dystiolaethol ei dinistrio yn rhan o arferion busnes arferol.
Eich hawliau'n ymwneud â diogelu data
Mae'r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn rhoi hawliau pwysig i unigolion, gan gynnwys yr hawl i gael gweld data personol mae'r Cyngor yn ei gadw amdanoch chi.
Cliciwch yma i gael rhagor o wybodaeth ynghylch eich hawliau o ran gwybodaeth a sut i'w harfer nhw.
Eich hawl i wneud cwyn i'r Cyngor ynghylch diogelu data
Os oes gyda chi bryder ynghylch y modd mae eich data wedi cael eu defnyddio, mae gyda chi'r hawl i gysylltu â'r Cyngor i godi cwyn.
Mae modd i chi wneud hyn drwy gysylltu â'r Garfan Adfywio yn uniongyrchol drwy un o'r dulliau cyfathrebu canlynol. Mae modd datrys y rhan fwyaf o bryderon yn gymharol gyflym trwy alwad ffôn syml neu e-bost.
E-bost: adfywio@rctcbc.gov.uk
Rhif ffôn: 01443 281124
Anfon llythyr : Y Garfan Adfywio, Llawr 2, Llys Cadwyn, Stryd y Taf, Pontypridd, CF37 4TH
Fel arall, mae modd i chi wneud cwyn ffurfiol trwy Gynllun Adborth Cwsmeriaid y Cyngor gan ddefnyddio'r ddolen ganlynol (Gwneud sylw, canmoliaeth neu gŵyn ar-lein) neu e-bostiwch Swyddog Diogelu Data'r Cyngor: rheoli.gwybodaeth@rctcbc.gov.uk.
Eich hawl i gysylltu â charfan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth i leisio cwyn ynghylch diogelu data
Mae gyda chi'r hawl hefyd i gysylltu â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (SCG) i godi cwyn os ydych chi'n anfodlon â'r modd rydyn ni wedi defnyddio'ch data. Serch hynny, rydyn ni'n eich annog i gysylltu â ni yn gyntaf a rhoi cyfle i ni ymchwilio i'ch pryder a chywiro pethau.
Mae modd cysylltu â'r SCG fel a ganlyn:
- Cyfeiriad: Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Swydd Gaer, SK9 5AF
- Rhif y Llinell Gymorth: 0303 123 1113
- Gwefan: https://cy.ico.org.uk/