Sut rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol at ddibenion Treth y Cyngor

Mae'r Cyngor yn darparu gwasanaethau ar gyfer cymunedau lleol a'r bobl sy'n byw ynddyn nhw.  Mae cynnal y gwaith yma yn golygu bod rhaid i ni gasglu a defnyddio gwybodaeth am y bobl rydyn ni'n darparu gwasanaethau ar eu cyfer nhw a chadw cofnod o'r gwasanaethau yma. O ganlyniad i gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol am unigolion, mae rhaid i ni sicrhau eu bod nhw'n gwybod beth yw ein bwriad o ran defnyddio a rhannu eu gwybodaeth. 

Rydyn ni wedi crynhoi yn yr hysbysiad preifatrwydd yma rai o'r ffyrdd allweddol rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol at ddibenion Treth y Cyngor. Dylech chi ddarllen yr wybodaeth yma a hefyd hysbysiad preifatrwydd corfforaethol y Cyngor

1.    Pwy ydyn ni, beth ydyn ni'n ei wneud.

A ninnau'n Awdurdod Bilio ar gyfer Treth y Cyngor, rydyn ni'n cadw gwybodaeth benodol   amdanoch chi, rydyn ni'n ei defnyddio i weinyddu a chasglu Treth y Cyngor. Mae hyn yn cynnwys yr angen i brosesu eich gwybodaeth i gysylltu â chi, i gyfrifo eich taliadau, ac i gasglu taliadau Treth y Cyngor wrthoch chi ac unrhyw daliadau sy'n ddyledus. Mae rhagor o wybodaeth ynglŷn â sut rydyn ni'n defnyddio'ch data personol yn cael ei darparu isod.

 

2. Pa fath o wybodaeth bersonol ydyn ni'n ei chadw ac am bwy? 

Rydyn ni'n cadw gwybodaeth am unigolion y gorffennol a'r presennol sy'n gorfod talu Treth y Cyngor yn y Fwrdeistref Sirol.

 

Bydd y mathau o wybodaeth rydyn ni'n eu cadw a'u prosesu fel arfer yn cynnwys:

      
  • Manylion cyswllt, gan gynnwys enw, cyfeiriad, rhifau ffôn a chyfeiriad e-bost.   
  • Manylion ariannol fel rhif cyfrif banc os ydych chi'n talu trwy Ddebyd Uniongyrchol 
  • Mewn rhai amgylchiadau, mae gyda ni wybodaeth am eich teulu, eich dibynyddion        neu bobl sy ddim yn ddibynyddion ond sy'n gymwys i dderbyn gostyngiadau ac eithriadau statws - e.e. prentisiaid, myfyrwyr, hyfforddeion, rhai sy'n gadael ysgol / coleg, trigolion cartrefi gofal, darparwyr gofal.  
  • Mewn rhai amgylchiadau, mae gyda ni wybodaeth am eich iechyd, os ydych chi'n        derbyn gostyngiad yn eich bil oherwydd anabledd neu nam meddyliol.  
  • Mewn rhai amgylchiadau, mae gyda ni wybodaeth am eich cyflogaeth a'ch hawl i        Fudd-daliadau Lles, er enghraifft lle mae dyledion yn cael eu hadennill o dan bwerau Gorchymyn Atebolrwydd Llys Ynadon trwy ddidyniadau o enillion neu fudd-daliadau.   
  • Mewn rhai amgylchiadau, mae gyda ni wybodaeth am unrhyw gyfnodau rydych chi        wedi'u treulio yn y ddalfa neu wedi'ch rhwystro o dan y Ddeddf Iechyd Meddwl, os ydych chi'n cael gostyngiad neu eithriad.

3.    O ble mae'r gwasanaeth yn cael fy ngwybodaeth? 

Gall yr wybodaeth bersonol rydyn ni'n ei chasglu amdanoch chi ddod o amrywiaeth o ffynonellau gwahanol fel y rhai sy'n cael eu rhestru isod: 

 

  •   Gwybodaeth rydych chi'n ei darparu'n uniongyrchol er enghraifft ar ffurflen gais neu   drwy ohebiaeth gyda ni.
  •   Gwybodaeth sy wedi'i darparu i ni gan asiantaethau eraill y llywodraeth rydyn ni'n   gweithio'n agos â nhw. Er enghraifft, yr Adran Gwaith a Phensiynau (DWP) ac   Asiantaeth y Swyddfa Brisio (VOA).
  •   Asiantaethau a sefydliadau trydydd sector dibynadwy fel y gwasanaeth Cyngor ar Bopeth os ydyn nhw'n gweithredu ar eich rhan.
  • Landlordiaid Cymdeithasol Cofrestredig (RSL) – yn rhan o'u cyfrifoldeb i ddweud wrth yr Adran Treth y Cyngor a yw eu heiddo yn cael eu meddiannu neu a ydyn nhw'n wag, ac i sicrhau bod cofnodion Treth y Cyngor yn gywir ac wedi'u diweddaru.
  •   Gwybodaeth gan ysgolion, colegau a phrifysgolion a'ch meddyg teulu lle mae angen i ni wirio gwybodaeth er mwyn rhoi gostyngiad neu eithriad i chi.
  •   Gwybodaeth gan Wasanaethau eraill y Cyngor - er enghraifft Gwasanaethau Cymuned a Gwasanaethau i Blant, y Gwasanaeth Dywedwch Unwaith yn Unig, y Gwasanaeth Budd-dal Tai, y Gwasanaeth Cofrestru Etholiadol.  
  •   Gwybodaeth rydyn ni'n ei llunio wrth ddelio â chi.
  •   Gwybodaeth sy wedi'i darparu gan aelodau o'r cyhoedd e.e. cwyn neu bryder

4. Beth fyddwn ni'n ei wneud gyda'ch gwybodaeth bersonol?

Byddwn ni'n defnyddio'r wybodaeth bersonol yma i weinyddu a chasglu Treth y Cyngor. Gall hyn gynnwys y canlynol:

  • Anfon bil Treth y Cyngor atoch chi
  • Anfon nodyn i'ch atgoffa i dalu
  • Prosesu unrhyw ostyngiadau neu eithriadau mae modd i chi wneud cais amdanyn nhw
  • Prosesu eich taliadau e.e. debyd uniongyrchol, cerdyn credyd / debyd, taliad arian parod
  • Adennill unrhyw arian sy'n ddyledus gan ddefnyddio ein pwerau cyfreithiol er enghraifft mynd   â chi i'r llys, cyfeirio'r ddyled i'r beilïaid i'w chasglu
  • Cymryd taliadau yn uniongyrchol wrth eich cyflogwr neu eich budd-dal nawdd cymdeithasol lle mae gyda ni orchymyn llys sy'n ein galluogi i wneud hynny
  • Delio â chwynion neu bryderon
  •   Dod o hyd i dwyll 

5. Beth ydy'r sail gyfreithiol o ran defnyddio'r wybodaeth yma?

Mae deddf Diogelu Data yn dweud ein bod ni'n gallu defnyddio a rhannu gwybodaeth bersonol dim ond lle mae gyda ni reswm priodol a chyfreithlon dros wneud hynny.

 

Ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu'r wybodaeth yma at y dibenion uchod yw:

 

  •   Cyflawni ei dyletswyddau swyddogol a bodloni ein rhwymedigaethau cyfreithiol o dan y   ddeddfwriaeth:
  •  Deddf Cyllid Llywodraeth Leol 1992 

Mewn rhai amgylchiadau, bydd rhaid i ni brosesu gwybodaeth am iechyd unigolyn.  Caiff y wybodaeth yma ei hystyried yn ddata categori arbennig a bydd yn cael ei phrosesu fel rhan o'n rhwymedigaeth gyfreithiol o dan y ddeddfwriaeth ganlynol:

 

  •   Rhyddhad Personau Anabl (awdurdod statudol - Rheoliadau Treth y Cyngor (Gostyngiadau ar gyfer Anableddau) 1992)
  •   Eithrio / Diystyru ar gyfer unigolyn sydd â nam meddyliol difrifol (awdurdod statudol -   Gorchymyn Treth y Cyngor (Anheddau Eithriedig) 1992; Gorchymyn Treth y Cyngor   (Diystyru Gostyngiad) 1992)
  •   Eithrio / Diystyru ar gyfer trigolion cartrefi gofal a nyrsio (awdurdod statudol -   Gorchymyn Treth y Cyngor (Anheddau Eithriedig) 1992; Gorchymyn Treth y Cyngor   (Diystyru Gostyngiad) 1992)
  •   Eithrio / Diystyru ar gyfer darparwyr gofal (awdurdod statudol - Gorchymyn Treth y   Cyngor (Anheddau Eithriedig) 1992; Gorchymyn Treth y Cyngor (Diystyru Gostyngiad) 1992)

6. Ydy'r gwasanaeth yn rhannu fy ngwybodaeth bersonol ag unrhyw sefydliad arall?

O bryd i'w gilydd, byddwn ni'n rhannu eich gwybodaeth bersonol gydag ymgynghorwyr a darparwyr gwasanaethau fel bod modd iddyn nhw ein helpu i gyflawni ein dyletswyddau, ein hawliau a'n disgresiwn wrth ddelio â Gostyngiadau Treth y Cyngor. Gall y rhain gynnwys:

 

Gwasanaethau Mewnol y Cyngor fel:

 

  •  Y Gwasanaeth Cofrestru Etholiadol - i   gadarnhau preswyliaeth
  • Y Gwasanaeth Budd-daliadau Tai - i gynorthwyo i weinyddu taliadau Budd-dal Tai
  •  Cofrestryddion / Gwasanaeth Dywedwch Unwaith yn Unig - gwybodaeth am bobl sydd wedi marw yn ddiweddar. 
  • Gwasanaethau Cymuned a Gwasanaethau i Blant - i wirio preswyliaeth at ddibenion cymorth ariannol fel Gofal Plant

Asiantaethau a sefydliadau'r llywodraeth fel:

 

  • Gwasanaethau Llys ei Mawrhydi - i adennill dyledion / anfonebau sydd heb eu talu
  • Tribiwnlys Prisio Cymru - i gynnal y   rhestr prisio eiddo
  •  Yr Adran Gwaith   a Phensiynau - i adennill Treth y Cyngor sydd heb ei thalu
  • Swyddfa'r Cabinet - at ddibenion y Fenter Twyll Genedlaethol
  • Y Swyddfa Ystadegau Gwladol – dibenion ystadegol ac ymchwil ystadegol

Darparwyr Prosesu Taliadau:

 

  • Gwasanaeth Clirio Awtomataidd Bancio (BACS) - i weinyddu cyfarwyddiadau a thaliadau debyd uniongyrchol 

Cyflenwyr a sefydliadau trydydd parti dibynadwy sy'n darparu gwasanaethau ar ein rhan:

  • Biwro Olrhain - (Experian ar hyn o bryd) i adennill Treth y Cyngor sydd heb ei thalu
  • Asiantaethau Gorfodi - (Andrew James Enforcement Ltd, Swift Credit Services Ltd ar hyn o bryd) i orfodi gorchmynion llys ar gyfer biliau Treth y Cyngor sydd heb eu talu
  • Cyfreithwyr - (Greenalgh Kerr Ltd ar hyn o bryd) i ddarparu arbenigedd   cyfreithiol mewn achosion o fethdalu er mwyn adennill Treth y Cyngor sydd heb ei thalu
  •  Cwmnïau argraffu - (MPS Ltd ar hyn o bryd) i argraffu, pacio a phostio dogfennau Treth y Cyngor
  •  Darparwr meddalwedd - (Capita Software Services Ltd ar hyn o bryd) i gynnal ein systemau Treth y Cyngor
  •  Dadansoddi data - (Datatank Ltd ar hyn o bryd) - at ddibenion adolygu hawl   i ostyngiadau a rhyddhad

Eraill:

 

  • Eich cyflogwr - i adennill arian sy'n ddyledus yn uniongyrchol wrth eich cyflogwr lle mae Gorchymyn Llys

 7.    Am faint o amser fydd y gwasanaeth yn cadw fy ngwybodaeth?

Byddwn ni'n cadw eich gwybodaeth bersonol am 7 mlynedd at ddibenion gweinyddu ac i ddelio ag unrhyw gwestiynau neu gwynion y gallwn ni eu derbyn am hyn. Byddwn ni'n gweithredu fel hyn oni bai bod y gyfraith yn ei gwneud yn ofynnol i ni gadw'ch gwybodaeth am ragor o amser.

 

8.  Eich gwybodaeth, eich hawliau

Mae'r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn rhoi hawliau pwysig i chi, gan   gynnwys yr hawl i gael gweld yr wybodaeth bersonol mae'r gwasanaethau yn ei chadw amdanoch chi.

 

Edrychwch ar fanylion pellach am eich hawliau gwybodaeth a sut i'w defnyddio nhw

 

9.    Cysylltu â ni

Os oes gyda chi unrhyw bryderon neu os ydych chi eisiau rhagor o wybodaeth am sut mae'r gwasanaeth yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol, cysylltwch â ni gan ddefnyddio un o'r dulliau isod:

 

E-bostio: refeniw@rhondda-cynon-taf.gov.uk

 

Ffôn: 01443 425002

 

Trwy lythyr: Uwchadran Gwasanaethau Ariannol, Tŷ Bronwydd, Y Porth, CF39 9DL

 

 

Helpwch ni i wella - peidiwch â chynnwys gwybodaeth bersonol neu ariannol, e.e. eich Rhif Yswiriant Gwladol neu fanylion cerdyn credyd.