Sut rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol at ddibenion Gwasanaethau Cymraeg

Mae'r Cyngor yn darparu gwasanaethau ar gyfer cymunedau lleol a'r bobl sy'n byw ynddyn nhw. Mae cynnal y gwaith yma yn golygu bod rhaid i ni gasglu a defnyddio gwybodaeth am y bobl rydyn ni'n darparu gwasanaethau iddyn nhw a chadw cofnod o'r gwasanaethau yma. O ganlyniad i gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol am unigolion, mae rhaid i ni sicrhau eu bod nhw'n gwybod beth yw ein bwriad o ran defnyddio a rhannu eu gwybodaeth. 

Rydyn ni wedi crynhoi yn yr hysbysiad preifatrwydd yma rai o'r ffyrdd allweddol gallwn ni ddefnyddio unrhyw wybodaeth bersonol at ddibenion Gwasanaethau Cymraeg. Dylech chi ddarllen yr wybodaeth yma a hefyd hysbysiad preifatrwydd corfforaethol y Cyngor.

1.    Pwy ydyn ni, beth ydyn ni'n ei wneud 

Mae'r Gwasanaethau Cymraeg yn helpu holl wasanaethau'r Cyngor i fodloni eu rhwymedigaethau Iaith Gymraeg o dan Fesur yr Iaith Gymraeg (Cymru) 2011 a Rheoliadau Safonau Iaith Gymraeg (Rhif 1) 2015. Derbyniodd y Cyngor ei Hysbysiad Cydymffurfio ar 30 Medi 2015 ac mae rhaid iddo gydymffurfio â 171 o safonau o dan y ddeddfwriaeth uchod.

 

Yn fyr, mae'n rhaid i'r Cyngor:

 

  • hyrwyddo a hwyluso'r defnydd o'r Gymraeg, neu sicrhau na chaiff yr iaith Gymraeg ei thrin yn llai ffafriol na'r iaith Saesneg wrth i wasanaethau gael eu darparu.
  • ystyried effaith ei benderfyniadau polisi ar allu pobl i ddefnyddio'r iaith ac ar yr egwyddor o   beidio â thrin yr iaith Gymraeg yn llai ffafriol na'r Saesneg.
  • sicrhau bod y corff yn delio â'r defnydd o'r iaith Gymraeg o fewn y sefydliad er enghraifft, gan sicrhau na chaiff yr iaith Gymraeg ei thrin yn llai ffafriol na'r iaith Saesneg o ran materion cyflogaeth, lles a hyfforddiant a sicrhau bod pob aelod o staff yn cael y cyfle i ddysgu Cymraeg.

Dyma sut rydyn ni'n gwneud hyn:

  • Cyfieithu deunydd ysgrifenedig ar ran gwasanaethau
  • Darparu gwasanaethau cyfieithu ar y pryd er enghraifft mewn cyfarfodydd
  • Darparu cefnogaeth, cyngor ac arweiniad i wasanaethau ar gydymffurfio â'r safonau
  • Llunio adroddiadau mewnol ar nifer y Siaradwyr Cymraeg yn y Cyngor, cydymffurfiaeth y Cyngor ac ati
  • Darparu adroddiadau i Gomisiynydd y Gymraeg ar gydymffurfiaeth ac ati

2.    Pa fath o wybodaeth bersonol ydyn ni'n ei chadw ac am bwy? 

Oherwydd natur ac amrediad y gwasanaethau   rydyn ni'n eu darparu, bydd yr wybodaeth bersonol byddwn ni'n ei phrosesu yn amrywio. Rydyn ni wedi rhestru isod y gwasanaethau allweddol rydyn ni'n eu   darparu a pha wybodaeth bersonol gallwn ni ei chasglu a'i defnyddio fel rhan o'r gwasanaethau yma:

 

Er mwyn delio ag ymholiadau trigolion / y cyhoedd:

 

  • Rydyn ni weithiau'n derbyn cyswllt uniongyrchol (er enghraifft trwy lythyr neu e-bost) gan drigolion am faterion yn ymwneud â'r iaith Gymraeg. Os bydd angen ateb y trigolion yma, byddwn ni'n cadw cofnod o'r cyswllt yma. Fel arfer bydd y cyswllt yn cynnwys enw, cyfeiriad, gwybodaeth gyswllt ac unrhyw wybodaeth bersonol arall sy'n berthnasol i'r cwestiwn. Os yw unigolion yn cysylltu â ni yn uniongyrchol er mwyn gwneud cwyn, caiff yr wybodaeth yma ei rhannu yn ôl gweithdrefn gwyno'r Cyngor.

Er mwyn darparu gwasanaethau cyfieithu:

 

  • Rydyn ni'n darparu gwasanaethau cyfieithu ysgrifenedig ar gyfer gwasanaethau eraill y Cyngor. Er mwyn i ni ddarparu'r gwasanaeth yma, mae'n angenrheidiol weithiau bod y gwasanaeth sy'n gofyn am y cyfieithiad yn rhannu gwybodaeth bersonol gyda ni h.y. o fewn y pwnc sy'n cael ei gyfieithu. Weithiau gall yr wybodaeth yma fod o natur sensitif, er enghraifft, os oes rhaid cyfieithu cynllun gofal neu lythyr maethu.
  • Rydyn ni hefyd yn darparu gwasanaeth cyfieithu ar y pryd (e.e. cyfieithu wyneb yn wyneb yng nghyfarfodydd pwyllgorau'r Cyngor). Wrth ddarparu'r gwasanaeth yma efallai bydd rhaid i ni gyfieithu gwybodaeth bersonol ar lafar. Bydd yr wybodaeth yma yn amrywio, yn dibynnu ar natur y cyfarfod a'r materion sy'n cael eu trafod.

Yn ogystal â'r uchod, bydd gwasanaethau unigol o fewn y Cyngor hefyd yn cadw cofnodion am sgiliau iaith Gymraeg a dewis iaith. Er enghraifft:

  • Dewis iaith ei drigolion a'i ddefnyddwyr gwasanaeth fel bod modd i ni gyfathrebu gyda nhw yn yr iaith maen nhw wedi'i dewis. 
  • Gwybodaeth ac adroddiadau mewnol ar weithwyr sy'n siarad Cymraeg a sut mae gwasanaethau'n cydymffurfio â'r gofynion Cymraeg.

3.    O ble mae'r gwasanaeth yn cael fy ngwybodaeth? 

Ar y cyfan, rydyn ni'n  derbyn yr wybodaeth uchod:

  • Yn uniongyrchol gan yr unigolyn e.e. mewn llythyr maen nhw wedi'i ysgrifennu aton ni neu lle rydyn ni'n darparu cyfieithu ar y pryd.
  • O un o wasanaethau eraill y Cyngor lle mae angen cyfieithu'ch gwybodaeth bersonol er mwyn ymateb i gais / cwestiwn ac ati. 
  • O staff - arolygon, dewis iaith ar Inform, cofnod recriwtio (sy'n cael ei ddefnyddio gan yr Adran Adnoddau Dynol a Gwasanaethau).

4.    Beth fyddwn ni'n ei wneud gyda'ch gwybodaeth bersonol?

Byddwn ni'n defnyddio'r wybodaeth bersonol yma ar gyfer y rhesymau canlynol:

  • Delio ag unrhyw gwestiynau ac ymateb iddyn nhw, lle mae trigolion wedi cysylltu â ni yn uniongyrchol
  • Darparu gwasanaethau cyfieithu ysgrifenedig
  • Darparu gwasanaethau cyfieithu ar y pryd
  • Ymchwilio a delio â chwynion gan y rheoleiddiwr
  • Rhoi cyngor ac arweiniad i wasanaethau a'u cefnogi nhw i gadw cofnodion cywir mewn perthynas â:
    • Sgiliau Cymraeg y Staff
    • Cofnodi dewis iaith trigolion

5.    Beth ydy'r sail gyfreithiol o ran defnyddio'r wybodaeth yma?  

Mae deddf Diogelu Data yn dweud ein bod ni'n gallu defnyddio a rhannu gwybodaeth bersonol yn unig lle mae gyda ni reswm priodol a chyfreithlon dros wneud hynny.

 

Sail gyfreithlon y Gwasanaethau Cymraeg ar gyfer prosesu gwybodaeth bersonol yw:

  • Cyflawni ein dyletswyddau swyddogol i'r Cyngor ac i fodloni ein rhwymedigaethau cyfreithiol o dan y ddeddfwriaeth:

6.    Ydy'r gwasanaeth yn rhannu fy ngwybodaeth bersonol gydag unrhyw sefydliad arall? 

  • Gwasanaethau Mewnol y Cyngor - er mwyn darparu gwasanaethau cyfieithu.
  • Swyddfa Comisiynydd yr Iaith Gymraeg am gwynion a chydymffurfiaeth.
  • Cyfieithwyr allanol / llawrydd rydyn ni'n ymddiried ynddyn nhw ac sydd wedi cael eu comisiynu gan y Cyngor i ddarparu gwasanaethau ar ein rhan. Rhaid i unrhyw gyfieithwyr mae'r Cyngor yn eu defnyddio fod yn aelodau o Gymdeithas Cyfieithwyr Cymru a chydymffurfio â'i Chod Ymddygiad.

7.    Am faint o amser fydd y gwasanaeth yn cadw fy ngwybodaeth? 

Byddwn ni'n cadw eich gwybodaeth bersonol at   ddibenion ystadegol yn unig a dim ond am y rhesymau sy'n cael eu crybwyll   uchod byddwn ni'n cael mynediad ati.

 

Bydd gohebiaeth yn cael ei chadw am o leiaf ddeuddeng mis at ddibenion adrodd statudol.

 

Rydyn ni'n cadw copïau electronig o ddogfennau wedi'u cyfieithu er mwyn helpu i gynnal gwasanaeth effeithiol ac effeithlon yn ôl safonau'r diwydiant.

8.    Eich gwybodaeth, eich hawliau

Mae'r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn rhoi hawliau pwysig i chi, gan gynnwys yr hawl i gael mynediad i'r wybodaeth bersonol mae'r gwasanaethau yn ei chadw amdanoch chi.

 

Cael rhagor o wybodaeth am eich hawliau gwybodaeth a sut mae'u defnyddio nhw.

9.    Cysylltwch â ni 

Os oes gyda chi unrhyw bryderon neu os ydych chi eisiau rhagor o wybodaeth am sut mae'r gwasanaeth yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol, cysylltwch â ni gan ddefnyddio un o'r dulliau isod:

 

E-bost : steffan.gealy@rctcbc.gov.uk

 

Ffôn : 01443 570001

 

Trwy lythyr : Y Pafiliynau, Parc Cambrian, Cwm Clydach, CF40 2XX

 

Helpwch ni i wella - peidiwch â chynnwys gwybodaeth bersonol neu ariannol, e.e. eich Rhif Yswiriant Gwladol neu fanylion cerdyn credyd.