Hysbysiad preifatrwydd mewn perthynas â phrosesu data personol gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf ar gyfer darpariaeth Clwb Brecwast
Darpariaeth Clybiau Brecwast
Yn unol â Deddf Safonau a Threfniadaeth Ysgolion (Cymru) 2013, mae dyletswydd statudol ar Awdurdodau Lleol i ddarparu brecwast am ddim i bob plentyn sy'n mynychu ysgol gynradd a gynhelir gan Awdurdod Lleol.
Mae'r Awdurdod Lleol, sef Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf, yn darparu brecwast am ddim i blant yn Rhondda Cynon Taf trwy ddarpariaeth clybiau brecwast yn ei ysgolion.
Cyflwyniad
Bwriad yr hysbysiad preifatrwydd yma yw darparu gwybodaeth am sut y bydd Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf ('CBSRhCT', 'Cyngor', 'Awdurdod Lleol', 'ni') yn defnyddio (neu 'prosesu') data personol am unigolion, gan gynnwys disgyblion presennol, cyn-ddisgyblion, a darpar ddisgyblion, a'u rhieni, cynhalwyr neu warcheidwaid (yn yr hysbysiad bydd ‘rhieni’ yn cyfeirio at y rhain) at ddibenion darparu Clwb Brecwast yn yr ysgol.
Dim ond y lleiafswm o wybodaeth sydd ei hangen mewn perthynas â'r diben fydd yn cael ei phrosesu.
Dylech chi ddarllen yr hysbysiad preifatrwydd yma ynghyd â hysbysiad preifatrwydd diogelu data cyffredinol y Cyngor:
Y Rheolwr Data
Y Cyngor yw'r rheolwr data ar gyfer y data personol rydyn ni'n ei brosesu, oni nodir yn wahanol. Mae hyn yn cynnwys y data personol sydd wedi'i brosesu gan ein staff ni.
Mae'r Cyngor wedi'i gofrestru gyda Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel rheolwr o dan gyfeirnod Z4870100.
Sut i gysylltu â ni ynglŷn â materion diogelu data neu bryderon ynglŷn â'r hysbysiad preifatrwydd yma
Hoffech chi drafod unrhyw faterion sydd yn yr hysbysiad preifatrwydd yma? E-bostiwch y Gwasanaethau Arlwyo:
Fel arall, mae modd i chi e-bostion Swyddog Diogelu Data y Cyngor:
Y mathau o ddata personol rydyn ni'n eu prosesu
Mae'n bosibl y byddwn ni'n prosesu'r categorïau canlynol o ddata personol sy'n ymwneud â darpariaeth Clwb Brecwast yn yr ysgol.
Data personol disgyblion
- Yr ysgol mae'r disgybl yn ei mynychu
- Enw
- Dyddiad geni
- Grŵp blwyddyn
- Y diwrnodau yr hoffai'r disgybl fynd i'r clwb brecwast/cofnod presenoldeb
- Anghenion deietegol
- Manylion meddygol perthnasol, e.e. alergedd ac ati
Data personol y rhieni:
- Enw
- Perthynas â'r disgybl
- Manylion cyswllt, gan gynnwys cyfeiriad, cyfeiriad e-bost a rhif ffôn.
Pam rydyn ni'n prosesu data personol
Rydyn ni'n prosesu'r data personol i reoli darpariaeth Clwb Brecwast yn yr ysgol. Mae modd i hyn gynnwys y gweithgareddau canlynol ymhlith rhai eraill:
- Cynllunio darpariaeth Clwb Brecwast yn yr Ysgol
- Gweithio ar y cyd â'r ysgol i sicrhau bod clybiau brecwast yn cael eu darparu
- Gwaith gweinyddol cyffredinol sy'n gysylltiedig â phresenoldeb disgyblion yn y clwb brecwast
- Cofnodi presenoldeb
- Rheoli anghenion deietegol y disgybl
- Cofnodi a rheoli achosion (e.e unrhyw ddamwain)
- Gwella gwasanaethau
- ting
Ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu'r data personol:
Yn unol â Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR), dyma'n sail gyfreithiol ni ar gyfer prosesu data personol i reoli darpariaeth Clwb Brecwast yn yr ysgol:
- Rhwymedigaeth Gyfreithiol - Erthygl (c) – prosesu sy'n angenrheidiol ar gyfer rwymedigaeth gyfreithiol sydd wedi'i roi i'r rheolwr.
- Tasg Gyhoeddus - Erthygl 6 (e) – prosesu sy'n angenrheidiol ar gyfer cyflawni tasg er budd y cyhoedd neu arfer awdurdod swyddogol sydd wedi'i roi i'r rheolwr.
- Budd sylweddol i'r cyhoedd – Erthygl 9 (2) (g) – prosesu sy'n angenrheidiol er budd sylweddol y cyhoedd, ar sail cyfraith Undebol neu aelod-wladwriaeth sy'n gyfraneddol i'r nod, yn parchu hanfod hawliau diogelu data ac yn darparu mesurau addas a phenodol i ddiogelu hawliau sylfaenol a buddion y person y mae'r data amdano.
Mae'r ddeddfwriaeth sylfaenol, rheoliadau a chanllawiau sy'n ategu hyn yn cynnwys, ond heb ei gyfyngu i;
- Deddf Safonau a Threfniadaeth Ysgolion (Cymru) 2013
Gan bwy ac o ble rydyn ni'n casglu data personol?
Mae'n bosibl y byddwn ni'n derbyn y data personol gan yr unigolion neu'r sefydliadau canlynol:
- Disgyblion
- Rhieni
- Staff Clybiau Brecwast
- Ysgol
Gyda phwy rydyn ni'n rhannu data personol
Mae'n bosibl y byddwn ni'n rhannu data personol gyda'r sefydliadau allweddol canlynol i reoli darpariaeth Clwb Brecwast yn yr ysgol.
Dim ond y lleiafswm o wybodaeth bersonol sydd ei hangen mewn perthynas â'r diben fydd yn cael ei rannu.
|
Pwy
|
Diben
|
|
Ysgol
|
Cydlynu darpariaeth Clwb Brecwast yn yr Ysgol
|
Proseswyr data
Mae proseswr data yn gwmni neu sefydliad sy'n prosesu data personol ar ran rheolwr. Mae'r Cyngor yn defnyddio proseswyr data sy'n darparu gwasanaethau i ni. Dyma'r categori o broseswyr data rydyn ni'n eu defnyddio mewn perthynas â rheoli darpariaeth Clybiau Brecwast:
- Cyflenwyr systemau/darparwyr gwasanaeth TG cyffredinol
Mae ein proseswyr data yn gweithredu ar ein cyfarwyddyd ni yn unig. Does dim modd iddyn nhw wneud unrhyw beth gyda'r data personol oni bai ein bod ni wedi eu cyfarwyddo i wneud hynny. Fyddan nhw ddim yn rhannu'r wybodaeth bersonol ag unrhyw sefydliad ar wahân i ni nac yn ei defnyddio at eu dibenion eu hunain. Byddan nhw'n ei dal yn ddiogel ac yn ei chadw am y cyfnod rydyn ni wedi'u cyfarwyddo i wneud hynny.
Os oes gyda chi ymholiad penodol yn ymwneud â'r proseswyr data rydyn ni'n eu defnyddio ar gyfer darpariaeth Clybiau Brecwast, e-bostiwch yr Arweinydd Diogelu Data:
Am ba mor hir y byddwn ni'n cadw'r data personol?
Mae'r Cyngor yn cadw cofnodion sy'n ymwneud â darpariaeth Clwb Brecwast ar gyfer:
|
Cofnod
|
Darpariaeth statudol
|
Cyfnod cadw'r wybodaeth
|
|
Cofnodion Clybiau Brecwast
|
Anghenion busnes
|
Blwyddyn gyfredol + 3 blynedd
|
Er mwyn dilyn egwyddor storio data Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol, mae'r cofnodion yn cael eu hadolygu'n rheolaidd. Dydy'r holl ddata personol ddim yn cael ei gadw. Dim ond data personol sy'n berthnasol sy'n cael eu cadw am y cyfnod cyfan. Caiff unrhyw wybodaeth sy'n amherthnasol yn y tymor hir neu sy'n amherthnasol yn dystiolaethol ei dinistrio yn y cwrs busnes arferol.
Eich hawliau diogelu data
O dan gyfraith diogelu data, mae hawliau gyda chi y mae angen i ni eich gwneud chi'n effro iddyn nhw. Mae'r hawliau sydd ar gael i chi yn dibynnu ar ein rheswm dros brosesu eich data personol.
Eich hawl i gael mynediad
Mae'r hawl gyda chi i ofyn i ni am gopïau o'ch data personol. Mae'r hawl yma'n berthnasol ar bob adeg. Mae rhai eithriadau, sy'n golygu efallai na fyddwch chi'n derbyn yr holl ddata rydyn ni'n ei brosesu bob amser. Mae modd i chi ddarllen rhagor am yr hawl yma ar wefan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth.
Eich hawl i'ch data gael ei gywiro
Mae'r hawl gyda chi i ofyn i ni gywiro data personol sy'n anghywir yn eich barn chi. Hefyd, mae gyda chi'r hawl i ofyn i ni gwblhau data sy'n anghyflawn yn eich barn chi. Mae'r hawl yma'n berthnasol ar bob adeg. Mae modd i chi ddarllen rhagor am yr hawl yma ar wefan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth.
Eich hawl i gael eich data wedi'i ddileu
Mae'r hawl gyda chi i ofyn i ni ddileu eich data personol mewn rhai amgylchiadau. Mae modd i chi ddarllen rhagor am yr hawl yma ar wefan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth.
Eich hawl i gyfyngu ar sut mae sefydliadau'n defnyddio'ch data
Mae'r hawl gyda chi i ofyn i ni gyfyngu ar brosesu eich data personol mewn rhai amgylchiadau. Mae modd i chi ddarllen rhagor am yr hawl yma ar wefan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth..
Eich hawl i wrthwynebu'r defnydd o'ch data
Mae'r hawl gyda chi i wrthwynebu i ni brosesu eich data personol mewn rhai amgylchiadau. Mae modd i chi ddarllen rhagor am yr hawl yma ar wefan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth.
Eich hawl i drosglwyddo data
Mae hyn ond yn berthnasol i ddata personol rydych chi wedi ei roi i ni. Mae'r hawl gyda chi i ofyn i ni drosglwyddo'r data personol rydych chi wedi'i roi i ni o un sefydliad i'r llall neu ei roi i chi. Mae'r hawl yma ond yn berthnasol os ydyn ni'n prosesu'r data personol yn seiliedig ar eich caniatâd neu o dan ymrwymiad i gontract, neu wrth drafod derbyn contract, a bod y prosesu'n awtomataidd. Mae modd i chi ddarllen rhagor am yr hawl yma ar wefan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth.
Does dim rhaid i chi dalu am arfer eich hawliau. Mae mis gyda ni i ymateb i'ch cais o'r dyddiad y caiff eich cais ei ddilysu. Mae modd i ni ymestyn y cyfnod yma am ddau fis arall os yw'r cais yn gymhleth neu os byddwn ni'n derbyn nifer o geisiadau gennych chi.
Am ragor o wybodaeth am eich hawliau a sut i'w defnyddio, cyfeiriwch at yr adran 'Eich Hawliau Gwybodaeth' ar wefan y Cyngor.
Eich hawl i wneud cwyn i'r Cyngor ynghylch diogelu data
Mae'r hawl gyda chi i gwyno i'r Cyngor os ydych chi o'r farn ein bod ni ddim wedi trin eich data personol yn gyfrifol nac yn unol ag arfer da.
Os oes pryder gyda chi, rydyn ni'n eich annog i gysylltu â ni yn y lle cyntaf. Mae modd datrys y rhan fwyaf o bryderon yn gymharol gyflym gyda galwad ffôn syml neu drwy e-bost. Os hoffech chi wneud cwyn ffurfiol, mae modd gwneud hynny gyda'n Polisi Rhoi Sylwadau, Canmol a Chwyno.
Eich hawl i wneud cwyn i'r Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth ynghylch diogelu data
Mae modd i chi hefyd gwyno i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth os ydych chi'n anfodlon â sut rydyn ni wedi defnyddio'ch data, ond rydyn ni'n eich annog chi i gysylltu â ni yn y lle cyntaf.
Dyma fanylion cyswllt Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth:
-
- Cyfeiriad: Information Commissioner's Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF
- Rhif y Llinell Gymorth: 0303 123 1113
- Gwefan: https://cy.ico.org.uk