Hysbysiad preifatrwydd mewn perthynas â phrosesu data personol gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf ar gyfer darpariaeth Prydau Ysgol
Darpariaeth Prydau Ysgol
Mae Gwasanaeth Arlwyo'r Awdurdod Lleol, sef Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf, yn darparu prydau ysgol i blant yn Rhondda Cynon Taf trwy weithio ar y cyd â'r ysgol i sicrhau'r ddarpariaeth.
Cyflwyniad
Bwriad yr hysbysiad preifatrwydd yma yw darparu gwybodaeth am sut y bydd Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf ('CBSRhCT', 'Cyngor', 'Awdurdod Lleol', 'ni') yn defnyddio (neu 'prosesu') data personol am unigolion gan gynnwys disgyblion presennol, cyn-ddisgyblion, a darpar ddisgyblion a'u rhieni, cynhalwyr neu warcheidwaid (cyfeirir atyn nhw fel 'rhieni' yn yr hysbysiad) at ddibenion darparu prydau ysgol yn yr ysgol.
Dydy hwn ddim yn cynnwys prosesu data personol sy'n ymwneud â cheisiadau am brydau ysgol am ddim.
Dim ond y lleiafswm o wybodaeth sydd ei hangen mewn perthynas â'r diben fydd yn cael ei phrosesu.
Dylech chi ddarllen yr hysbysiad preifatrwydd yma yn ogystal â:
Y Rheolydd Data
Y Cyngor yw'r rheolydd data ar gyfer y data personol rydyn ni'n ei brosesu, oni bai bod nodyn yn dweud fel arall. Mae hyn yn cynnwys y data personol sy'n cael ei brosesu gan ein staff.
Mae'r Cyngor wedi'i gofrestru gyda Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel rheolydd data, cyfeirnod Z4870100.
Sut i gysylltu â ni ynglŷn â materion diogelu data neu bryderon ynglŷn â'r hysbysiad preifatrwydd yma
Hoffech chi drafod unrhyw faterion sydd yn yr hysbysiad preifatrwydd yma? E-bostiwch y Gwasanaethau Arlwyo:
Fel arall, mae modd i chi e-bostio Swyddog Diogelu Data'r Cyngor:
Y mathau o ddata personol rydyn ni'n eu prosesu
Mae'n bosibl bydd y Cyngor yn prosesu'r categorïau canlynol o ddata personol wrth ddarparu prydau ysgol yn yr ysgol.
Data personol disgyblion
- Yr ysgol mae'r disgybl yn ei mynychu
- Enw
- Dyddiad geni
- Grŵp blwyddyn
- Anghenion deietegol
- Gwybodaeth feddygol berthnasol, e.e. alergeddau ac ati.
- Statws a gwybodaeth prydau ysgol am ddim (os yn berthnasol)
- Cofrestr cinio ysgol (gwybodaeth sy'n dangos presenoldeb y disgybl yn yr ysgol ac wedi cael oryd ysgl ac ati.)
- Manylion biometrig (Ysgolion uwchradd a Blynyddoedd 7–13 mewn Ysgolion Bob Oed yn unig)
Data personol y rhieni
- Enw
- Manylion cyswllt, megis cyfeiriad, cyfeiriad e-bost a rhif ffôn.
- Perthynas i'r plentyn, e.e. rhiant
- Manylion ariannol (megis symiau o arian sydd wedi'u talu / i'w talu, gwybodaeth am daliadau ac ati.)
Pam rydyn ni'n prosesu data personol
Rydyn ni'n prosesu'r data personol i reoli darpariaeth prydau ysgol yn yr ysgol. Mae modd i hyn gynnwys y gweithgareddau canlynol ymhlith rhai eraill;
- Cynllunio darpariaeth prydau ysgol yn yr ysgol ac yn Rhondda Cynon Taf
- Gweithio ar y cyd â'r ysgol i sicrhau bod prydau ysgol yn cael eu darparu
- Gwaith gweinyddol sy'n gysylltiedig â darparu prydau ysgol
- Rheoli anghenion deietegol y disgybl (os oes angen)
- Prosesu taliadau am brydau ysgol
- Adfer taliadau prydau ysgol sy'n ddyledus
Ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu'r data personol
O dan y Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR), ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu'r data personol i reoli darpariaeth prydau ysgol yn yr ysgol yw:
- Rhwymedigaeth Gyfreithiol - Erthygl(c) – prosesu sy'n angenrheidiol ar gyfer rwymedigaeth gyfreithiol sydd wedi'i roi i'r rheolwr.
- Tasg Gyhoeddus - Erthygl 6 (e) – prosesu sy'n angenrheidiol ar gyfer cyflawni tasg er budd y cyhoedd neu arfer awdurdod swyddogol sydd wedi'i roi i'r rheolwr.
- Budd sylweddol i'r cyhoedd - Erthygl 9 (2) (g) - prosesu sy'n angenrheidiol er budd sylweddol y cyhoedd, ar sail cyfraith Undebol neu aelod-wladwriaeth sy'n gyfraneddol i'r nod, yn parchu hanfod hawliau diogelu data ac yn darparu mesurau addas a phenodol i ddiogelu hawliau sylfaenol a buddion y person y mae'r data amdano.
Mae'r ddeddfwriaeth sylfaenol, rheoliadau a chanllawiau sy'n ategu hyn yn cynnwys, ond heb ei gyfyngu i;
- Deddf Addysg 1996
- Deddf Safonau a Threfniadaeth Ysgolion (Cymru) 2013
- Rheoliadau Bwyta'n Iach mewn Ysgolion (Gofynion a Safonau Maeth) (Cymru) 2013
- Canllawiau Llywodraeth Cymru - Codi tâl am fwyd a diod mewn ysgolion a chynhelir (2013)
Gan bwy ac o ble rydyn ni'n casglu data personol?
Mae'n bosibl y byddwn ni'n derbyn y data personol gan unigolion neu sefydliadau yn y categorïau canlynol:
- Disgyblion
- Rhieni
- Staff arlwyo yn yr ysgol
- Ysgol
- Gwasanaethau mewnol eraill megis Cyllid, Prydau ysgol am Ddim (Refeniwiau)
Gyda phwy rydyn ni'n rhannu data personol?
Mae'n bosibl y byddwn ni'n rhannu data personol gyda'r sefydliadau allweddol canlynol i reoli'r ddarpariaeth prydau ysgol yn yr ysgol.
Dim ond yr wybodaeth sydd ei hangen mewn perthynas â'r diben fydd yn cael ei rhannu.
|
Pwy
|
Diben
|
|
Ysgol
|
Cydlynu darpariaeth prydau ysgol yn yr ysgol
|
Proseswyr data
Mae prosesydd data yn gwmni neu sefydliad sy'n prosesu data personol ar ran rheolydd. Mae'r Cyngor yn defnyddio proseswyr data sy'n darparu gwasanaethau i ni. Dyma'r categori o broseswyr data rydyn ni'n eu defnyddio mewn perthynas â rheoli darpariaeth Prydau Ysgol:
- Cyflenwyr systemau/darparwyr gwasanaeth TGCh cyffredinol
- System Cinio Ysgol Heb Arian (sy'n cael ei ddefnyddio mewn ysgolion uwchradd yn unig)
Mae ein proseswyr data yn gweithredu ar sail ein cyfarwyddyd ni yn unig. Does dim modd iddyn nhw wneud unrhyw beth â'r data personol heb i ni eu cyfarwyddo nhw. Fyddan nhw ddim yn rhannu'r wybodaeth bersonol ag unrhyw sefydliad ar wahân i ni nac yn ei defnyddio at eu dibenion eu hunain. Byddan nhw'n ei dal yn ddiogel ac yn ei chadw am y cyfnod rydyn ni wedi'u cyfarwyddo i wneud hynny.
Os oes gyda chi ymholiad penodol yn ymwneud â'r proseswyr rydyn ni'n eu defnyddio ar gyfer darpariaeth Prydau Ysgol, e-bostiwch:
Am ba mor hir y byddwn ni'n cadw'r data personol?
Mae'r Cyngor yn cadw cofnodion sy'n ymwneud â darpariaeth prydau ysgol ar gyfer:
|
Gwybodaeth sy'n ymwneud ag anghenion deietegol arbennig
|
Nes i'r disgybl adael yr ysgol ac am un flwyddyn wedi hynny
|
Bydd yr ysgol yn cadw'r cofnodion canlynol ar ran y Cyngor:
|
Cofrestr prydau ysgol
|
Blwyddyn gyfredol + 3 blynedd
|
|
Taflen grynodeb - cinio ysgol
|
Blwyddyn gyfredol + 3 blynedd
|
Er mwyn dilyn egwyddor storio data Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol, mae'r cofnodion yn cael eu hadolygu'n rheolaidd. Fydd yr holl ddata personol ddim yn cael ei gadw. Dim ond data personol sy'n berthnasol sy'n cael eu cadw am y cyfnod cyfan. Caiff unrhyw wybodaeth sy'n amherthnasol yn yr hir dymor neu sy'n amherthnasol yn dystiolaethol ei dinistrio yn y cwrs busnes arferol.
Eich hawliau diogelu data
O dan gyfraith diogelu data, mae hawliau gyda chi y mae angen i ni roi gwybod i chi amdanyn nhw. Mae'r hawliau sydd ar gael i chi yn dibynnu ar ein rheswm ni dros brosesu eich data personol.
Eich hawl i gael mynediad
Mae hawl gyda chi i ofyn i ni am gopïau o'ch data personol. Mae'r hawl yma wastad yn berthnasol. Mae ambell i eithriad sy'n golygu efallai na fyddwch chi bob amser yn derbyn yr holl ddata rydyn ni'n ei brosesu. Mae modd i chi ddarllen rhagor am yr hawl yma ar wefan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth.
Eich hawl i gael eich data wedi'i gywiro
Mae hawl gyda chi i ofyn i ni gywiro data personol sy'n anghywir yn eich barn chi. Hefyd, mae gyda chi'r hawl i ofyn i ni gwblhau data sy'n anghyflawn yn eich barn chi. Mae'r hawl yma wastad yn berthnasol. Mae modd i chi ddarllen rhagor am yr hawl yma ar wefan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth.
Eich hawl i gael eich data wedi'i ddileu
Mae hawl gyda chi i ofyn i ni ddileu eich data personol o dan amgylchiadau penodol. Mae modd i chi ddarllen rhagor am yr hawl yma ar wefan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth.
Eich hawl i gyfyngu ar sut mae sefydliadau'n defnyddio eich data
Mae hawl gyda chi i ofyn i ni gyfyngu ar brosesu eich data personol mewn amgylchiadau penodol. Mae modd i chi ddarllen rhagor am yr hawl yma ar wefan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth.
Eich hawl chi i wrthwynebu'r defnydd o'ch data
Mae hawl gyda chi i wrthwynebu i ni brosesu eich data personol mewn amgylchiadau penodol. Mae modd i chi ddarllen rhagor am yr hawl yma ar wefan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth.
Eich hawl chi i hygludedd data
Dim ond i ddata personol rydych chi wedi'i roi i ni y mae hyn yn berthnasol. Mae hawl gyda chi i ofyn i ni drosglwyddo'r data personol gwnaethoch chi ei roi i ni o un sefydliad i'r llall neu ei roi e i chi. Mae'r hawl yma'n berthnasol dim ond os ydyn ni'n prosesu'r data personol gyda'ch caniatâd chi neu'n rhan o sgyrsiau am ymrwymo i gontract a bod y prosesu'n cael ei wneud yn awtomatig. Mae modd i chi ddarllen rhagor am yr hawl yma ar wefan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth.
Does dim rhaid i chi dalu am arfer eich hawliau. Mae gyda ni fis i ymateb i'ch cais chi o'r dyddiad dilysu eich cais. Mae modd i ni ymestyn y cyfnod yma am ddau fis arall os yw'r cais yn gymhleth neu os byddwn ni'n derbyn nifer o geisiadau oddi wrthoch chi.
Am ragor o wybodaeth am eich hawliau a sut i'w defnyddio, cyfeiriwch at yr adran 'Eich Hawliau Gwybodaeth' ar wefan y Cyngor.
Eich hawl chi i wneud cwyn diogelu data i'r Cyngor
Mae hawl gyda chi i gwyno i'r Cyngor os ydych chi'n credu dydyn ni ddim wedi trin eich data personol yn gyfrifol nac yn unol ag arfer da.
Os oes pryder gyda chi, rydyn ni'n eich annog chi i gysylltu â ni yn y lle cyntaf. Mae modd datrys y rhan fwyaf o bryderon yn gymharol gyflym trwy alwad ffôn syml neu e-bost i'r ysgol. Os hoffech chi wneud cwyn ffurfiol, mae modd i chi wneud hynny drwy ein Polisi Rhoi Sylwadau, Canmol a Chwyno.
Eich hawl chi i wneud cwyn diogelu data i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth
Mae modd i chi hefyd gwyno i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth os ydych chi'n anfodlon â sut rydyn ni wedi defnyddio'ch data.
Dyma fanylion cyswllt Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth:
- Cyfeiriad: Information Commissioner's Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF
- Rhif y Llinell Gymorth: 0303 123 1113
- Gwefan: https://cy.ico.org.uk