Sut rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol at ddibenion Rheoli Ynni.
Mae'r Cyngor yn darparu gwasanaethau ar gyfer cymunedau lleol a'r bobl sy'n byw ynddyn nhw. Mae cynnal y gwaith yma yn golygu bod rhaid i ni gasglu a defnyddio gwybodaeth am y bobl rydyn ni'n darparu gwasanaethau ar eu cyfer nhw a chadw cofnod o'r gwasanaethau yma. O ganlyniad i gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol am unigolion, mae rhaid i ni sicrhau eu bod nhw'n gwybod beth yw ein bwriad o ran defnyddio a rhannu eu gwybodaeth.
Rydyn ni wedi crynhoi yn yr hysbysiad preifatrwydd yma rai o'r ffyrdd allweddol rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol at ddibenion y Garfan Rheoli Ynni. Dylech chi ddarllen yr wybodaeth yma yn ogystal â hysbysiad preifatrwydd corfforaethol y Cyngor.
1. Pwy ydyn ni, beth ydyn ni'n ei wneud.
|
Mae'r Garfan Ynni (Carfan Rheoli Ynni Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf) yn gyfrifol am reoli holl faterion ynni, gan gynnwys caffael ynni, polisi a strategaeth rheoli ynni, effeithlonrwydd ynni, ynni adnewyddadwy, gwella a darparu cynlluniau arbed ynni. Mae hyn hefyd yn cynnwys cydweithio â chyflenwyr a darparwyr i sicrhau buddion cymdeithasol, economaidd ac amgylcheddol ar gyfer y Fwrdeistref Sirol.
Y Gwasanaeth yma yw prif ffynhonnell cyngor arbenigol ar ynni ac arfer orau y Cyngor. Mae'r gwasanaeth yn bwynt cyswllt ar gyfer Llywodraeth Cymru ar gyfer yr holl faterion yn ymwneud ag ynni.
|
2. Pa fath o wybodaeth bersonol ydyn ni'n ei chadw ac am bwy?
|
Rydyn ni'n defnyddio gwybodaeth bersonol ac ariannol sy'n cael ei darparu gan gontractwyr ac sy'n berthnasol i'r broses tendro nwyddau a gwasanaethau ar gyfer meysydd gwasanaeth RhCT er mwyn bodloni gofynion arbed ynni.
Mae modd i'r wybodaeth yma gynnwys manylion unigolion a/neu sefydliad y bydd yn cyngor yn sefydlu perthynas masnachu â nhw yn unol â gofynion darparu nwyddau, gwaith a gwasanaethau.
Mae'n bosib byddwn ni'n gofyn am yr wybodaeth ganlynol, er enghraifft:
- Enw, cyfeiriad, manylion cyswllt (rhif ffôn a chyfeiriad e-bost lle bo'n addas)
- Dogfennau cwmni perthnasol ac ardystiadau sy'n profi cydymffurfiaeth
- Gwybodaeth am y sefydliad a’r busnes
- Gwybodaeth ychwanegol sy'n berthnasol i ofynion y Broses Gaffael er mwyn ein galluogi ni i brosesu tendrau ar ran y Cyngor
Rydyn ni'n prosesu -
Gwybodaeth bersonol sy'n ymwneud â'r person dan sylw er mwyn darparu'r gwasanaethau sydd wedi'u nodi yn adran 1.
|
O ble mae'r gwasanaeth yn cael fy ngwybodaeth?
|
Mae'r wybodaeth sy'n cael ei defnyddio yn rhan o weithgareddau caffael yr awdurdod yn cael ei chasglu oddi ar borth gwefan e-Dendro Cymru. Dyma system ar-lein Llywodraeth Cymru sy'n cael ei defnyddio gan yr awdurdod (a sefydliadau eraill y sector cyhoeddus). Mae modd i gyflenwyr gofrestru ar y wefan yma gyda'r gobaith o sicrhau cyfleoedd busnes yn y dyfodol yn dilyn gweithgareddau caffael sy'n cael eu cynnal gan yr awdurdod er mwyn bodloni anghenion y gwasanaethau rheng flaen.
Mae'n bosibl y byddwn ni'n gofyn am ragor o fanylion cyswllt er mwyn cadw mewn cysylltiad gyda chi yn ystod cyfnod y contract er mwyn darparu nwyddau / gwaith a gwasanaethau.
|
4. Beth fyddwn ni'n ei wneud gyda'ch gwybodaeth bersonol?
|
Byddwn ni'n defnyddio'r wybodaeth bersonol sy'n cael ei chadw i -
- Gyflawni gweithgareddau'r Broses Caffael ar ran y Cyngor er mwyn bodloni ei anghenion ar gyfer darparu nwyddau/gwaith a gwasanaethau yn unig.
- Bydd y manylion cyswllt sy'n cael eu darparu yn cael eu defnyddio i gysylltu â chi yn ystod cyfnod y contract er mwyn darparu nwyddau / gwaith a gwasanaethau.
|
5. Beth ydy'r sail gyfreithiol o ran defnyddio'r wybodaeth yma?
|
Y sail gyfreithiol o ran ein defnydd o'ch gwybodaeth bersonol fel arfer fydd un neu ragor o'r canlynol:
- Rhaid prosesu'r wybodaeth bersonol yma er mwyn cyflawni'r contract.
- Mae angen i ni brosesu gwybodaeth bersonol er mwyn cydymffurfio â'n rhwymedigaethau cyfreithiol, e.e. i gydymffurfio â chyfraith caffael.
|
6. Ydy'r gwasanaeth yn rhannu fy ngwybodaeth bersonol ag unrhyw sefydliad arall?
|
Na - mae'r wybodaeth yn cael ei chasglu i'w defnyddio yn fewnol o fewn y maes gwasanaeth yn unig. Fydd yr wybodaeth ddim yn cael ei rhannu gyda sefydliadau y tu allan i Gyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf a Llywodraeth Cymru.
|
7. Am faint o amser fydd y gwasanaeth yn cadw fy ngwybodaeth?
|
Fyddwn ni ond yn cadw eich gwybodaeth bersonol yn rhan o'r broses dendro ehangach ac ar gyfer cofnodion cyhyd â bod angen yn ôl rhwymedigaethau cyfreithiol.
Mae gofyn i ni gadw gwybodaeth yn unol â'r gofynion cyfreithiol safonol ac at ddibenion busnes. Mae modd i hyn fod rhwng:
Dogfennau Tendro / Dogfennau Contract (a'r holl wybodaeth gysylltiedig) - 1 flwyddyn (os nad yw'n llwyddiannus) 6/12 blwyddyn (os yw'n llwyddiannus)
Fodd bynnag, mae modd cadw gwybodaeth bersonol ar gyfer prosiectau ynni adnewyddadwy am hyd at 20 blynedd yn unol â chyfrifon Cymhelliant Gwres Adnewyddadwy a'r Tariff Cyflenwi Trydan.
|
8. Eich gwybodaeth, eich hawliau
9. Cysylltwch â ni
|
Os oes gyda chi unrhyw bryderon neu os ydych chi eisiau rhagor o wybodaeth am sut mae'r gwasanaeth yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol, cysylltwch â ni gan ddefnyddio un o'r dulliau isod:
E-bost : ynni@rctcbc.gov.uk
Ffôn : 01443 281189
Trwy lythyr : Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf, Eiddo Corfforaethol a Gwasanaethau Caffael,
Tŷ Trevithick
Abercynon
Aberpennar
CF45 4UQ
|