Hysbysiad preifatrwydd mewn perthynas â phrosesu data personol gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf at ddiben gweinyddu Rheoliadau Gweithdrefn Gwynion y Gwasanaethau Cymdeithasol (Cymru).
Cyflwyniad
Bwriad yr hysbysiad preifatrwydd yma yw darparu gwybodaeth am sut y bydd Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf (cyfeirir ato fel 'Cyngor Rhondda Cynon Taf', 'y Cyngor', 'Awdurdod Lleol', 'ni') yn defnyddio (neu 'brosesu') data personol am unigolion at ddibenion gweinyddu Rheoliadau Gweithdrefn Gwynion y Gwasanaethau Cymdeithasol (Cymru).
Er ein bod ni wedi ceisio gwneud yr hysbysiad preifatrwydd yma mor glir a chryno â phosibl, mae'n bosibl y bydd y categorïau o ddata personol rydyn ni'n eu prosesu yn amrywio yn dibynnu ar y gŵyn ar bobl sy'n ymwneud â'r gŵyn. Os oes angen rhagor o wybodaeth arnoch chi yn ymwneud â chŵyn benodol, mae croeso i chi gysylltu â ni drwy ddefnyddio'r manylion cyswllt isod.
Dylech chi ddarllen yr hysbysiad yma yn ogystal â hysbysiad preifatrwydd corfforaethol y Cyngor.
Y Rheolydd Data
Y Cyngor yw'r rheolydd data ar gyfer y data personol a gaiff eu prosesu at ddibenion gweinyddu Rheoliadau Gweithdrefn Gwynion y Gwasanaethau Cymdeithasol (Cymru) .
Mae'r Cyngor wedi'i gofrestru â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel rheolydd. Ei gyfeirnod yw Z4870100.
Ymholiadau yn ymwneud â'r hysbysiad preifatrwydd yma
Os oes gyda chi unrhyw gwestiynau neu ymholiadau yn ymwneud â'r hysbysiad preifatrwydd yma, cysylltwch â'r Garfan Adborth, Ymgysylltu a Chwynion Cwsmeriaid:
E-bostiwch: AdborthCwsmeriaid@rctcbc.gov.uk
Drwy ffonio: 01443 281475
Pwy ydyn ni a beth rydyn ni'n ei wneud?
Mae'r Garfan Adborth, Ymgysylltu a Chwynion Cwsmeriaid yn gyfrifol am reoli cwynion sy'n ymwneud â gwasanaethau Gofal Cymdeithasol i Oedolion a Gofal Cymdeithasol i Blant o dan Broses Gwyno'r Gwasanaethau Cymdeithasol (Cymru).
Mae Rheoliadau Gweithdrefn Gwynion y Gwasanaethau Cymdeithasol (Cymru) yn rhoi ffordd i unigolion, a'u cynrychiolwyr lle bo'n briodol, godi pryderon ynghylch gwasanaethau Gofal Cymdeithasol i Oedolion a Gofal Cymdeithasol i Blant. Ein nod yw sicrhau bod cwynion yn cael eu trin yn deg, yn gyson ac mor gyflym â phosibl, gan ddarparu cyfleoedd i ddysgu o adborth a gwella gwasanaethau. Mae'r rheoliadau yn rhoi pwyslais cryf ar ddatrys pryderon cyn gynted â phosibl ac, os dydy hynny ddim yn bosibl, mae'n caniatáu ymchwiliad ffurfiol i'r gŵyn.
Y mathau o ddata personol rydyn ni'n eu prosesu
Mae hawl i ni brosesu data personol sy'n ymwneud â'r unigolion canlynol at ddiben ymateb i gŵyn o dan Rheoliadau Gweithdrefn Gwynion y Gwasanaethau Cymdeithasol (Cymru):
- Pobl sy'n gwneud cwyn am wasanaethau Gofal Cymdeithasol i Oedolion neu Gofal Cymdeithasol i Blant;
- Pobl sy'n derbyn gwasanaethau Gofal Cymdeithasol i Oedolion neu Ofal Cymdeithasol i Blant ac sy'n gysylltiedig â'r gŵyn;
- Rhieni, gwarcheidwaid, cynhalwyr (gofalwyr), eiriolwyr, cyfreithwyr a phobl eraill sydd wedi'u hawdurdodi i weithredu ar ran rhywun;
- Aelodau o staff, rhieni maeth, darparwyr gwasanaethau a gomisiynwyd a gweithwyr proffesiynol eraill sy'n ymwneud â'r gŵyn;
- Pobl eraill sydd, o bosibl, yn gallu darparu gwybodaeth neu gynorthwyo gydag ymchwiliad i gŵyn.
Y mathau o ddata personol rydyn ni'n eu prosesu
Mae hawl i ni brosesu'r categorïau canlynol o ddata personol at ddiben delio â chwyn o dan Rheoliadau Gweithdrefn Gwynion y Gwasanaethau Cymdeithasol (Cymru):
- Manylion personol, megis enw, cyfeiriad, dyddiad geni a manylion cyswllt);
- Gwybodaeth am y gŵyn, gan gynnwys y materion sydd wedi'u codi, gohebiaeth, y canlyniadau sy'n cael eu dymuno ac unrhyw gamau sydd wedi'u cymryd;
- Gwybodaeth am wasanaethau Gofal Cymdeithasol i Oedolion neu Ofal Cymdeithasol i Blant, lle bo hynny'n berthnasol i'r gŵyn;
- Gwybodaeth am aelodau o'r teulu, cynhalwyr, cynrychiolwyr ac unigolion eraill sy'n ymwneud â'r gŵyn;
- Gwybodaeth gan aelodau o staff, darparwyr gwasanaethau a gweithwyr proffesiynol eraill sy'n ymwneud â'r gŵyn;
- Data personol o gategori arbennig, megis gwybodaeth sy'n ymwneud ag iechyd unigolyn ac anghenion gofal a chymorth, lle mae hynny'n berthnasol i ymchwilio i gŵyn a'i datrys.
Pam rydyn ni'n prosesu data personol
Rydyn ni'n prosesu'r data personol i ymdrin â chwynion o dan Rheoliadau Gweithdrefn Gwynion y Gwasanaethau Cymdeithasol (Cymru). Mae'n bosibl y bydd hyn yn cynnwys, ond heb ei gyfyngu i'r gweithgareddau canlynol:
- Derbyn, cofnodi a chydnabod cwynion;
- Cysylltu ag unigolion mewn perthynas â chwyn;
- Asesu, ymchwilio ac ymateb i gwynion;
- Casglu gwybodaeth o gofnodion, gwasanaethau ac unigolion perthnasol sy'n ymwneud â chwyn;
- Trefnu ymchwiliadau annibynnol lle bo angen;
- Cywiro pethau lle mae pryderon wedi'u nodi;
- Dysgu o gwynion a gwella gwasanaethau;
- Cynhyrchu gwybodaeth reoli ac adroddiadau dienw am gwynion sydd wedi eu derbyn.
Ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu'r data personol
O dan y Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR), ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu'r data personol i ymdrin â chwynion o dan Rheoliadau Gweithdrefn Gwynion y Gwasanaethau Cymdeithasol (Cymru) yw:
- Rhwymedigaeth Gyfreithiol - Erthygl 6(1)(c) – prosesu sy'n angenrheidiol ar gyfer rhwymedigaeth gyfreithiol sydd wedi'i rhoi i'r rheolwr.
- Tasg Gyhoeddus – Erthygl 6 (1)(e) – prosesu sy'n angenrheidiol ar gyfer cyflawni tasg er budd y cyhoedd neu arfer awdurdod swyddogol sydd wedi'i roi i'r rheolydd.
- Budd sylweddol i'r cyhoedd - Erthygl 9 (2) (g) - prosesu sy'n angenrheidiol er budd sylweddol y cyhoedd, ar sail cyfraith Undebol neu aelod-wladwriaeth sy'n gyfraneddol i'r nod a ddilynir ac sy'n darparu mesurau diogelu priodol ar gyfer hawliau a buddiannau'r unigolion y mae'r data'n ymwneud â nhw.
Amod Deddf Diogelu Data 2018
- Atodiad 1, Rhan 2, Paragraff 6 - Statudol a Dibenion y Llywodraeth.
Mae'r ddeddfwriaeth, y rheoliadau a'r canllawiau sylfaenol sy'n ategu hyn yn cynnwys, ond heb eu cyfyngu i:
- Rheoliadau Gweithdrefn Gwynion y Gwasanaethau Cymdeithasol (Cymru) 2014
- Canllaw ar ymdrin â chwynion a sylwadau gan Wasanaethau Cymdeithasol Awdurdodau Lleol.
- Deddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant (Cymru) 2014.
- Deddf Gwasanaethau Cymdeithasol Awdurdodau Lleol 1970.(Dyma'r ddeddfwriaeth alluogi sy'n cael ei chyfeirio ati yn y Rheoliadau.)
Gan bwy neu o ble rydyn ni'n cael data personol
Mae'n bosibl y byddwn ni'n derbyn y data personol gan unigolion neu sefydliadau yn y categorïau canlynol:
- Y person sy'n gwneud y gŵyn ac unrhyw un sy'n gweithredu ar eu rhan;
- Cofnodion Gofal Cymdeithasol i Oedolion a Gofal Cymdeithasol i Blant y mae'r Cyngor yn eu cadw;
- Gweithwyr y Cyngor, rhieni maeth, darparwyr gwasanaethau a gomisiynwyd a gweithwyr proffesiynol eraill sy'n
ymwneud â'r gŵyn;
- Sefydliadau eraill sy'n ymwneud â darparu gofal, cymorth neu wasanaethau sy'n berthnasol i'r gŵyn;
- Unigolion eraill sydd, efallai, yn gallu darparu gwybodaeth neu gynorthwyo gydag ymchwiliad i gŵyn.
Gyda phwy rydyn ni'n rhannu data personol?
Mae hawl i ni rannu data personol â'r sefydliadau a'r unigolion canlynol at ddiben delio â chwyn o dan Rheoliadau Gweithdrefn Gwynion y Gwasanaethau Cymdeithasol (Cymru).
Dim ond y lleiafswm o wybodaeth bersonol sydd ei hangen at y diben fydd yn cael ei rhannu. Bydd yr wybodaeth sy'n cael ei rhannu a'r bobl y mae'n cael ei rhannu â nhw yn dibynnu ar natur y gŵyn a'r unigolion a'r sefydliadau sy'n ymwneud â'r gŵyn. Er mwyn ymchwilio i gŵyn, ei hystyried ac ymateb iddi, efallai y bydd angen rhannu gwybodaeth berthnasol â'r rhai sy'n ymwneud yn uniongyrchol â'r materion sy'n cael eu codi. Heb rannu gwybodaeth berthnasol yn y modd yma, efallai na fyddwn ni'n gallu ymchwilio'n llawn i gwyn na'i datrys.
|
Pwy
|
Diben
|
|
Y carfanau perthnasol ym maes Gofal Cymdeithasol i Oedolion a Gofal Cymdeithasol i Blant yn y Cyngor
|
I ymchwilio i'r gŵyn ac ymateb iddi.
|
|
Gweithwyr y Cyngor sy'n ymwneud â'r materion a godwyd gan y gŵyn
|
I ddeall beth ddigwyddodd a thrafod y materion a godwyd.
|
|
Darparwyr gofal a gwasanaethau a gomisiynwyd sy'n gweithredu ar ran y Cyngor
|
Ymchwilio i gwynion am wasanaethau y maen nhw wedi'u darparu ac ymateb i'r pryderon sydd wedi'u codi.
|
|
Ymchwilwyr Annibynnol a Phersonau Annibynnol
|
I gynnal ymchwiliad annibynnol lle mae hynny'n ofynnol.
|
|
Sefydliadau iechyd ac asiantaethau partner
|
Lle maen nhw'n dal yr wybodaeth sydd ei hangen i ymchwilio i'r gŵyn.
|
|
Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru
|
Pan mae'r gŵyn yn cael ei chyfeirio at yr Ombwdsmon i'w hadolygu.
|
|
Gofal Cymdeithasol Cymru, asiantaethau diogelu neu'r Heddlu
|
Lle mae angen rhannu gwybodaeth i gyflawni cyfrifoldebau cyfreithiol, diogelu neu reoleiddiol.
|
Proseswyr Data
Prosesydd data yw cwmni neu sefydliad sy'n prosesu data personol ar ein rhan am ddiben sydd wedi'i gytuno. Er bod hawl i'n proseswyr data gyflawni swyddogaethau neu wasanaethau ar ein rhan, rhaid iddyn nhw brosesu data personol yn unol â chyfarwyddiadau a gofynion cytundebol y Cyngor yn unig. Does ganddyn nhw ddim hawl i ddefnyddio'r data personol at eu dibenion eu hunain na'i rannu ag eraill oni bai bod y gyfraith yn rhoi'r hawl iddyn nhw wneud hynny. Mae'n ofynnol iddyn nhw gadw data personol yn ddiogel a'i gadw dim ond cyhyd ag y bydd ei angen i ddarparu'r gwasanaeth.
Y categorïau o brosesyddion data rydyn ni'n eu defnyddio at ddiben ymateb i gwynion o dan Rheoliadau Gweithdrefn Gwynion y Gwasanaethau Cymdeithasol (Cymru) yw:
- Ymchwilwyr annibynnol a benodwyd i gynnal ymchwiliadau ffurfiol i gwynion ar ran y Cyngor, lle bo hynny'n briodol;
- Cyflenwyr systemau technoleg gwybodaeth a darparwyr cymorth.
Am ba mor hir y byddwn ni'n cadw'r data personol?
Rydyn ni'n cadw'r data personol sydd wedi'u cynnwys yn rhan o'n cofnodion cwynion Gwasanaethau Cymdeithasol ar gyfer:
|
Hyd
|
Rheswm
|
|
10 mlynedd o ddyddiad cau'r gŵyn
|
Cadw cofnod priodol o'r gŵyn, yr ymchwiliad, y canfyddiadau a'r canlyniad, yn unol â threfniadau cadw cofnodion cwynion y Cyngor.
|
Er mwyn dilyn egwyddor storio data Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol, mae'r cofnodion yn cael eu hadolygu'n rheolaidd. Fydd yr holl ddata personol ddim yn cael ei gadw am y cyfnod cadw llawn. Dim ond gwybodaeth sy'n rhan o gofnod swyddogol y gŵyn - megis y gŵyn ei hun, y dystiolaeth a ystyriwyd, y canfyddiadau, y penderfyniadau a'r canlyniadau - sy'n cael eu cadw yn unol â threfniadau cadw cofnodion y Cyngor.
Bydd unrhyw wybodaeth sy'n amherthnasol yn y tymor hir neu sy'n amherthnasol yn dystiolaethol yn cael ei dinistrio yn y cwrs busnes arferol. Er enghraifft, efallai fydd dim angen cadw drafftiau o ymatebion, copïau o ddogfennau, trefniadau ar gyfer cyfarfodydd, neu negeseuon e-bost mewnol a ddefnyddiwyd i gydlynu'r ymchwiliad am y cyfnod cadw llawn, os dydyn nhw ddim yn rhan o gofnod swyddogol y gŵyn.
Eich hawliau o ran diogelu data
Mae'r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn rhoi hawliau pwysig i unigolion, gan gynnwys yr hawl i gael gweld data personol mae'r Cyngor yn eu cadw amdanoch chi.
Cliciwch yma i gael rhagor o wybodaeth ynghylch eich hawliau o ran gwybodaeth a sut i'w harfer nhw.
Eich hawl i wneud cwyn i'r Cyngor ynghylch diogelu data
Mae gennych chi'r hawl i godi pryder os ydych chi'n credu na chafodd eich data personol eu trin yn briodol wrth ddelio â'ch cwyn o dan Rheoliadau Gweithdrefn Gwynion y Gwasanaethau Cymdeithasol (Cymru).
Ble bynnag y bo modd, rydyn ni'n eich annog chi i godi eich pryderon gyda'r person neu'r garfan sy'n delio â'ch cwyn yn y lle cyntaf, gan bod modd datrys llawer o faterion yn gyflym drwy alwad ffôn neu e-bost.
Mae modd i chi gysylltu â'r garfan Adborth, Ymgysylltu a Chwynion Cwsmeriaid gan ddefnyddio un o'r dulliau canlynol:
- Ebost: AdborthCwsmeriaid@rctcbc.gov.uk
Fel arall, mae modd i chi gyflwyno cwyn ffurfiol drwy Cynllun Adborth Cwsmeriaid y Cyngor neu drwy anfon e-bost at Garfan Rheoli Gwybodaeth y Cyngor: Rheoli.Gwybodaeth@rctcbc.gov.uk, sy'n gyfrifol am oruchwylio diogelu data yn y Cyngor.
Eich hawl i gysylltu â charfan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth i leisio cwyn ynghylch diogelu data
Mae gennych chi hefyd yr hawl i gwyno wrth Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth os ydych chi'n anfodlon ar y ffordd rydyn ni wedi defnyddio eich data personol neu'r ffordd rydyn ni wedi ymdrin â'ch cwyn ynghylch diogelu data. Serch hynny, rydyn ni'n eich annog i gysylltu â ni yn gyntaf a rhoi cyfle i ni ymchwilio i'ch pryder a chywiro pethau.
Mae modd cysylltu â'r SCG fel a ganlyn:
- Cyfeiriad: Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Swydd Gaer, SK9 5AF
- Rhif y Llinell Gymorth: 0303 123 1113