Hysbysiad preifatrwydd mewn perthynas â phrosesu data personol gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf at ddibenion Cynllunio ar gyfer Argyfyngau
Cyflwyniad
Bwriad yr hysbysiad preifatrwydd yma yw darparu gwybodaeth am sut y bydd Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf (cyfeirir ato fel 'Cyngor Rhondda Cynon Taf', 'y Cyngor', 'Awdurdod Lleol', 'ni') yn defnyddio (neu'n 'prosesu') data personol am unigolion at ddibenion Cynllunio ar gyfer Argyfyngau.
Dylech chi ddarllen yr hysbysiad yma yn ogystal â:
Y Rheolwr Data
Y Cyngor yw'r rheolwr data ar gyfer y data personol a gaiff eu prosesu at ddibenion Cynllunio ar gyfer Argyfyngau.
Mae'r Cyngor wedi'i gofrestru â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel rheolwr. Ei gyfeirnod yw Z4870100.
Ymholiadau yn ymwneud â'r hysbysiad preifatrwydd yma
Pe hoffech chi holi unrhyw gwestiynau neu wneud ymholiadau am yr hysbysiad preifatrwydd yma, cysylltwch ag adran Cynllunio ar gyfer Argyfyngau y Cyngor:
Anfon e-bost: cynllunioargyferargyfyngau@rctcbc.gov.uk
Ffonio: 01443 562200
Neu drwy lythyr i: CBSRhCT, Cynllunio ar gyfer Argyfyngau, Tŷ Elai, Dwyrain Dinas Isaf, Trewiliam, CF40 1NY
Pwy ydyn ni a beth rydyn ni'n ei wneud
Mae'r adran Cynllunio ar gyfer Argyfyngau yn gyfrifol am gydlynu a pharatoi cynlluniau wrth gefn er mwyn ymateb i heriau yn sgil achosion neu argyfyngau sylweddol yn Rhondda Cynon Taf, megis llifogydd sy'n effeithio ar breswylwyr, busnesau a'r ardaloedd cyfagos.
Mae'r Grŵp Cynghori ar Ddiogelwch (ESAG) yn cynllunio cyn achosion er mwyn sicrhau bod cynlluniau addas yn eu lle er mwyn rheoli, asesu risg a chydlynu achosion yn effeithiol.
Dim ond y lleiafswm o wybodaeth bersonol sydd ei hangen mewn perthynas â'r diben fydd yn cael ei phrosesu.
Y mathau o ddata personol rydyn ni'n eu prosesu
Mae’n bosibl y byddwn ni'n prosesu data personol sy’n ymwneud â’r unigolion canlynol at ddibenion Cynllunio ar gyfer Argyfyngau;
Rydyn ni'n cadw gwybodaeth am y mathau canlynol o bobl;
- Unigolion sy'n cael eu heffeithio gan achosion neu argyfyngau, megis dioddefwyr ac/neu oroeswyr (a'u teuluoedd a ffrindiau)
- Cleifion dialysis
- Gwirfoddolwyr, staff (y Cyngor ac Asiantaethau Partner), Swyddogion Ymateb
- Trefnydd yr Achlysur
Y mathau o ddata personol rydyn ni'n eu prosesu
Mae'n bosibl y byddwn ni'n prosesu'r categorïau canlynol o ddata personol at ddibenion Cynllunio ar gyfer Argyfyngau;
- Enw
- Cyfeiriad
- Dyddiad Geni
- Rhif ffôn
- Cyfeiriad e-bost
- Perthynas agosaf
- Gwybodaeth iechyd (gan gynnwys gwendidau neu anghenion)
Pam rydyn ni'n prosesu data personol
Rydyn ni'n prosesu'r data personol at ddibenion Cynllunio ar gyfer Argyfyngau. Mae'n bosibl y bydd hyn yn cynnwys, ond heb ei gyfyngu i'r gweithgareddau canlynol:
- Paratoi ar gyfer achosion, gan gynnwys achosion/tarfu sylweddol ar gyflenwad neu argyfyngau iechyd y cyhoedd, ymateb iddyn nhw ac adfer ar eu hôl gan ddilyn cyngor Llywodraeth Cymru.
- Asesu risgiau a chydlynu achlysuron.
- Byddwn ni'n rhannu'ch gwybodaeth bersonol â thrydydd partïon o dro i dro, gan gynnwys ein contractwyr, partneriaid ymateb, cyrff statudol megis y crwner a Llywodraeth Cymru.
Ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu'r data personol
O dan y Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR), ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu'r data personol a'u darparu i'r Gwasanaeth Cynllunio ar gyfer Argyfyngau yw;
- Rhwymedigaeth Gyfreithiol (c) – prosesu sy'n angenrheidiol ar gyfer rwymedigaeth gyfreithiol sydd wedi'i roi i'r rheolwr.
- Tasg Gyhoeddus – Erthygl 6 (e) – prosesu sy'n angenrheidiol ar gyfer cyflawni tasg er budd y cyhoedd neu arfer awdurdod swyddogol sydd wedi'i roi i'r rheolwr.
Mae'r ddeddfwriaeth, y rheoliadau a'r canllawiau sylfaenol sy'n ategu hyn yn cynnwys, ond heb eu cyfyngu i:
- Yn unol â'r rhwymedigaethau statudol sydd arnon ni, yn bennaf yn rhan o Ddeddf Argyfyngau Sifil Posibl 2004.
- Rheoliadau Rheoli Peryglon Damweiniau Mawr 1999 (RhPDM).
- Rheoliad Diogelwch Piblinellau 1996.
- CONTEST - Strategaeth y Deyrnas Unedig ar gyfer mynd i'r afael â therfysgaeth.
Gan bwy neu o ble rydyn ni'n casglu data personol?
Byddwn ni'n casglu'r wybodaeth yma gan nifer o bobl/sefydliadau gan ddibynnu ar y digwyddiad, neu oddi wrthoch chi pan rydych chi'n gyfrifol am gynnal achlysur.
Pan fyddwch chi, ffrindiau, cymdogion neu deulu yn llenwi ffurflen gofrestru neu log digwyddiad mewn canolfan orffwys.
Ar gyfer Ymatebwyr Categori 1 a Chategori 2, byddwn ni’n derbyn gwybodaeth trwy Cymru Gydnerth.
Adrannau eraill y Cyngor, megis Iechyd yr Amgylchedd. Achlysuron ac ati.
Gwasanaethau Brys, fel y Gwasanaeth Tân, yr Heddlu ac ati.
Llywodraeth Cymru.
Gwirfoddolwyr a Gweithwyr.
Trefnwyr Achlysur.
Gyda phwy rydyn ni'n rhannu data personol?
Mae’n bosibl y byddwn ni'n rhannu'r data personol gyda’r sefydliadau allweddol canlynol i gyflawni ein swyddogaeth Cynllunio ar gyfer Argyfyngau.
Dim ond y lleiafswm o wybodaeth bersonol sydd ei hangen mewn perthynas â'r diben fydd yn cael ei rhannu.
|
Pwy
|
Diben
|
|
Y gwasanaethau brys, er enghraifft;
- Yr Heddlu
- Y Gwasanaeth Tân
- Iechyd
- Asiantaeth y Môr a Gwylwyr y Glannau
- Lluoedd milwrol
|
- Ar gyfer ymateb cydlynol er mwyn sicrhau ymateb effeithiol ac effeithlon.
- Er mwyn atal asiantaethau amrywiol rhag cysylltu ag aelodau'r cyhoedd.
|
|
Awdurdodau Lleol eraill
|
- Ar gyfer ymateb cydlynol ar ôl digwyddiad sy'n croesi ffiniau.
|
|
Cwmnïau Cyfleustodau/Telegyfathrebu
|
- Er mwyn sicrhau bod eiddo sy'n agored i niwed yn derbyn cymorth angenrheidiol mewn digwyddiad.
|
|
Llywodraeth Cymru/Llywodraeth San Steffan
|
- Ar gyfer ymateb cydlynol i sicrhau bod Gweinidogion yn effro i ba eiddo sydd wedi'u heffeithio yn dilyn digwyddiad.
|
|
Yr Awdurdod Gweithredol Iechyd a Diogelwch
|
- Ar gyfer dull gweithredu cydlynol.
- Ar gyfer rhoi gwybod am ddigwyddiadau.
|
|
Awdurdod Glo
Mines Rescue (MRS)
|
- Ar gyfer dull gweithredu cydlynol.
- Ar gyfer rhoi gwybod am ddigwyddiadau.
|
|
Aelodau Etholedig
|
- Rhannu data cymunedol penodol er mwyn sicrhau bod arweinwyr yn y gymuned yn effro i eiddo/ardaloedd sydd wedi'u heffeithio.
|
|
Contractwyr yn gweithio ar ran y Cyngor
|
- Gweithredu i gynnal gwaith yn ôl yr angen.
|
Proseswyr Data
Mae proseswr data yn gwmni neu sefydliad sy'n prosesu data personol ar ein rhan. Mae ein proseswyr data yn gweithredu ar ein cyfarwyddyd ni yn unig. Does dim modd iddyn nhw wneud unrhyw beth gyda'r data personol oni bai ein bod ni wedi eu cyfarwyddo nhw i wneud hynny. Fyddan nhw ddim yn rhannu'r wybodaeth bersonol ag unrhyw sefydliad ar wahân i ni nac yn ei defnyddio at eu dibenion eu hunain. Byddan nhw'n dal y data yn ddiogel ac yn eu cadw am y cyfnod rydyn ni wedi'u cyfarwyddo i wneud hynny.
Dyma'r categori o broseswyr data y mae'r Gwasanaeth yn eu defnyddio;
- Cyflenwyr system TG / Cyflenwyr Gwasanaeth.
Am ba mor hir y byddwn ni'n cadw'r data personol?
Rydyn ni'n cadw'r data personol sydd wedi'i gynnwys yn y cofnodion Cynllunio ar gyfer Argyfwng fel a ganlyn:
|
Cofnod
|
Disgrifiad Syml o'r Cofnod
|
Darpariaeth statudol
|
Cyfnod cadw'r wybodaeth
|
|
Manylion cyswllt
|
Staff allweddol/hanfodol,
Asiantaethau partner a niferoedd cyfyngedig
|
|
Wedi'u diweddaru (cyfnod adolygu blynyddol /statudol)
|
|
Cofnodion / adroddiadau am ddigwyddiadau
|
Cofnod o fanylion a phenderfyniadau - digwyddiad.
|
|
Blwyddyn gyfredol + 12 mlynedd (hirach ar gyfer achosion sylweddol);
|
|
Cofnodion hyfforddi
|
Hyfforddiant staff wedi'i gofnodi ar gyfer cymhwysedd wedi'i wirio. Hyfforddiant cyfredol ac acti.
|
Deddf Argyfyngau Sifil Posibl 2004
|
Blwyddyn gyfredol + 3 blynedd;
|
|
Cynlluniau at Argyfyngau
|
Cynlluniau i'w rhoi ar waith mewn argyfyngau - mae modd i enwau a chyfeiriadau eiddo sydd wedi'u heffeithio gael eu cynnwys mewn cynlluniau penodol.
|
|
Cynllun cyfredol + 1 cynllun blaenorol;
|
|
RhPDM / Cynlluniau Diogelwch Piblinellau
|
Cynlluniau safle penodol, e.e. cyfeiriadau, perchnogion a rhifau ac ati.
|
Rheoliadau RhPDM
Rheoliadau Piblinellau
|
Cyfnod adolygu sydd ddim yn fwy na 3 blynedd;
|
|
Cofnodion
|
Mae data wedi'u cofnodi yn effeithio ar y cyfarfod - cyfarfod achlysur/digwyddiad.
|
|
Blwyddyn gyfredol + 3 blynedd (mae modd ymestyn hynny ar gyfer achosion sylweddol)
|
|
Ffurflenni Cofrestru
|
Rhan o gynlluniau gwacáu, e.e. pobl yn gadael, manylion personol, gan gynnwys anghenion meddyginiaeth/iechyd.
|
|
Blwyddyn gyfredol + 12 (mae modd ymestyn hynny ar gyfer achosion sylweddol)
|
|
Manylion cyswllt aelodau allweddol o staff
|
Cyfeiriadau/rhifau ffôn ac ati yr Uwch Garfan Rheoli/Swyddogion Allweddol
Ar gyfer digwyddiadau penodol, e.e. pŵer wedi'i ddiffodd ledled y Fwrdeistref.
|
|
Blwyddyn gyfredol + 1 (adolygiad blynyddol)
|
|
Cynlluniau Achlysuron
|
Achlysuron mwy/cymhleth, rheolaeth achlysuron ân gynnwys manylion trefnwyr a chyflenwyr.
|
|
Blwyddyn gyfredol + 3 (mae modd ymestyn hyn ar gyfer digwyddiadau sylweddol)
|
Er mwyn dilyn egwyddor storio data Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol, mae'r cofnodion yn cael eu hadolygu'n rheolaidd. Dydy'r holl ddata personol ddim yn cael eu cadw. Dim ond data personol sy'n berthnasol i'r cofnod sy'n cael eu cadw am y cyfnod cadw cyfan (e.e. dogfennau sy'n cynnwys asesiadau, penderfyniadau, deilliannau ac ati). Caiff unrhyw wybodaeth sy'n amherthnasol yn y tymor hir neu sy'n amherthnasol yn dystiolaethol ei dinistrio yn y cwrs busnes arferol.
Eich hawliau yn ymwneud â diogelu data
Mae'r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn rhoi hawliau pwysig i unigolion, gan gynnwys yr hawl i gael gweld data personol mae'r Cyngor yn eu cadw amdanoch chi.
Cliciwch yma am ragor o wybodaeth am eich hawliau o ran gwybodaeth a sut i'w defnyddio nhw.
Eich hawl i wneud cwyn i'r Cyngor ynghylch diogelu data
Mae'r hawl gyda chi i gwyno i'r Cyngor os ydych chi o'r farn ein bod ni ddim wedi trin eich data personol yn gyfrifol nac yn unol ag arfer da.
Mae modd i chi wneud hyn drwy gysylltu â'r Gwasanaeth Cynllunio ar gyfer Argyfyngau yn uniongyrchol drwy un o'r dulliau cyfathrebu canlynol. Mae modd datrys y rhan fwyaf o bryderon yn gymharol gyflym trwy alwad ffôn syml neu e-bost.
- Neu drwy lythyr i: CBSRhCT, Cynllunio ar gyfer Argyfyngau, Tŷ Elai, Dwyrain Dinas Isaf, Trewiliam, CF40 1NY
Fel arall, mae modd i chi wneud cwyn ffurfiol trwy Gynllun Adborth Cwsmeriaid y Cyngor gan ddefnyddio'r ddolen ganlynol (Gwneud sylw, canmoliaeth neu gŵyn ar-lein) neu e-bostiwch Swyddog Diogelu Data'r Cyngor: rheoli.gwybodaeth@rctcbc.gov.uk.
Eich hawl i wneud cwyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth ynghylch diogelu data
Mae modd i chi hefyd gwyno i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth os ydych chi'n anfodlon â sut rydyn ni wedi defnyddio'ch data. Serch hynny, rydyn ni'n eich annog chi i gysylltu â ni yn gyntaf a rhoi cyfle i ni ymchwilio i'ch pryder a chywiro pethau.
Mae modd cysylltu â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel a ganlyn:
- Cyfeiriad: Information Commissioner's Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF
- Rhif y Llinell Gymorth: 0303 123 1113
- Gwefan: https://www.ico.org.uk