Cael mynediad at eich gwybodaeth – Yr Hyn Sydd Angen i Chi Ei Wybod
Mae'r hysbysiad yma'n esbonio sut mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol pan fyddwch chi'n gwneud cais am fynediad at ddata gan y testun. Cais am fynediad at ddata gan y testun yw pan fyddwch chi'n gofyn am weld y data personol sydd gan y Cyngor amdanoch chi, neu am rywun rydych chi wedi'ch awdurdodi'n gyfreithiol i'w gynrychioli.
Mae'n ofynnol i ni yn ôl y gyfraith ymateb i geisiadau am fynediad at ddata gan y testun o dan Reoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU a Deddf Diogelu Data 2018. Pwrpas yr hysbysiad yma yw esbonio pa wybodaeth rydyn ni'n ei defnyddio, pam rydyn ni'n ei defnyddio, a sut rydyn ni'n ei thrin wrth ymateb i'ch cais.
Os ydych chi'n gofyn am fynediad i'ch cofnodion gofal cymdeithasol, darllenwch ein Hysbysiad Preifatrwydd Cais am Fynediad at Ddata gan y Testun Gofal Cymdeithasol, sy'n esbonio sut mae'r ceisiadau hynny'n cael eu trin yn fanylach.
Am ragor o wybodaeth am sut mae'r Cyngor yn trin data personol, mae modd i chi hefyd ddarllen ein prif wybodaeth diogelu data ar ein gwefan:
Diogelu Data - Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf
Pwy sy'n gyfrifol am eich gwybodaeth?
Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf sy'n gyfrifol am ofalu am eich gwybodaeth bersonol pan fyddwch chi'n gwneud cais Mynediad at Wybodaeth. Yn nhermau cyfreithiol, rydyn ni'n cael ein hadnabod fel y “rheolydd data”.
Rydyn ni wedi cofrestru gyda Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO), corff annibynnol y DU ar gyfer diogelu data o dan y rhif cyfeirnod Z4870100.
Oes gyda chi gwestiynau neu angen help?
Os oes gyda chi unrhyw gwestiynau am yr hysbysiad preifatrwydd yma neu sut mae eich gwybodaeth bersonol yn cael ei defnyddio pan fyddwch chi'n gwneud cais am fynediad at ddata gan y testun, mae modd i chi gysylltu â Charfan Rheoli Gwybodaeth y Cyngor:
Rheoli.Gwybodaeth@rctcbc.gov.uk
01443 562289
Mae modd i'r garfan roi cyngor, egluro unrhyw ran o'r broses, a'ch helpu i ddeall sut y bydd eich cais yn cael ei drin.
Beth yw Cais am Fynediad at Ddata gan y Testun?
Cais am fynediad at ddata gan y testun yw cais a wnewch i weld yr wybodaeth bersonol sydd gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf amdanoch chi, neu am rywun rydych chi wedi'ch awdurdodi'n gyfreithiol i'w gynrychioli.
Mae modd i chi wneud cais am fynediad at ddata gan y testun yn y sefyllfaoedd canlynol:
- Os mai chi yw'r person sy'n gwneud cais am eich gwybodaeth bersonol chi
- Rydych chi'n helpu rhywun arall i wneud cais, gyda'u caniatâd.
- Mae gyda chi awdurdod cyfreithiol i weithredu ar ran person arall, er enghraifft drwy gyfrifoldeb rhiant, atwrneiaeth, neu orchymyn llys.
Ym mhob achos, rhaid i ni gadarnhau eich hunaniaeth cyn ymateb. Os ydych chi'n gweithredu ar ran rhywun arall, bydd angen i ni weld tystiolaeth o'ch awdurdod i wneud hynny hefyd.
Gwybodaeth bersonol pwy ydyn ni'n ei defnyddio wrth ymdrin â Chais am Fynediad at Ddata gan y Testun?
Pan fyddwn yn ymdrin â Chais am Fynediad at Ddata gan y Testun, rydyn ni'n prosesu data personol sy'n ymwneud â dau brif grŵp o bobl:
1. Y sawl sy'n gwneud y cais
Gall yr isod fod yn rhan o hyn:
- Chi, os ydych chi'n gofyn am eich data personol eich hun
- Rhywun sy'n gweithredu gyda'ch caniatâd, fel ffrind neu aelod o'r teulu yn eich helpu i wneud y cais
- Rhywun sydd â'r awdurdod cyfreithiol i weithredu ar eich rhan, megis cyfreithiwr, rhiant, neu berson â phŵer atwrnai
2. Pobl y mae eu gwybodaeth wedi'i chynnwys yn y cofnodion y gofynnir amdanyn nhw
Mae modd i'r wybodaeth rydych chi'n gofyn amdani gynnwys data personol am unigolion eraill. Gan ddibynnu ar natur y cofnodion dan sylw, gallai hyn gynnwys:
- Aelodau o'r teulu neu bobl eraill sy'n gysylltiedig â'r wybodaeth rydych chi wedi gofyn amdani
- Staff y Cyngor neu weithwyr proffesiynol sy'n ymwneud â darparu gwasanaethau
- Unigolion a oedd yn rhan o'r un ohebiaeth, cyfarfod neu ryngweithio
- Trydydd partïon a gaiff eu crybwyll yn y cofnodion
Rydyn ni'n gwirio'r wybodaeth yn ofalus felly dim ond yr hyn y caniateir i ni ei rannu rydyn ni'n ei rannu.
Pa fath o wybodaeth rydyn ni'n ei defnyddio pan fyddwch chi'n gwneud Ceisiadau am Fynediad at Ddata gan y Testun?
Pan fyddwch chi'n gwneud cais am fynediad at ddata gan y testun, mae angen rhywfaint o wybodaeth sylfaenol arnom ni i'n helpu i gadarnhau pwy ydych chi ac i ddod o hyd i'r cofnodion rydych chi wedi gofyn amdanyn nhw. Gall yr isod fod yn rhan o hyn:
- Eich enw a manylion cyswllt (megis cyfeiriad, rhif ffôn, cyfeiriad e-bost)
- Prawf o'ch hunaniaeth, er enghraifft pasbort, trwydded yrru, neu ddogfen swyddogol arall
- Os ydych chi'n gweithredu ar ran rhywun arall, tystiolaeth bod gyda chi eu caniatâd neu eu hawdurdod cyfreithiol i wneud hynny, megis:
- Llythyr awdurdodi wedi'i lofnodi, neu
- Prawf o awdurdod cyfreithiol (e.e., cyfrifoldeb rhiant, atwrneiaeth, neu orchymyn llys)
- Unrhyw fanylion ychwanegol a all ein helpu i ddod o hyd i'r wybodaeth gywir, megis enw a dyddiad geni'r person y mae'r cais yn ymwneud ag ef
Rydyn ni'n defnyddio'r wybodaeth yma i gadarnhau eich hunaniaeth, deall eich cais, a sicrhau ein bod yn ei thrin yn ddiogel ac yn gyfreithlon.
Unwaith y byddwn ni wedi cadarnhau pwy ydych chi, byddwn ni'n chwilio am y cofnodion rydych chi wedi gofyn amdanyn nhw. Bydd yr wybodaeth y byddwn ni'n ei chanfod yn dibynnu ar natur eich cyswllt, rhyngweithiadau, neu ymwneud â'r Cyngor. Byddai modd i hyn gynnwys:
- Nodiadau neu gofnodion a grëwyd gan swyddogion y Cyngor
- Llythyrau, negeseuon e-bost, ffurflenni neu ddogfennau rydych chi wedi'u hanfon at y Cyngor
- Cofnodion o gyfarfodydd, cyfathrebiadau, neu benderfyniadau
- Gwybodaeth am wasanaethau neu gymorth rydych chi wedi'i dderbyn
- Manylion sy'n berthnasol i'ch amgylchiadau neu'r mater y gwnaethoch gysylltu â ni yn ei gylch
Mae modd i rai cofnodion hefyd gynnwys gwybodaeth bersonol am bobl eraill. Rydyn ni'n gwirio hyn yn ofalus, ac efallai y bydd angen i ni ddileu neu guddio gwybodaeth am eraill os nad ydyn ni'n cael caniatâd i'w rhannu.
Pam ydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol?
Rydyn ni'n defnyddio eich gwybodaeth bersonol fel bod modd i ni ymateb i'ch cais am fynediad at ddata gan y testun yn ddiogel, yn gywir, ac mewn ffordd sy'n eich cefnogi. Mae'r isod yn rhan o hyn:
- Cadw cofnod o'ch cais
- Gwirio pwy ydych chi (ac a oes gyda chi awdurdod cyfreithiol neu ganiatâd i weithredu ar ran rhywun arall, os oes angen)
- Gofyn am ragor o fanylion os oes angen help arnom ni i ddod o hyd i'r cofnodion cywir, er enghraifft, am ddyddiadau, digwyddiadau, neu bobl dan sylw
- Chwilio am y cofnodion rydych chi wedi gofyn amdanyn nhw
- Adolygu'r wybodaeth i wneud yn siŵr ei bod yn briodol i'w rhannu
- Mewn rhai achosion, cysylltu â phobl a gaiff eu henwi yn y cofnodion i ofyn am eu caniatâd cyn rhannu eu gwybodaeth
- Anfon eich ymateb yn ddiogel
Beth sy'n rhoi'r hawl gyfreithiol inni ddefnyddio eich gwybodaeth?
Mae gyda ni hawl i ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol oherwydd bod y gyfraith yn dweud bod yn rhaid i ni wneud hynny. O dan Reoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU, ein rheswm cyfreithiol (neu “sail gyfreithiol”) dros wneud hyn yw:
Erthygl 6(1)(c) – Rhwymedigaeth gyfreithiol:
Mae'n ofynnol yn ôl y gyfraith i ni ymateb i geisiadau am fynediad at ddata gan y testun o dan Ddeddf Diogelu Data 2018 a Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol y DU.
O ble mae'r wybodaeth yma'n dod?
I ymateb i'ch cais am fynediad at ddata gan y testun, rydyn ni'n casglu gwybodaeth yn uniongyrchol gan:
- Chi, pan fyddwch chi'n anfon eich cais aton ni
- Eich cynrychiolydd, os yw rhywun yn gwneud y cais ar eich rhan
Mae'r cofnodion rydyn ni'n eu darparu mewn ymateb i'ch cais am fynediad at ddata gan y testun yn dod o wybodaeth sydd gan y Cyngor eisoes. Mae'r cofnodion yma'n cael eu creu yn rhan o'r gwasanaethau, y gefnogaeth, neu'r rhyngweithiadau rydych chi wedi'u cael gyda'r Cyngor.
Pwy ydyn ni'n rhannu eich gwybodaeth bersonol gyda?
Er mwyn prosesu eich cais am fynediad at ddata gan y testun, efallai y bydd angen i ni rannu eich gwybodaeth â charfanau eraill o fewn y Cyngor. Mae'r rhan fwyaf o geisiadau am fynediad at ddata gan y testun yn cael eu trin yn uniongyrchol gan y maes gwasanaeth y mae'r cais yn ymwneud ag ef (er enghraifft, Treth y Cyngor neu Gynllunio), tra bod cais am fynediad at ddata gan y testun Gofal Cymdeithasol yn cael eu rheoli gan y garfan Rheoli Gwybodaeth. Mae rhannu eich gwybodaeth yn fewnol yn ein helpu ni i ddod o hyd i'r cofnodion cywir, eu hadolygu, a dileu unrhyw wybodaeth nad ydyn ni'n cael caniatâd i'w datgelu (gelwir hyn yn olygiad).
Y tu allan i'r Cyngor, dim ond gyda'r canlynol rydyn ni'n rhannu eich gwybodaeth bersonol:
- Chi– y person y mae'r cais am fynediad at ddata gan y testun yn ymwneud ag ef
- Rhywun yn eich helpu chi - os ydych chi wedi gofyn i ffrind neu aelod o'r teulu helpu gyda'ch cais ac wedi rhoi caniatâd
- Eich cynrychiolydd awdurdodedig– megis cyfreithiwr, rhiant, neu rywun sydd â phŵer atwrnai, os ydyn nhw wedi dangos y dogfennau cywir i ni
- Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth – ond dim ond os ydych chi wedi gwneud cwyn am sut y gwnaethom ni drin eich cais am fynediad at ddata gan y testun
Mewn rhai achosion, efallai y bydd angen i ni gysylltu â phobl a enwir yn eich cofnodion i ofyn a ydyn nhw'n hapus i ni rannu eu gwybodaeth gyda chi. Os gwnawn hyn, dim ond yr hyn sydd angen iddyn nhw ei wybod i ddeall y cais y byddwn ni'n ei ddweud wrthyn nhw, dim byd mwy.
Pwy sy'n ein helpu i drin eich gwybodaeth?
Er mwyn ein helpu i ymateb i geisiadau am fynediad at ddata gan y testun, rydyn ni weithiau'n defnyddio cwmnïau allanol dibynadwy. Mae'r sefydliadau yma'n gweithredu fel proseswyr data, sy'n golygu mai dim ond o dan ein cyfarwyddiadau ysgrifenedig y mae modd iddyn nhw ddefnyddio'ch gwybodaeth, rhaid iddyn nhw ei chadw'n ddiogel, ac ni chaniateir iddyn nhw ei defnyddio at unrhyw beth arall.
Rydyn ni'n defnyddio gwahanol fathau o broseswyr data i gefnogi'r gwaith yma, gan gynnwys:
- Cwmnïau sy'n darparu systemau TG diogel, megis offer rydyn ni'n eu defnyddio i dderbyn, storio, adolygu, golygu ac anfon gwybodaeth yn ddiogel (er enghraifft, Microsoft ac Egress).
- Darparwyr cymorth cais am fynediad at ddata gan y testun arbenigol, a all ein cynorthwyo gyda thasgau megis adolygu, paratoi neu olygu gwybodaeth fel bod modd i ni ymateb i'ch cais yn gywir ac yn gyfreithlon.
Mae'r Cyngor bob amser yn parhau i fod yn gyfrifol am eich gwybodaeth, hyd yn oed pan fydd sefydliad arall yn ein helpu.
Am faint byddwn ni'n cadw eich gwybodaeth?
Byddwn ni dim ond yn cadw eich gwybodaeth bersonol cyhyd ag y bydd arnon ni ei hangen i reoli ac ymateb i'ch cais am fynediad at ddata gan y testun. Ar ôl hynny, rydyn ni'n ei ddileu'n ddiogel.
Dyma pa mor hir rydyn ni'n cadw gwahanol rannau o'r broses:
- Prawf o hunaniaeth a chyfeiriad– wedi’i gadw am 1 flwyddyn, rhag ofn bod angen i ni gadarnhau ein bod wedi rhoi’r cofnodion i’r person cywir
- Ffeiliau achos cais am fynediad at ddata gan y testun wedi'u cwblhau– yn cael ei gadw am 3 blynedd, rhag ofn bod gyda chi unrhyw gwestiynau dilynol
- Cais am fynediad at ddata gan y testun nad oeddent wedi'u cwblhau– yn cael ei gadw am 1 flwyddyn, at ddibenion archwilio ac olrhain
- Cofnodion cofrestr cais am fynediad at ddata gan y testun– yn cael ei gadw am 7 mlynedd, i'n helpu i fonitro ac adrodd ar sut rydyn ni'n trin ceisiadau
Rydyn ni'n adolygu ein cofnodion yn rheolaidd ac yn dileu unrhyw beth nad oes ei angen arnom mwyach.
Beth yw eich hawliau chi?
Mae gyda chi hawliau pwysig o dan gyfraith diogelu data, gan gynnwys yr hawl i weld yr wybodaeth bersonol sydd gan y Cyngor amdanoch chi. Mae'r hawliau yma yno i'ch helpu i ddeall, cael mynediad at, a chael rhywfaint o reolaeth dros sut mae eich gwybodaeth yn cael ei defnyddio.
Mae modd i chi ddod o hyd i ragor o fanylion am eich hawliau a sut i'w defnyddio ar ein gwefan:
Eich Hawliau Gwybodaeth – Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf
Eich hawl i wneud cwyn i'r Cyngor ynghylch diogelu data
Os ydych chi'n pryderu ynghylch sut mae eich cais am fynediad at ddata gan y testun wedi cael ei drin, er enghraifft, os ydych chi'n teimlo bod yr ymateb wedi cael ei ohirio, ei fod yn anghyflawn, neu nad oedd wedi cael ei drin yn briodol, mae gyda chi hawl i godi cwyn.
Rydyn ni'n argymell cysylltu â'r garfan Rheoli Gwybodaeth yn gyntaf, gan mai nhw sydd yn y sefyllfa orau i helpu i ddatrys unrhyw broblemau'n gyflym ac yn anffurfiol. Yn dilyn hynny, nad ydych chi'n fodlon ar hyn o hyd, neu pe byddai'n well gyda chi godi cwyn swyddogol, mae modd i chi wneud hynny drwy Gynllun Adborth Cwsmeriaid y Cyngor:
Mae modd i chi adael sylwadau, gair o ganmoliaeth neu wneud cwyn, ar-lein
Teimlo’n anfoddhaol o hyd? Manylion cyswllt Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth
Os nad ydych chi'n fodlon â sut rydyn ni wedi trin eich cais am fynediad at ddata gan y testun neu'ch data personol, mae gyda chi hefyd yr hawl i gysylltu â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth.
Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth yw corff annibynnol y DU ar gyfer diogelu data. Mae modd iddyn nhw ymchwilio i sut rydyn ni wedi delio â'ch cais a'ch helpu i ddeall eich hawliau.
Rydyn ni'n eich annog chi i siarad â ni yn gyntaf os oes modd i chi - byddwn ni bob amser yn ceisio cywiro pethau.
Mae modd i chi gysylltu â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth yma:
Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Swydd Gaer, SK9 5AF
0303 123 1113
www.ico.org.uk