Sut rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol at ddibenion Cynllunio ar gyfer Argyfyngau
Mae'r Cyngor yn darparu gwasanaethau ar gyfer cymunedau lleol a'r bobl sy'n byw ynddyn nhw. Mae cynnal y gwaith yma'n golygu bod rhaid i ni gasglu a defnyddio gwybodaeth am y bobl rydyn ni'n darparu gwasanaethau ar eu cyfer nhw, a chadw cofnod o'r gwasanaethau yna. O ganlyniad i gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol am unigolion, mae rhaid i ni sicrhau eu bod nhw'n gwybod beth yw ein bwriad o ran defnyddio a rhannu eu gwybodaeth.
Rydyn ni wedi crynhoi yn yr Hysbysiad Preifatrwydd yma rai o'r ffyrdd allweddol rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol at ddibenion Cynllunio ar gyfer Argyfyngau. Dylech chi ddarllen yr wybodaeth yma yn ogystal â hysbysiad preifatrwydd corfforaethol y Cyngor.
1. Pwy ydyn ni? Beth ydyn ni'n ei wneud?
Mae'r adran cynllunio ar gyfer Argyfyngau'n gyfrifol am gydlynu a pharatoi cynlluniau wrth gefn i fynd i'r afael â heriau digwyddiadau mawr neu argyfyngau sy'n digwydd yn Rhondda Cynon Taf, er enghraifft, llifogydd.
Mae'r Grŵp Cynghori ar Ddiogelwch Digwyddiadau (ESAG) yn cwblhau cynllunio cyn digwyddiadau i sicrhau bod cynlluniau priodol ar waith i reoli, asesu risg a Chydlynu digwyddiadau yn effeithiol. 2. Pa fath o wybodaeth bersonol rydyn ni'n ei chadw ac am bwy mae’r wybodaeth yma?
Bydd y mathau o wybodaeth rydyn ni'n eu cadw a'u prosesu yn cynnwys:
Unigolion sydd wedi'u heffeithio gan Ddigwyddiadau neu Argyfyngau, megis y sawl sy'n dioddef a/neu'r sawl sy'n goroesi (a'u teulu a'u ffrindiau)
- Enw, Cyfeiriad, Dyddiad Geni, Rhif Ffôn, E-bost, Perthynas Agosaf, Gwybodaeth Iechyd.
Cleifion Dialysis
- Enw, Cyfeiriad, Gwybodaeth Iechyd
Gwirfoddolwyr, Staff (Y Cyngor ac Asiantaethau Phartner), Personél Ymatebwyr
- Enw, cyfeiriad, rhif ffôn, cyfeiriadau e-bost.
Trefnwyr Achlysur:
3. O ble mae'r gwasanaeth yn cael fy ngwybodaeth?
Byddwn ni'n cael yr wybodaeth yma gan amrywiaeth o bobl/sefydliadau, yn dibynnu ar y digwyddiad, neu gennych chi'ch hun pan fyddwch chi'n gyfrifol am gynnal achlysur
- Pan fyddwch chi, ffrindiau, cymdogion neu deulu yn llenwi ffurflen gofrestru neu log digwyddiad mewn canolfan orffwys.
- Ar gyfer Ymatebwyr Categori 1 a Chategori 2, byddwn yn derbyn gwybodaeth trwy Cymru Gydnerth
- Adrannau eraill y Cyngor, megis Iechyd yr Amgylchedd. Achlysuron ac ati
- Gwasanaethau Brys, fel y Gwasanaeth Tân, yr Heddlu ac ati
- Gwirfoddolwyr a Gweithwyr.
- Trefnwyr Achlysur
4. Beth fyddwn ni'n ei wneud gyda'ch gwybodaeth bersonol?
Byddwn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth er mwyn:
Paratoi ar gyfer digwyddiadau, ymateb iddyn nhw ac adfer ar eu hôl nhw.
Asesu risg a chydlynu Achlysuron.
Byddwn ni'n rhannu'ch gwybodaeth bersonol â thrydydd partïon o dro i dro, gan gynnwys ein contractwyr, partneriaid ymateb a chyrff statudol megis y Crwner.
5. Beth yw'r sail gyfreithiol o ran defnyddio'r wybodaeth yma?
Y sail gyfreithiol o ran ein defnydd o'ch gwybodaeth bersonol fel arfer fydd un neu ragor o'r canlynol:
a) Yn unol â'r goblygiadau statudol wedi'u gosod arnon ni, yn bennaf o dan Ddeddf Argyfyngau Sifil Posibl 2004, Rheoliadau Rheoli Peryglon Damweiniau Mawr 2015, Rheoliadau Diogelwch Piblinellau 1996 a Strategaeth Gwrthderfysgaeth y DU (CONTEST) yn bennaf.
b) Mae angen i ni ddefnyddio'ch gwybodaeth bersonol er mwyn cyflawni tasg er budd y cyhoedd neu wrth ymarfer awdurdod swyddogol fel rhan o'n swyddogaeth yn gorff cyhoeddus.
6. Ydy'r gwasanaeth yn rhannu fy ngwybodaeth bersonol ag unrhyw sefydliad arall?
Bydd y gwasanaeth yn rhannu'ch gwybodaeth bersonol ag asiantaethau partner i sicrhau'r dull gorau o baratoi ar gyfer argyfyngau, eu rheoli nhw ac adfer ar eu hôl nhw.
Ym mhob achos byddwn ni dim ond yn gwneud hyn i'r graddau rydyn ni o'r farn bod yr wybodaeth yn rhesymol ofynnol ar gyfer y dibenion yma.
Sefydliadau eraill:
- Yr Heddlu
- Gwasanaeth Tân ac Achub
- Iechyd
- Asiantaeth y Môr a Gwylwyr y Glannau
- Awdurdodau Cymraeg Lleol
- Cyfoeth Naturiol Cymru
- Cwmnïau cyfleustodau fel Dŵr Cymru a chwmnïau Nwy a Thrydan
- Systemau telathrebu
- Cwmnïau Cludiant
- Asiantaeth y Priffyrdd
- Y Gweithgor Iechyd a Diogelwch
- Y Groes Goch
- Ambiwlans Sant Ioan
- Llywodraeth Ganolog
- Llywodraeth Cymru
- Crwner
- Awdurdod Glo
- Gwasanaeth Achub y Pyllau
- Y Bathdy Brenhinol
- Lluoedd Milwrol
- Contractwyr
- Aelodau Etholedig
Mewn rhai sefyllfaoedd brys efallai y bydd angen i ni rannu gwybodaeth ag Adrannau Mewnol eraill y Cyngor fel a ganlyn:
- Adran Adnoddau Dynol i sicrhau lles staff sy’n ymwneud â’r argyfwng.
- Adran Gyllid lle mae 3ydd parti ar fai.
- Gwasanaethau Cyfreithiol at ddiben unrhyw achosion llys.
- Adran Iechyd a Diogelwch y Cyhoedd i gynorthwyo gyda llety dros dro
- Cyfadran Gwasanaethau Cymuned a Gwasanaethau i Blant i gynnig cymorth ymarferol, cyngor a help i bobl yn ystod yr argyfwng.
- Gwasanaeth Seicoleg Addysg i gynnig cymorth a chyngor i blant mewn canolfannau ymgilio
Mae'r Grŵp Cynghori ar Ddiogelwch Digwyddiadau
Mae gwybodaeth yn cael ei rhannu'n fewnol ag aelodau ESAG ar gyfer cynllunio achlysuron ac asesu risg yn briodol fel a ganlyn:
- Iechyd yr Amgylchedd
- Safonau Masnach
- Cymunedau Diogel
- Rheoli Adeiladu
- Hamdden
- Parciau a Chefn Gwlad
- Achlysuron
- Rheoli Traffig
- Priffyrdd
- Y Gwasanaethau Cymdeithasol
7. Am ba mor hir gaiff fy ngwybodaeth ei chadw?
Byddwn ni ond yn cadw eich gwybodaeth bersonol cyhyd â bod ei hangen arnon ni i gyflawni'r rheswm y cafodd ei darparu ar ei gyfer. Yn ymarferol bydd hyn yn amrywio:
- Cofrestr Risgiau Cymunedol– wedi'i diweddaru (adolygiad blynyddol);
- Contractau – wedi'u diweddaru (cyfnod adolygu blynyddol /statudol)
- Cofnodion / adroddiadau digwyddiadau – blwyddyn bresennol a 12 mlynedd (efallai'n hwy ar gyfer digwyddiadau sylweddol);
- Cofnodion hyfforddi – blwyddyn bresennol a 3 blynedd;
- Cynlluniau ar gyfer Argyfyngau – hyd y cynllun presennol ac 1 flwyddyn;
- Rheoliadau Rheoli Peryglon Damweiniau Mawr / Cynlluniau Diogelwch Piblinellau – Cyfnod adolygu ddim yn hwy na 3 blynedd;
8. Eich gwybodaeth, eich hawliau
Mae'r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol yn rhoi hawliau pwysig i chi, gan gynnwys yr hawl i gael gweld yr wybodaeth bersonol mae'r gwasanaethau yn ei chadw amdanoch chi.
Cliciwch yma am ragor o wybodaeth am eich hawliau o ran gwybodaeth a sut i'w defnyddio nhw.
9. Cysylltu â ni
Os oes unrhyw bryderon gyda chi neu pe hoffech chi wybod rhagor am sut rydyn ni'n trin eich gwybodaeth bersonol, mae modd i chi gysylltu â ni gan ddefnyddio'r dulliau isod:
Trwy e-bost: cynllunioargyferargyfyngau@rctcbc.gov.uk
Trwy Ffonio: 01443 827726
Drwy anfon llythyr: CBSRhCT, Cynllunio ar gyfer Argyfyngau, Tŷ Glantaf, Uned B23, Ystad Ddiwydiannol Trefforest, Pontypridd, CF37 5TT