Sut rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol at ddibenion Cynllunio ar gyfer Argyfyngau

Mae'r Cyngor yn darparu gwasanaethau ar gyfer cymunedau lleol a'r bobl sy'n byw ynddyn nhw. Mae cynnal y gwaith yma yn golygu bod rhaid i ni gasglu a defnyddio gwybodaeth am y bobl rydyn ni'n darparu gwasanaethau ar eu cyfer nhw a chadw cofnod o'r gwasanaethau yma. O ganlyniad i gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol am unigolion, mae rhaid i ni sicrhau eu bod nhw'n gwybod beth yw ein bwriad o ran defnyddio a rhannu eu gwybodaeth. 

Rydyn ni wedi crynhoi yn yr hysbysiad preifatrwydd yma rai o'r ffyrdd allweddol rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol at ddibenion Cynllunio ar gyfer Argyfyngau. Dylech chi ddarllen yr wybodaeth yma yn ogystal â hysbysiad preifatrwydd corfforaethol y Cyngor.

1.    Pwy ydyn ni, beth ydyn ni'n ei wneud.

Bwriad yr adran Cynllunio ar gyfer Argyfyngau yw atal argyfyngau rhag digwydd lle bo'n bosibl, ac mewn achosion o argyfwng dylai arferion cynllunio da leihau, rheoli neu leddfu effeithiau'r argyfwng. Mae'n broses systematig a pharhaus   a ddylai ddatblygu wrth i wersi gael eu dysgu ac  wrth i amgylchiadau   newid.

 

Dylai arferion cynllunio ar gyfer argyfyngau gael eu gweld  fel rhan o gylch o   weithgareddau. Bydd y gweithgareddau yma yn dechrau gyda sefydlu proffil risg fydd yn helpu i bennu'r blaenoriaethau o ran datblygu cynlluniau, a bydd yn gorffen gydag adolygu sy'n ailddechrau'r cylch cyfan. Dylai cynlluniau ganolbwyntio ar o leiaf 3 charfan o bobl – pobl   fregus, dioddefwyr (gan gynnwys goroeswyr, teulu a ffrindiau) a phersonél ymateb.

Mae rheoli integredig mewn argyfwng (IEM) yn cynnwys chwe gweithgaredd perthnasol: disgwyl, asesu, atal, paratoi, ymateb ac adfer.

2.    Pa fath o wybodaeth bersonol ydyn ni'n ei chadw ac am bwy? 

Rydyn ni'n cadw gwybodaeth am bobl sydd mewn ardaloedd risg wedi'u pennu/statudol (er enghraifft grwpiau llifogydd cymunedol neu'r unigolion sydd mewn parthau gwybodaeth gyhoeddus sydd o dan Reoliadau Rheoli Peryglon Damweiniau Mawr (COMAH), dioddefwyr (gan gynnwys goroeswyr, teulu a ffrindiau) a phersonél ymateb (asiantaethau'r Cyngor ac asiantaethau partner).

 

Bydd y  mathau o wybodaeth rydyn ni'n eu cadw a'u prosesu fel arfer yn cynnwys:

  • Manylion am unigolion sy wedi’u heffeithio gan ddigwyddiad, neu mae’n bosib y byddan nhw wedi’u heffeithio gan ddigwyddiad, gan gynnwys enw, cyfeiriad, dyddiad geni, manylion cyswllt (rhif ffôn/e-bost), y perthynas agosaf, anghenion arbennig, a gwybodaeth iechyd. Mae hyn yn berthnasol cyn digwyddiad, yn ystod y digwyddiad neu ar ei ôl 
  • Cyfeiriadau a dyddiadau apwyntiadau ar gyfer cleifion dialysis
  • Manylion cyswllt, gan gynnwys enw, cyfeiriad, rhifau ffôn a chyfeiriadau e-bost staff / gwirfoddolwyr (asiantaethau'r Cyngor ac asiantaethau partner)
  • Ceisiadau am drwydded gan drefnwyr achlysuron
  • Gwybodaeth am risgiau er enghraifft mapiau llifogydd a pharthau gwybodaeth gyhoeddus ar gyfer safleoedd sydd o dan Reoliadau Rheoli Peryglon Damweiniau Mawr.
  • Cofnodion hyfforddi

 3.    O ble mae'r gwasanaeth yn cael fy ngwybodaeth?

Rydyn ni'n cael peth o'r wybodaeth oddi wrthoch chi, eich ffrindiau, cymdogion neu deulu, er  enghraifft ffurflenni cofrestru mewn canolfannau gorffwys neu gofnodion digwyddiadau.

 

Mae'n bosibl y byddwn ni'n cael gwybodaeth gan asiantaethau partner neu wasanaethau eraill y Cyngor; mae dyletswyddau o dan Ddeddf Argyfyngau Sifil Posibl o ran asesu risg, cynllunio ar y cyd, rhannu gwybodaeth ac ymateb i argyfyngau er mwyn darparu'r dull gorau a mwyaf cysylltiedig ag sy’n bosib i'r unigolion sy mewn perygl, neu sy wedi’u heffeithio gan argyfyngau.

 

Mae'n bosibl y byddwn ni'n derbyn gwybodaeth gan gyflogwyr er enghraifft rhifau ffôn staff, cyfeiriadau ac ati.

4.    Beth fyddwn ni'n ei wneud gyda'ch gwybodaeth bersonol?

Byddwn ni'n defnyddio'r wybodaeth bersonol yma i baratoi ar gyfer argyfyngau, ymateb iddyn nhw ac adfer ar eu hôl nhw.

 

Bydd hyn yn cael ei ddefnyddio yn rhan o'n rhaglen hyfforddi.

 

Byddwn ni'n rhannu'ch gwybodaeth bersonol â thrydydd partïon o dro i dro, gan gynnwys ein contractwyr, partneriaid ymateb a chyrff statudol megis y crwner.  Mae rhai o'r  sefydliadau/mudiadau wedi’u rhestru isod.

 

Mewn rhai achosion efallai y bydd y derbynwyr yma y tu allan i'r DU. Os bydd hyn yn digwydd, byddwn ni'n sicrhau bod mesurau diogelu priodol ar waith i amddiffyn eich gwybodaeth yn unol â chyfreithiau perthnasol. 

 

Defnyddiwch y manylion cyswllt isod os hoffech chi ragor o wybodaeth o ran hyn.

5.    Beth ydy'r sail gyfreithiol o ran defnyddio'r wybodaeth yma?

Y sail gyfreithiol o ran ein defnydd o'ch gwybodaeth bersonol fel arfer fydd un neu  ragor o'r canlynol:

 

a) Yn unol â'r goblygiadau statudol wedi'u gosod arnon ni, yn bennaf o dan Ddeddf Argyfyngau Sifil Posibl 2004, Rheoliadau Rheoli Peryglon Damweiniau Mawr 2015, Rheoliadau Diogelwch Piblinellau 1996 a Strategaeth Gwrthderfysgaeth y DU (CONTEST) yn bennaf .

 

b)  Mae angen i ni brosesu'ch gwybodaeth bersonol  er mwyn cyflawni tasg er budd y cyhoedd neu wrth ymarfer awdurdod swyddogol fel rhan o'n swyddogaeth fel corff cyhoeddus

6.    Ydy'r gwasanaeth yn rhannu fy ngwybodaeth bersonol ag unrhyw sefydliad arall?

Bydd y gwasanaeth yn rhannu'ch gwybodaeth bersonol ag asiantaethau partner  i sicrhau'r dull gorau o baratoi ar gyfer argyfyngau, eu rheoli nhw ac adfer ar eu hôl nhw.

 

Ym mhob achos byddwn ni dim ond yn gwneud hyn i'r graddau rydyn ni o'r farn bod yr wybodaeth yn rhesymol ofynnol ar gyfer y dibenion yma.

 

Sefydliadau eraill:

  • Yr Heddlu
  • Y Gwasanaeth Tân ac Achub  
  • Y Gwasanaeth Iechyd
  • Asiantaeth y Môr a Gwylwyr y Glannau
  • Awdurdodau lleol
  • Cyfoeth Naturiol Cymru
  • Cwmnïoedd Cyfleustodau
  • Systemau telathrebu
  • Cwmnïau Cludiant
  • Asiantaeth y Priffyrdd
  • Yr Awdurdod Gweithredol Iechyd a Diogelwch
  • Y Groes goch  
  • Ambiwlans Sant Ioan  
  • Llywodraeth Ganolog  
  • Llywodraeth Cymru  
  • Y Crwner  
  • Yr Awdurdod Glo
  • Gwasanaeth Achub y Pyllau
  • Y Bathdy Brenhinol
  • Y Lluoedd Arfog

Contractwyr:

  • Kenyons  
  • Resilience Direct

7.    Am faint o amser fydd y gwasanaeth yn cadw fy ngwybodaeth?

Byddwn ni ond yn cadw eich gwybodaeth bersonol cyhyd â bod ei hangen arnon ni i gyflawni'r rheswm y cafodd ei darparu ar ei gyfer. Yn ymarferol bydd hyn yn amrywio:

  • Cofrestr Risgiau Cymunedol – wedi'i diweddaru (adolygiad blynyddol)  
  • Contractau – wedi'u diweddaru (cyfnod adolygu blynyddol /statudol)  
  • Cofnodion / adroddiadau digwyddiadau – blwyddyn bresennol a 12 mlynedd (efallai'n hwy ar gyfer digwyddiadau sylweddol)
  • Cofnodion hyfforddi – blwyddyn bresennol a 3 blynedd
  • Cynlluniau ar gyfer Argyfyngau – hyd y cynllun presennol ac 1 flwyddyn
  • Rheoliadau Rheoli Peryglon Damweiniau Mawr / Cynlluniau Diogelwch Piblinellau – Cyfnod adolygu ddim yn hwy na 3 blynedd

8.    Eich gwybodaeth, eich hawliau

Mae'r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn rhoi hawliau pwysig i chi, gan gynnwys yr  hawl i gael gweld yr wybodaeth bersonol mae'r gwasanaethau yn ei chadw amdanoch chi. 

 

Edrychwch ar ragor o wybodaeth am eich hawliau gwybodaeth a sut i’w defnyddio nhw. 

9.    Cysylltwch â ni

Os oes gyda chi unrhyw bryderon neu os ydych chi eisiau rhagor o wybodaeth am sut mae'r gwasanaeth yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol, cysylltwch â ni gan ddefnyddio un o'r dulliau isod:

 

 E-bost : cynllunioargyferargyfyngau@rhondda-cynon-taf.gov.uk

 

Dros y ffôn : 01443 827726

 

Trwy lythyr : CBSRhCT, Cynllunio ar gyfer Argyfyngau, Tŷ Glantaf, Uned B23, Ystad Ddiwydiannol Trefforest , Pontypridd, CF37 5TT

Helpwch ni i wella - peidiwch â chynnwys gwybodaeth bersonol neu ariannol, e.e. eich Rhif Yswiriant Gwladol neu fanylion cerdyn credyd.