Sut rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol yn y Gwasanaeth Mynychu'r Ysgol a Lles
Mae'r Cyngor yn darparu gwasanaethau ar gyfer cymunedau lleol a'r bobl sy'n byw ynddyn nhw. Mae cynnal y gwaith yma yn golygu bod rhaid i ni gasglu a defnyddio gwybodaeth am y bobl rydyn ni'n darparu gwasanaethau ar eu cyfer nhw a chadw cofnod o'r gwasanaethau yma. O ganlyniad i gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol am unigolion, mae rhaid i ni sicrhau eu bod nhw'n gwybod beth yw ein bwriad o ran defnyddio a rhannu eu gwybodaeth.
Yn yr hysbysiad preifatrwydd yma, rydyn ni wedi crynhoi rhai o'r ffyrdd allweddol rydyn ni'n defnyddio eich gwybodaeth bersonol yn y Gwasanaeth Mynychu'r Ysgol a Lles ar gyfer trwyddedu plant. Dylech chi ddarllen yr wybodaeth yma a hefyd hysbysiad preifatrwydd corfforaethol y Cyngor.
1. Pwy ydyn ni, beth ydyn ni'n ei wneud.
Mae Gwasanaeth Mynychu'r Ysgol a Lles y Cyngor yn cefnogi plant / pobl ifanc a'u teuluoedd, hebryngwyr, cwmnïau cynhyrchu a chyflogwyr sy'n dymuno gwneud unrhyw un o'r canlynol:
- Gwneud cais am Drwydded Perfformio i Blant i gymryd rhan mewn perfformiad cyhoeddus, e.e. ffilm, drama neu sioe gerdd neu achlysur chwaraeon neu waith modelu y bydd y plentyn / person ifanc yn cael ei dalu amdano.
- Gwneud cais am Drwydded Cyflogi Plant i gyflogi plant dan oedran gadael ysgol gorfodol yn eich busnes. Mae hyn yn berthnasol os bydd y gwaith â thal neu beidio.
- Gwneud cais am Drwydded Hebryngwyr - rhaid bod gan blentyn / person ifanc hebryngwr (rhywun i ofalu amdano) os yw'n cymryd rhan mewn perfformiadau neu adloniant cyhoeddus o dan drwydded gan yr awdurdod lleol, oni bai ei fod yng nghwmni rhiant neu diwtor sy wedi'i gymeradwyo.
Edrychwch ar ragor o fanylion am y Gwasanaeth Mynychu'r Ysgol a Lles (Trwyddedu Plant).
2. Pa fath o wybodaeth bersonol ydyn ni'n ei chadw ac am bwy?
Rydyn ni'n cadw gwybodaeth am blant a phobl ifanc sy wedi gwneud cais am drwyddedau yn y gorffennol a'r presennol.
Fel arfer bydd y math o wybodaeth y byddwn ni'n ei chasglu a'i defnyddio i ddarparu'r gwasanaeth yma yn cynnwys:
Trwydded Perfformio Plant
- Gwybodaeth am y plentyn neu'r person ifanc:
- Manylion personol fel enw, cyfeiriad, dyddiad geni ac ysgol
- Trwyddedau a pherfformiadau blaenorol (gan gynnwys absenoldebau o'r ysgol)
- Yr arian mae'r plentyn wedi'i ennill yn ystod y 12 mis blaenorol
- Trefniadau byw amgen ar gyfer y perfformiad(au)
Mae angen i ni hefyd gasglu a defnyddio Data Categori Arbennig am y plentyn / person ifanc er mwyn gwarantu ei ddiogelwch a'i les. Mae hyn yn cynnwys y canlynol:
- Cyflyrau meddygol
- Alergeddau
- Anableddau corfforol a dysgu
- Meddyginiaeth mae'r plentyn yn ei chymryd
- Atgyfeiriadau i ymgynghorwyr ysbyty
- Data biometreg (lluniau pasbort)
- Gwybodaeth am y rhiant / cynhaliwr:
- Manylion cyswllt, gan gynnwys enw, cyfeiriad, rhif ffôn a chyfeiriad e-bost
- Cadarnhau cyfrifoldeb rhiant
- Gwybodaeth am yr ymgeisydd (y cwmni neu'r unigolyn sy'n gwneud cais am y drwydded):
- Manylion personol fel enw, cyfeiriad, teitl swydd, rhif ffôn a chyfeiriad e-bost
- Manylion asesu risg (i sicrhau bod y plentyn / person ifanc yn ddiogel)
- Manylion am y perfformiad perthnasol fel lle, amseroedd, nifer y diwrnodau, ymarferion, amseroedd teithio a threfniadau cludiant ac unrhyw daliadau sy'n cael eu gwneud ar gyfer y perfformiad(au)
- Manylion addysg fel diwrnodau lle bydd angen bod yn absennol o'r ysgol, trefniadau astudio amgen, unrhyw effaith negyddol ar y plentyn / person ifanc
- Gwybodaeth am yr hebryngwr (y person sy'n gofalu am y plentyn / person ifanc yn ystod y perfformiad):
- Manylion personol fel enw a chyfeiriad
- Awdurdodau lleol eraill sydd wedi cymeradwyo'r hebryngwr
- Nifer y plant sydd i fod yng ngofal yr hebryngwr yn ystod yr amser y byddan nhw'n gofalu am y plentyn, a rhyw ac oedran pob plentyn (dydy enwau'r plant yma ddim yn cael eu casglu).
Er mwyn cydymffurfio â rheoliadau, rydyn ni hefyd yn casglu'r dogfennau canlynol i brosesu'r cais:
- Copi o dystysgrif geni y plentyn / person ifanc
- Dau lun yr un fath o'r plentyn / person ifanc
- Copi o'r cytundeb ar gyfer y perfformiad(au)
- Y polisi neu'r polisïau diogelu plant bydd yr ymgeisydd yn eu dilyn
- Llythyr gan bennaeth yr ysgol y mae'r plentyn yn ei mynychu ar hyn o bryd sy'n cytuno i'r plentyn fod yn absennol o'r ysgol neu o addysg, ac sy'n nodi fydd addysg a lles y plentyn ddim yn cael eu heffeithio'n wael gan hyn
Trwydded Cyflogi Plant
- Gwybodaeth am y plentyn neu'r person ifanc:
- Manylion personol fel enw, cyfeiriad, dyddiad geni ac ysgol
- Mae angen i ni hefyd gasglu a defnyddio Data Categori Arbennig am y plentyn / person ifanc er mwyn gwarantu ei ddiogelwch a'i les. Mae hyn yn cynnwys ffitrwydd meddygol y plentyn / person ifanc a data biometreg ar ffurf ffotograffau pasbort
- Lle gwaith
- Natur ac amseroedd y gyflogaeth (beth yw gofynion y swydd?)
- Gwybodaeth am y cyflogwr:
- Manylion personol fel enw, cyfeiriad a rhif ffôn
- Gwybodaeth ychwanegol fel y cwmni yswiriant a rhif y polisi
- Asesiadau Risg Iechyd a Diogelwch
Trwydded Hebryngwyr
- Gwybodaeth am yr hebryngwr:
- Manylion personol fel enw, cyfeiriad, rhif ffôn, cyfeiriad e-bost, dyddiad geni, rhyw, statws priodasol
- Gwybodaeth arall fel cyflogaeth, cymwysterau, gallu i siarad Cymraeg, perthynas â'r plentyn / person ifanc a chanolwyr
3. O ble mae'r gwasanaeth yn cael fy ngwybodaeth?
Mae'r wybodaeth bersonol rydyn ni'n ei chasglu am blant / pobl ifanc a'u teuluoedd, hebryngwyr, asiantau / cwmnïau cynhyrchu a chyflogwyr yn dod o amrywiaeth o wahanol ffynonellau fel sy wedi'u rhestru isod:
Trwydded Perfformio Plant
- Rhiant / cynhaliwr y plentyn / person ifanc yn y perfformiad(au)
- Yr ymgeisydd (y cwmni neu'r unigolyn sy'n gwneud cais am y drwydded)
- Yr hebryngwr (y person sy'n gofalu am y plentyn / person ifanc yn ystod y perfformiad)
Trwydded Cyflogi Plant
- Rhiant / cynhaliwr y plentyn / person ifanc sy'n cael ei gyflogi
- Yr ymgeisydd (y cyflogwr)
Trwydded Hebryngwyr
4. Beth fyddwn ni'n ei wneud gyda'ch gwybodaeth bersonol?
Yn y pen draw, byddwn ni'n defnyddio'r wybodaeth yma er mwyn:
Penderfynu a ddylwn ni ganiatáu'r drwydded berthnasol ac yna rannu'r drwydded gydag ysgolion, rhieni / cynhalwyr, hebryngwyr, asiantau / cwmnïau cynhyrchu (ar gyfer Trwydded Perfformio Plant), rhieni / cynhalwyr a chyflogwyr (ar gyfer Trwydded Cyflogi Plant) a hebryngwyr (ar gyfer Trwydded Hebryngwyr) i sicrhau diogelwch a lles y plentyn / person ifanc.
5. Beth ydy'r sail gyfreithiol o ran defnyddio'r wybodaeth yma?
Bydd y sail gyfreithiol o ran ein defnydd o'ch gwybodaeth bersonol fel arfer yn un neu ragor o'r canlynol:
- Bodloni ein rhwymedigaethau cyfreithiol o dan:
- Deddf Addysg ac Adolygiadau 2006
- Deddf Plant a Phobl Ifanc 1963
- Rheoliadau Plant (Perfformiadau a Gweithgareddau) (Cymru) 2015.
- Rheoliadau Plant (Eu Hamddiffyn yn y Gwaith) 1998 Cyflogi Plant
- Rheoliadau Iechyd a Diogelwch (Pobl Ifanc) 1997
6. Ydy'r gwasanaeth yn rhannu fy ngwybodaeth bersonol gydag unrhyw sefydliad arall?
Fel sy wedi'i grybwyll uchod, er mwyn i'r Gwasanaeth gyflawni ei ddyletswyddau cyfreithiol ac i ddarparu'r drwydded berthnasol i'r plentyn / person ifanc, mae'n ofynnol i ni rannu gwybodaeth gyda nifer o sefydliadau a phartneriaid trydydd parti dibynadwy. Mae'r rhain yn cynnwys:
- Rhieni/Cynhalwyr
- Ysgolion
- Asiantau / cwmnïau cynhyrchu
- Awdurdodau lleol eraill (er mwyn iddyn nhw archwilio'r lleoliad / llety, sicrhau diogelwch a lles y plentyn / person ifanc)
- Hebryngwyr cofrestredig
- Cyflogwyr
Nodwch - er mwyn diogelu cyfrinachedd, dydy manylion cyflyrau meddygol gwirioneddol ddim yn cael eu rhannu ar y Drwydded Perfformio i Blant ond mae'r drwydded yn nodi bod gyda'r plentyn gyflwr o ryw fath er mwyn i'r hebryngwr drafod hyn gyda'r rhiant / cynhaliwr.
7. Am faint o amser fydd y gwasanaeth yn cadw fy ngwybodaeth?
Byddwn ni'n cadw eich gwybodaeth bersonol am hyd at 7 mlynedd.
8. Eich gwybodaeth, eich hawliau
Mae'r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn rhoi hawliau pwysig i chi, gan gynnwys yr hawl i gael gweld yr wybodaeth bersonol mae'r gwasanaethau yn ei chadw amdanoch chi.
Edrychwch ar fanylion pellach am eich hawliau gwybodaeth a sut i'w defnyddio nhw.
9. Cysylltwch â ni
Os oes gyda chi unrhyw bryderon neu os ydych chi eisiau rhagor o wybodaeth am sut mae'r gwasanaeth yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol, cysylltwch â ni gan ddefnyddio un o'r dulliau isod:
E-bost: Presenoldeballes@rctcbc.gov.uk
Ffôn: 01443 744298
Trwy lythyr: Gwasanaeth Mynychu'r Ysgol a Lles, Tŷ Trevithick, Abercynon, Aberpennar, CF45 4UQ