Skip to main content

Hysbysiad Preifatrwydd Trafnidiaeth

Hysbysiad preifatrwydd mewn perthynas â phrosesu data personol gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf at ddibenion trafnidiaeth.

Rhagarweiniad

Bwriad yr hysbysiad preifatrwydd yma yw darparu gwybodaeth am sut y bydd Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf (cyfeirir ato fel 'Cyngor Rhondda Cynon Taf', 'y Cyngor', 'Awdurdod Lleol', 'ni') yn defnyddio (neu 'brosesu') data personol am unigolion at ddibenion Cludiant o'r Cartref i'r Ysgol.

Dylech chi ddarllen yr hysbysiad yma yn ogystal â:

Y Rheolydd Data

Y Cyngor yw’r rheolydd data ar gyfer y data personol sy'n cael eu prosesu at ddibenion trafnidiaeth.

Mae'r Cyngor wedi'i gofrestru â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel rheolydd. Ei gyfeirnod yw Z4870100.

Ymholiadau yn ymwneud â'r hysbysiad preifatrwydd yma

Pe hoffech chi holi unrhyw gwestiynau neu wneud ymholiadau am yr hysbysiad preifatrwydd yma, cysylltwch â'r Adran Cludiant o'r Cartref i'r Ysgol;

E-bost: CludoDisgyblion@rctcbc.gov.uk   neu gwasanaethautrafnidiaeth@rctcbc.gov.uk

Ffôn: 01443 425001

Anfon llythyr: Tŷ Glantaf, Uned B23, Heol Ffynnon Taf, Ystad Ddiwydiannol Trefforest, Pontypridd CF37 5TT

Pwy ydyn ni a beth rydyn ni'n ei wneud

Mae'r Uned Trafnidiaeth Integredig yn darparu'r mathau canlynol o wasanaethau trafnidiaeth:

  • Trafnidiaeth yn y gymuned - Gwasanaeth drws i ddrws ar gyfer pobl sy'n ei chael hi'n anodd manteisio ar drafnidiaeth gyhoeddus gyffredin.
  • Darparu cludiant am ddim o'r cartref i'r ysgol ar gyfer disgyblion oed ysgol statudol sy'n byw y tu hwnt i bellter cerdded diogel o'u hysgol/coleg, gan gynnwys trafnidiaeth Anghenion Dysgu Ychwanegol.
  • Darparu gwasanaeth trafnidiaeth disgresiynol i ddisgyblion rhwng 16 ac 19 oed sy'n mynychu ysgol, Coleg neu hyfforddiant.
  • Teithio am Ddim i bobl hŷn a phreswylwyr anabl (darllenwch Hysbysiad Preifatrwydd y Cynllun Teithio am Ddim yma.) 
  • Darparu addysg a hyfforddiant diogelwch ar y ffyrdd.
Y mathau o ddata personol rydyn ni'n eu prosesu

Efallai y byddwn ni'n prosesu data personol mewn perthynas â'r unigolion canlynol i ddarparu gwasanaethau trafnidiaeth:

  • Plant ysgol a'u rhieni/cynhalwyr neu warcheidwaid
  • Disgyblion coleg a'u rhieni/cynhalwyr neu warcheidwaid
  • Defnyddwyr y Gwasanaeth
  • Cyflogeion darparwyr trafnidiaeth

Y mathau o ddata personol rydyn ni'n eu prosesu

Efallai y byddwn ni'n prosesu'r categorïau o ddata personol canlynol i ddarparu ein gwasanaethau trafnidiaeth

  • Manylion cyswllt, gan gynnwys enw, cyfeiriad, rhif ffôn a chyfeiriad e-bost.
  • Gwybodaeth bersonol megis dyddiad geni a Rhif Yswiriant Gwladol.
  • Gwybodaeth am unrhyw anghenion arbennig sydd gan ddefnyddwyr y gwasanaeth er mwyn darparu cludiant diogel ac addas.
  • Yr ysgol, coleg neu sefydliad yn y gymuned mae defnyddwyr y gwasanaeth yn teithio iddo ef/iddi hi.
  • Ar gyfer gyrwyr a chynorthwywyr teithio, gwybodaeth gwiriad y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd megis trwydded yrru, pasbort, tystiolaeth o gyfeiriad a rhif tystysgrif y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd.
  • Recordiad Teledu Cylch Cyfyng.
  • Gwybodaeth Ariannol.
Pam rydyn ni'n prosesu data personol

Rydyn ni'n prosesu'r data personol i ddarparu gwasanaethau trafnidiaeth. Gall hyn gynnwys y gweithgareddau canlynol ond heb fod yn gyfyngedig iddyn nhw;

  • Trefnu trafnidiaeth gofal yn y gymuned o ddrws i ddrws.
  • Asesu ceisiadau bws ysgol, coleg neu hyfforddiant gan ddefnyddio meini prawf.
  • Rhannu tocynnau bws/tocynnau tymor.
  • Trefnu contractwyr cludiant addas i sicrhau bod defnyddwyr y gwasanaeth a phlant yn cael eu casglu a'u cludo i'r sefydliadau cywir.
  • Cwblhau gwiriad y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd ar ran contractwyr.
  • Pennu trefniadau teithio addas ar gyfer disgyblion ag Anghenion Dysgu Ychwanegol.
  • Creu bathodynnau ID ar gyfer gyrwyr awdurdodedig a chynorthwywyr teithwyr.
  • Recordio Teledu Cylch Cyfyng ar bob bws. Bydd lluniau dim ond yn cael eu cyrchu pan fo angen, er enghraifft os oedd digwyddiad ar y bws.
  • Darparu hyfforddiant trafnidiaeth i ddisgyblion addas, yn enwedig y rheiny ag ADY.

Ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu'r data personol

O dan y Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR), ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu'r data ar gyfer Gwasanaethau Trafnidiaeth yw;

  • Rhwymedigaeth Gyfreithiol Erthygl 6(c) – prosesu sy'n angenrheidiol ar gyfer rhwymedigaeth gyfreithiol sydd wedi'i rhoi i'r rheolwr. 
  • Tasg Gyhoeddus - Erthygl 6 (e) – prosesu sy'n angenrheidiol ar gyfer cyflawni tasg er budd y cyhoedd neu arfer awdurdod swyddogol sydd wedi'i roi i'r rheolwr.
  • Contract - Erthygl 6(b) Prosesu sy'n angenrheidiol ar gyfer cyflawni contract y mae testun y data yn barti iddo neu er mwyn cymryd camau gweithredu ar gais testun y data cyn ymrwymo i gontract.
  • Budd sylweddol i'r cyhoedd - Erthygl 9 (2) (g) - prosesu sy'n angenrheidiol er budd sylweddol y cyhoedd, ar sail cyfraith Undebol neu aelod-wladwriaeth sy'n gyfraneddol i'r nod, yn parchu hanfod hawliau diogelu data ac yn darparu mesurau addas a phenodol i ddiogelu hawliau sylfaenol a buddion y person y mae'r data amdano.
  • Erthygl 10 wedi'i awdurdodi gan Atodlen 1, Rhan 1, Rhan 2 (6) Deddf Diogelu Data 2018 – at ddibenion statudol a llywodraethu.

Mae'r ddeddfwriaeth, y rheoliadau a'r canllawiau sylfaenol sy'n ategu hyn yn cynnwys, ond heb eu cyfyngu i:

Mesur Teithio gan Ddysgwyr (Cymru) 2008

http://www.legislation.gov.uk/mwa/2008/2/pdfs/mwa_20080002_we.pdf

Deddf Trafnidiaeth 2000

http://www.legislation.gov.uk/ukpga/2000/38/pdfs/ukpga_20000038_en.pdf

Consesiynau Teithio Gorfodol (Trefniadau Talu’n Ôl) (Cymru) 2001

http://www.legislation.gov.uk/wsi/2001/3764/pdfs/wsi_20013764_mi.pdf

Gan bwy neu o ble rydyn ni'n casglu data personol?

Mae'n bosibl y byddwn ni'n derbyn y data personol gan unigolion neu sefydliadau yn y categorïau canlynol:

  • Yn uniongyrchol gennych chi wrth lenwi ceisiadau trafnidiaeth.
  • Gan ddarparwyr trafnidiaeth i gynnal gwiriadau'r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd.
  • Gan ysgolion, colegau a sefydliadau gofal yn y gymuned.

Mae gan rai bysiau systemau teledu cylch cyfyng wedi'u gosod yn rhan o'u gofynion contract. (Lle nad yw system teledu cylch cyfyng wedi'i gosod bydd arwyddion addas yn cael eu gosod ar y bws i roi gwybodaeth i deithwyr).

  • Y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd, sy'n cynnal gwiriadau cefndir perthnasol ar gyfer ein contractwyr.

Gyda phwy rydyn ni'n rhannu data personol?

Mae’n bosibl y byddwn ni'n rhannu'r data personol â’r sefydliadau at ddibenion trafnidiaeth.

Dim ond y lleiafswm o wybodaeth bersonol sydd ei hangen mewn perthynas â'r diben fydd yn cael ei rhannu.

Pwy

Diben

Uned Cymorth i Fusnesau

I greu tocynnau bws ar gyfer disgyblion uwchradd ac i greu bathodynnau adnabod ar gyfer ein gyrwyr a chynorthwywyr teithio

Yr Adran Gyllid

I gyflwyno taliadau

Diogelu

Ar gyfer unrhyw faterion diogelu

Ysgolion, colegau a sefydliadau gofal yn y gymuned RhCT

I drefnu darpariaethau trafnidiaeth

Contractwyr Bws

I argraffu tocynnau bws perthnasol a'u darparu i ddisgyblion

I sicrhau bod angen y drafnidiaeth berthnasol

Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd

I gynnal gwiriadau'r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd ar gontractwyr

Proseswyr Data

Mae proseswr data yn gwmni neu sefydliad sy'n prosesu data personol ar ein rhan. Mae ein proseswyr data yn gweithredu ar ein cyfarwyddyd ni yn unig. Does dim modd iddyn nhw wneud unrhyw beth gyda'r data personol oni bai ein bod ni wedi eu cyfarwyddo nhw i wneud hynny. Fyddan nhw ddim yn rhannu'r wybodaeth bersonol ag unrhyw sefydliad ar wahân i ni nac yn ei defnyddio at eu dibenion eu hunain.  Byddan nhw'n dal y data yn ddiogel ac yn eu cadw am y cyfnod rydyn ni wedi'u cyfarwyddo i wneud hynny.

Dyma'r categorïau o broseswyr data rydyn ni'n eu defnyddio at ddiben y gwasanaethau trafnidiaeth:

  • Systemau TG

Am ba mor hir y byddwn ni'n cadw'r data personol?

Rydyn ni'n cadw'r data personol sydd wedi'u cynnwys yn rhan o'n cofnodion trafnidiaeth am:

Faint o amser

Rheswm

ceisiadau trafnidiaeth - 1 flwyddyn

Penderfyniad busnes

 

Gwybodaeth ariannol cais trafnidiaeth - 7 mlynedd

Yn unol â gofynion ariannol

Gwiriadau'r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd y contractwr - 6 mis

I gydymffurfio â chod arfer y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd

Recordiadau Teledu Cylch Cyfyng - 30 diwrnod - recordiadau sydd ddim yn dystiolaeth

Os yw recordiad yn rhan o ymchwiliad, mae'n bosibl y bydd rhaid ei gadw'n hirach at y diben yma

Gofyniad statudol

 

Er mwyn dilyn egwyddor storio data Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol, mae'r cofnodion yn cael eu hadolygu'n rheolaidd. Dydy'r holl ddata personol ddim yn cael eu cadw. Dim ond data personol sy'n berthnasol sy'n cael eu cadw am y cyfnod cyfan. Caiff unrhyw wybodaeth sy'n amherthnasol yn y tymor hir neu sy'n amherthnasol yn dystiolaethol ei dinistrio yn y cwrs busnes arferol. 

Eich hawliau yn ymwneud â diogelu data

Mae'r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn rhoi hawliau pwysig i unigolion, gan gynnwys yr hawl i gael gweld data personol mae'r Cyngor yn eu cadw amdanoch chi.

Cliciwch yma am ragor o wybodaeth am eich hawliau o ran gwybodaeth a sut i'w defnyddio nhw. 

Eich hawl i wneud cwyn i'r Cyngor ynghylch diogelu data

Mae'r hawl gyda chi i gwyno i'r Cyngor os ydych chi o'r farn ein bod ni ddim wedi trin eich data personol yn gyfrifol nac yn unol ag arfer da. 

Mae modd i chi wneud hyn drwy gysylltu â'r Garfan Drafnidiaeth yn uniongyrchol drwy un o'r dulliau cyfathrebu canlynol. Mae modd datrys y rhan fwyaf o bryderon yn gymharol gyflym trwy alwad ffôn syml neu e-bost.

E-bost: CludoDisgyblion@rctcbc.gov.uk neu gwasanaethautrafnidiaeth@rctcbc.gov.uk

Ffôn: 01443 425001

Anfon llythyr: Tŷ Glantaf, Uned B23, Heol Ffynnon Taf, Ystad Ddiwydiannol Trefforest, Pontypridd CF37 5TT

Fel arall, mae modd i chi wneud cwyn ffurfiol trwy Gynllun Adborth Cwsmeriaid y Cyngor gan ddefnyddio'r ddolen ganlynol (Gwneud sylw, canmoliaeth neu gŵyn ar-lein) neu e-bostio Swyddog Diogelu Data'r Cyngor: rheoli.gwybodaeth@rctcbc.gov.uk.

Eich hawl i wneud cwyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth ynghylch diogelu data

Mae modd i chi hefyd gwyno i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth os ydych chi'n anfodlon â sut rydyn ni wedi defnyddio'ch data. Serch hynny, rydyn ni'n eich annog chi i gysylltu â ni yn gyntaf a rhoi cyfle i ni ymchwilio i'ch pryder a chywiro pethau.

Mae modd cysylltu â fel a ganlyn:           

  • Cyfeiriad: Information Commissioner’s Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF
  • Rhif y Llinell Gymorth: 0303 123 1113
  • Gwefan: https://www.ico.org.uk