Hysbysiad Preifatrwydd Treth y Cyngor

Cyflwyniad

Bwriad yr hysbysiad preifatrwydd yma yw darparu gwybodaeth am sut y bydd Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf (cyfeirir ato fel 'Cyngor Rhondda Cynon Taf', 'y Cyngor', 'Awdurdod Lleol', 'ni') yn defnyddio (neu'n 'prosesu') data personol am unigolion at ddibenion Treth y Cyngor.

Rydyn ni wedi ceisio gwneud yr hysbysiad preifatrwydd yma mor glir a chryno â phosibl, ond mae modd y bydd y categorïau o ddata personol rydyn ni'n eu prosesu'n amrywio. Os oes angen rhagor o wybodaeth arnoch chi ynglŷn â Threth y Cyngor, cysylltwch â ni gan ddefnyddio'r manylion isod.

Dylech chi ddarllen yr hysbysiad yma yn ogystal â:

• Hysbysiad preifatrwydd corfforaethol y Cyngor

Y Rheolwr Data

Y Cyngor yw'r rheolwr data ar gyfer y data personol a gaiff eu prosesu at ddibenion Treth y Cyngor.

Mae'r Cyngor wedi'i gofrestru â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel rheolwr. Ei gyfeirnod yw Z4870100.

Ymholiadau yn ymwneud â'r hysbysiad preifatrwydd yma

Pe hoffech chi holi unrhyw gwestiynau neu wneud ymholiadau am yr hysbysiad preifatrwydd yma, cysylltwch ag adran Treth y Cyngor:

refeniw@rctcbc.gov.uk

Ffonio: 01443 425002

Neu drwy lythyr i: Gwasanaethau Cyllid, Tŷ Oldway, Porth, CF39 9ST                                                                                                                  

Pwy ydyn ni a beth rydyn ni'n ei wneud

A ninnau'n Awdurdod Bilio ar gyfer Treth y Cyngor, rydyn ni'n cadw gwybodaeth benodol amdanoch chi, rydyn ni'n ei defnyddio i weinyddu a chasglu Treth y Cyngor. Mae hyn yn cynnwys yr angen i brosesu eich gwybodaeth i gysylltu â chi, i gyfrifo eich taliadau, ac i gasglu taliadau Treth y Cyngor wrthoch chi ac unrhyw daliadau sy'n ddyledus. Mae rhagor o wybodaeth ynglŷn â sut rydyn ni'n defnyddio'ch data personol yn cael ei darparu isod.

Y mathau o ddata personol rydyn ni'n eu prosesu

Mae’n bosibl y byddwn ni'n prosesu data personol sy’n ymwneud â’r unigolion canlynol at ddibenion Treth y Cyngor

• Unigolion sy'n atebol i dalu Treth y Cyngor ar hyn o bryd ac yn y gorffennol
• Pobl sy'n dibynnu ar bobl sy'n atebol i dalu Treth y Cyngor

Y mathau o ddata personol rydyn ni'n eu prosesu

Mae'n bosibl y byddwn ni'n prosesu'r categorïau canlynol o ddata personol i weinyddu Treth y Cyngor:

• Anfon unrhyw hysbysiadau galw am dalu a nodiadau atgoffa i dalu Treth y Cyngor, mae modd i ni wneud hyn drwy lythyr, neges destun neu e-bost.
• Manylion ariannol fel rhif cyfrif banc os ydych chi'n talu trwy Ddebyd Uniongyrchol
• Nodweddion unigryw megis cyfeirnod Treth y Cyngor
• Adennill unrhyw arian sy'n ddyledus gan ddefnyddio ein pwerau cyfreithiol er enghraifft mynd â chi i'r llys neu gyfeirio'r ddyled i'r asiantiaid gorfodi i'w chasglu.
• Gwybodaeth am eich iechyd pan fo gostyngiad ar sail anabledd
• Gwybodaeth am eich cyflogaeth a'ch hawlogaeth i fudd-daliadau, os bydd raid adfer dyledion trwy Orchymyn Atebolrwydd Llys Ynadon
• Gwybodaeth am unrhyw gyfnodau rydych chi wedi'u treulio yn y ddalfa neu wedi'ch rhwystro o dan y Ddeddf Iechyd Meddwl, os ydych chi'n cael gostyngiad neu eithriad

Pam rydyn ni'n prosesu data personol

Rydyn ni'n prosesu'r data personol i weinyddu Treth y Cyngor. Mae'n bosibl y bydd hyn yn cynnwys ond heb ei gyfyngu i'r gweithgareddau canlynol:

• Anfon bil Treth y Cyngor atoch chi
• Anfon nodiadau atgoffa am daliadau
• Prosesu unrhyw ostyngiadau neu eithriadau y cewch chi wneud cais amdanyn nhw, er enghraifft Gostyngiad Person Sengl, eithriadau ar gyfer myfyrwyr
• Prosesu'ch taliadau e.e. debyd uniongyrchol, cerdyn credyd/arian parod
• Adennill unrhyw arian sy'n ddyledus gan ddefnyddio ein pwerau cyfreithiol er enghraifft mynd â chi i'r llys, cyfeirio'r ddyled i'r beilïaid i'w chasglu
• Cymryd taliadau yn uniongyrchol wrth eich cyflogwr neu eich budd-dal nawdd cymdeithasol lle mae gyda ni orchymyn llys sy'n ein galluogi i wneud hynny
• Ymdrin â chwynion neu bryderon
• Dod o hyd i dwyll
• Cyfathrebu â chi ar ran Llywodraeth Cymru ar gyfer mentrau amrywiol, e.e. Cynllun Cymorth Costau Byw, Cynllun Tanwydd y Gaeaf ac ati

Ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu'r data personol

O dan y Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR), ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu'r data personol ar gyfer Treth y Cyngor yw:

• Rhwymedigaeth Gyfreithiol (c) – prosesu sy'n angenrheidiol ar gyfer rwymedigaeth gyfreithiol sydd wedi'i roi i'r rheolwr. 

• Budd sylweddol i'r cyhoedd – Erthygl 9 (2) (g) – prosesu sy'n angenrheidiol er budd sylweddol y cyhoedd, ar sail cyfraith Undebol neu aelod-wladwriaeth sy'n gyfraneddol i'r nod, yn parchu hanfod hawliau diogelu data ac yn darparu mesurau addas a phenodol i ddiogelu hawliau sylfaenol a buddion y person y mae'r data amdano.
• Erthygl 10 / Deddf Diogelu Data 2018, Atodlen 1, Rhan 2 (6) – at ddibenion Statudol a Llywodraeth.

Mae'r ddeddfwriaeth, y rheoliadau a'r canllawiau sylfaenol sy'n ategu hyn yn cynnwys, ond heb eu cyfyngu i:

• Deddf Cyllid Llywodraeth Leol 1992
• Rheoliadau Gostyngiadau Treth y Cyngor ar gyfer Anableddau 1992
• Gorchymyn Treth y Cyngor (Anheddau Eithriedig) 1992
• Gorchymyn Treth Gyngor (Diystyru Gostyngiad) 1992

Gan bwy neu o ble rydyn ni'n casglu data personol?

Mae'n bosibl y byddwn ni'n derbyn y data personol gan unigolion neu sefydliadau yn y categorïau canlynol:

• Yn uniongyrchol gennych chi, e.e. trwy ffurflen gais neu negeseuon
• Asiantaethau Llywodraeth Eraill, e.e. Adran Gwaith a Phensiynau, Asiantaeth y Swyddfa Brisio
• Trydydd partïon rydyn ni'n ymddiried ynddyn nhw megis Cyngor ar Bopeth
• Landlordiaid Cymdeithasol Cofrestredig i roi gwybod os yw eiddo yn wag neu wedi'i feddiannu, er mwyn sicrhau cywirdeb cofnodion Treth y Cyngor
• Ysgolion, colegau a phrifysgolion
• Eich meddyg teulu
• Adrannau eraill y Cyngor megis Budd-daliadau Tai, Cofrestru Etholiadau ac ati
• Aelodau o'r cyhoedd

Gyda phwy rydyn ni'n rhannu data personol?

Mae’n bosibl y byddwn ni'n rhannu'r data personol â’r sefydliadau at ddibenion Treth y Cyngor.

Dim ond y lleiafswm o wybodaeth bersonol sydd ei hangen mewn perthynas â'r diben fydd yn cael ei rhannu.

Pwy	Diben
Adrannau Mewnol y Cyngor (e.g) Cofrestru Etholiadol Adran Budd-daliadau Tai Gwasanaethau Cymuned a Gwasanaethau i Blant Y Swyddfa Gofrestru	Cadarnhau manylion ble rydych chi'n byw Cynorthwyo i weinyddu taliadau Budd-dal Tai Gwirio manylion ble rydych chi'n byw ar gyfer cymorth ariannol, e.e. gofal plant Rhannu gwybodaeth am bobl sydd wedi marw'n ddiweddar
Asiantaethau a sefydliadau'r Llywodraeth (e.g) Gwasanaeth Llysoedd a Thribiwnlysoedd Ei Fawrhydi Tribiwnlys Prisio Addysg Cymru Yr Adran Gwaith a Phensiynau Swyddfa'r Cabinet Y Swyddfa Ystadegau Gwladol	Adfer Treth y Cyngor sy'n ddyledus Cynnal rhestr brisio eiddo Menter Twyll Genedlaethol Dibenion ystadegol ac ymchwil
Biwro Olrhain "Experian" LoCTA LTD	Adfer dyledion
Gwasanaeth Clirio Awtomataidd Bancio (BACS)	Gweinyddu cyfarwyddiadau a thaliadau debyd uniongyrchol
Asiantaethau Gorfodi Andrew James Enforcement Marstons Recovery	Adfer dyledion a gorfodi gorchmynion mewn perthynas â dyledion
Cyfreithwyr Greenhalgh Kerr Ltd Wilkins Chapman llp	Darparu arbenigedd cyfreithiol ac adfer dyledion
Dadansoddi Data TransUnion Datatank UK	Cwblhau gwiriadau ariannol/preswylio yn rhan o weithgaredd adolygu gostyngiad Treth y Cyngor
Cyflogwyr	Adfer dyledion
Telsolutions	Er mwyn ceisio adennill unrhyw ddyled sy'n weddill ar ein rhan.
Civica	Prosesu data Treth y Cyngor, adolygu gostyngiadau ac adennill dyled Treth y Cyngor.

Proseswyr Data

Mae proseswr data yn gwmni neu sefydliad sy'n prosesu data personol ar ein rhan. Mae ein proseswyr data yn gweithredu ar ein cyfarwyddyd ni yn unig. Does dim modd iddyn nhw wneud unrhyw beth gyda'r data personol oni bai ein bod ni wedi eu cyfarwyddo nhw i wneud hynny.  Fyddan nhw ddim yn rhannu'r wybodaeth bersonol ag unrhyw sefydliad ar wahân i ni nac yn ei defnyddio at eu dibenion eu hunain. Byddan nhw'n dal y data yn ddiogel ac yn eu cadw am y cyfnod rydyn ni wedi'u cyfarwyddo i wneud hynny.

Dyma'r categorïau o broseswyr data rydyn ni'n eu defnyddio at ddibenion [enter purpose]:

• Darparwyr Systemau TGCh
• Cwmnïau Argraffu
• Cwmnïau Telathrebu
• Contractwyr Arbenigol Llywodraeth Leol

Am ba mor hir y byddwn ni'n cadw'r data personol?

Rydyn ni'n cadw'r data personol sydd wedi'u cynnwys yn rhan o'n cofnodion Treth y Cyngor am:

Faint o amser	Rheswm
Mae data Treth y Cyngor yn cael eu cadw am 7 mlynedd	Yn unol ag amserlen gadw

Er mwyn dilyn egwyddor storio data Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol, mae'r cofnodion yn cael eu hadolygu'n rheolaidd. Dydy'r holl ddata personol ddim yn cael eu cadw. Dim ond data personol sy'n berthnasol i'r cofnod sy'n cael ei gadw am y cyfnod cadw cyfan. Mae gwybodaeth nad oes iddi werth hirdymor neu dystiolaethol yn cael ei dinistrio yn ôl y drefn arferol. 

Eich hawliau yn ymwneud â diogelu data

Mae'r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn rhoi hawliau pwysig i unigolion, gan gynnwys yr hawl i gael gweld data personol mae'r Cyngor yn eu cadw amdanoch chi.

Cliciwch yma am ragor o wybodaeth am eich hawliau o ran gwybodaeth a sut i'w defnyddio nhw. 

Eich hawl i wneud cwyn i'r Cyngor ynghylch diogelu data

Mae'r hawl gyda chi i gwyno i'r Cyngor os ydych chi o'r farn ein bod ni ddim wedi trin eich data personol yn gyfrifol nac yn unol ag arfer da. 

Mae modd i chi wneud hyn drwy gysylltu â Threth y Cyngor yn uniongyrchol drwy un o'r dulliau cyfathrebu canlynol. Mae modd datrys y rhan fwyaf o bryderon yn gymharol gyflym trwy alwad ffôn syml neu e-bost.

refeniw@rctcbc.gov.uk

Ffonio: 01443 425002

Neu drwy lythyr i: Gwasanaethau Cyllid, Tŷ Oldway, Porth, CF39 9ST

Fel arall, mae modd i chi wneud cwyn ffurfiol trwy Gynllun Adborth Cwsmeriaid y Cyngor gan ddefnyddio'r ddolen ganlynol (Gwneud sylw, canmoliaeth neu gŵyn ar-lein) neu e-bostiwch Swyddog Diogelu Data'r Cyngor: rheoli.gwybodaeth@rctcbc.gov.uk.

Eich hawl i wneud cwyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth ynghylch diogelu data

Mae modd i chi hefyd gwyno i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth os ydych chi'n anfodlon â sut rydyn ni wedi defnyddio'ch data. Serch hynny, rydyn ni'n eich annog chi i gysylltu â ni yn gyntaf a rhoi cyfle i ni ymchwilio i'ch pryder a chywiro pethau.

Mae modd cysylltu â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel a ganlyn:           

• Cyfeiriad: Information Commissioner's Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF
• Rhif y Llinell Gymorth: 0303 123 1113
• Gwefan: https://www.ico.org.uk