Sut rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol at ddibenion Rheoli Ynni.

Mae'r Cyngor yn darparu gwasanaethau ar gyfer cymunedau lleol a'r bobl sy'n byw ynddyn nhw. Mae cynnal y gwaith yma yn golygu bod rhaid i ni gasglu a defnyddio gwybodaeth am y bobl rydyn ni'n darparu gwasanaethau ar eu cyfer nhw a chadw cofnod o'r gwasanaethau yma. O ganlyniad i gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol am unigolion, mae rhaid i ni sicrhau eu bod nhw'n gwybod beth yw ein bwriad o ran defnyddio a rhannu eu gwybodaeth. 

Rydyn ni wedi crynhoi yn yr hysbysiad preifatrwydd yma rai o'r ffyrdd allweddol rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol at ddibenion y Garfan Rheoli Ynni. Dylech chi ddarllen yr wybodaeth yma yn ogystal â hysbysiad preifatrwydd corfforaethol y Cyngor.

1. Pwy ydyn ni, beth ydyn ni'n ei wneud.

Mae'r Garfan Ynni (Carfan Rheoli Ynni Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf) yn gyfrifol am reoli holl faterion ynni, gan gynnwys caffael ynni, polisi a strategaeth rheoli ynni, effeithlonrwydd ynni, ynni adnewyddadwy, gwella a darparu cynlluniau arbed ynni. Mae hyn hefyd yn cynnwys cydweithio â chyflenwyr a darparwyr i sicrhau buddion cymdeithasol, economaidd ac amgylcheddol ar gyfer y Fwrdeistref Sirol.

 

Y Gwasanaeth yma yw prif ffynhonnell cyngor arbenigol ar ynni ac arfer orau y Cyngor. Mae'r gwasanaeth yn bwynt cyswllt ar gyfer Llywodraeth Cymru ar gyfer yr holl faterion yn ymwneud ag ynni.

2. Pa fath o wybodaeth bersonol ydyn ni'n ei chadw ac am bwy?

Rydyn ni'n defnyddio gwybodaeth bersonol ac ariannol sy'n cael ei darparu gan gontractwyr ac sy'n berthnasol i'r broses tendro nwyddau a gwasanaethau ar gyfer meysydd gwasanaeth RhCT er mwyn bodloni gofynion arbed ynni.

 

Mae modd i'r wybodaeth yma gynnwys manylion unigolion a/neu sefydliad y bydd yn cyngor yn sefydlu perthynas masnachu â nhw yn unol â gofynion darparu nwyddau, gwaith a gwasanaethau.

 

Mae'n bosib byddwn ni'n gofyn am yr wybodaeth ganlynol, er enghraifft:  

  • Enw, cyfeiriad, manylion cyswllt (rhif ffôn a chyfeiriad e-bost lle bo'n addas)
  • Dogfennau cwmni perthnasol ac ardystiadau sy'n profi cydymffurfiaeth
  • Gwybodaeth am y sefydliad a’r busnes  
  • Gwybodaeth ychwanegol sy'n berthnasol i ofynion y Broses Gaffael er mwyn ein galluogi ni i brosesu tendrau ar ran y Cyngor

Rydyn ni'n prosesu -

 

Gwybodaeth bersonol sy'n ymwneud â'r person dan sylw er mwyn darparu'r gwasanaethau sydd wedi'u nodi yn adran 1.

O ble mae'r gwasanaeth yn cael fy ngwybodaeth?

Mae'r wybodaeth sy'n cael ei defnyddio yn rhan o weithgareddau caffael yr awdurdod yn cael ei chasglu oddi ar borth gwefan e-Dendro Cymru. Dyma system ar-lein Llywodraeth Cymru sy'n cael ei defnyddio gan yr awdurdod (a sefydliadau eraill y sector cyhoeddus). Mae modd i gyflenwyr gofrestru ar y wefan yma gyda'r gobaith o sicrhau cyfleoedd busnes yn y dyfodol yn dilyn gweithgareddau caffael sy'n cael eu cynnal gan yr awdurdod er mwyn bodloni anghenion y gwasanaethau rheng flaen.

 

Mae'n bosibl y byddwn ni'n gofyn am ragor o fanylion cyswllt er mwyn cadw mewn cysylltiad gyda chi yn ystod cyfnod y contract er mwyn darparu nwyddau / gwaith a gwasanaethau.

4. Beth fyddwn ni'n ei wneud gyda'ch gwybodaeth bersonol?

Byddwn ni'n defnyddio'r wybodaeth bersonol sy'n cael ei chadw i - 

  • Gyflawni gweithgareddau'r Broses Caffael ar ran y Cyngor er mwyn bodloni ei anghenion ar gyfer darparu nwyddau/gwaith a gwasanaethau yn unig.     
  • Bydd y manylion cyswllt sy'n cael eu darparu yn cael eu defnyddio i gysylltu â chi yn ystod cyfnod y contract er mwyn darparu nwyddau / gwaith a gwasanaethau.

5. Beth ydy'r sail gyfreithiol o ran defnyddio'r wybodaeth yma?

Y sail gyfreithiol o ran ein defnydd o'ch gwybodaeth bersonol fel arfer fydd un neu ragor o'r canlynol: 

  • Rhaid prosesu'r wybodaeth bersonol yma er mwyn cyflawni'r contract.
  • Mae angen i ni brosesu gwybodaeth bersonol er mwyn cydymffurfio â'n rhwymedigaethau cyfreithiol, e.e. i gydymffurfio â chyfraith caffael.

6. Ydy'r gwasanaeth yn rhannu fy ngwybodaeth bersonol ag unrhyw sefydliad arall?

Na - mae'r wybodaeth yn cael ei chasglu i'w defnyddio yn fewnol o fewn y maes gwasanaeth yn unig. Fydd yr wybodaeth ddim yn cael ei rhannu gyda sefydliadau y tu allan i Gyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf a Llywodraeth Cymru.

7. Am faint o amser fydd y gwasanaeth yn cadw fy ngwybodaeth?

Fyddwn ni ond yn cadw eich gwybodaeth bersonol yn rhan o'r broses dendro ehangach ac ar gyfer cofnodion cyhyd â bod angen yn ôl rhwymedigaethau cyfreithiol.

 

Mae gofyn i ni gadw gwybodaeth yn unol â'r gofynion cyfreithiol safonol ac at ddibenion busnes. Mae modd i hyn fod rhwng:

 

Dogfennau Tendro / Dogfennau Contract (a'r holl wybodaeth gysylltiedig) - 1 flwyddyn (os nad yw'n llwyddiannus) 6/12 blwyddyn (os yw'n llwyddiannus)

 

Fodd bynnag, mae modd cadw gwybodaeth bersonol ar gyfer prosiectau ynni adnewyddadwy am hyd at 20 blynedd yn unol â chyfrifon Cymhelliant Gwres Adnewyddadwy a'r Tariff Cyflenwi Trydan. 

8. Eich gwybodaeth, eich hawliau

Mae'r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn rhoi hawliau pwysig i chi, gan gynnwys yr hawl i gael gweld yr wybodaeth bersonol mae'r gwasanaethau yn ei chadw amdanoch chi.

 

Edrychwch ar ragor o wybodaeth am eich hawliau gwybodaeth a sut i’w defnyddio nhw. 

9. Cysylltwch â ni

Os oes gyda chi unrhyw bryderon neu os ydych chi eisiau rhagor o wybodaeth am sut mae'r gwasanaeth yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol, cysylltwch â ni gan ddefnyddio un o'r dulliau isod:

 

E-bost : ynni@rctcbc.gov.uk

 

Ffôn : 01443 281189

          

Trwy lythyr : Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf, Eiddo Corfforaethol a Gwasanaethau Caffael,

                    

Tŷ Trevithick

Abercynon

Aberpennar

CF45 4UQ

Helpwch ni i wella - peidiwch â chynnwys gwybodaeth bersonol neu ariannol, e.e. eich Rhif Yswiriant Gwladol neu fanylion cerdyn credyd.