Sut rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol o fewn y Garfan Trawsnewid Gwasanaeth a Systemau Gwybodaeth Addysg er mwyn cyflawni'n dyletswyddau cyfreithiol a statudol fel Awdurdod Lleol.

Mae'r Cyngor yn darparu gwasanaethau ar gyfer cymunedau lleol a'r bobl sy'n byw ynddyn nhw. Mae cynnal y gwaith yma'n golygu bod rhaid i ni gasglu a defnyddio gwybodaeth am y bobl rydyn ni'n darparu gwasanaethau ar eu cyfer nhw a chadw cofnod o'r gwasanaethau yma. O ganlyniad i gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol am unigolion, mae rhaid i ni sicrhau eu bod nhw'n gwybod beth yw ein bwriad o ran defnyddio a rhannu eu gwybodaeth. 

Yn yr hysbysiad preifatrwydd yma, rydyn ni wedi crynhoi rhai o'r ffyrdd allweddol rydyn ni'n defnyddio eich gwybodaeth bersonol yn y Gwasanaeth Addysg a Chynhwysiant er mwyn cyflawni'n dyletswyddau cyfreithiol a statudol fel Awdurdod Lleol. Dylech chi ddarllen yr wybodaeth yma ar y cyd â hybysiad preifatrwydd corfforaethol y Cyngor ac unrhyw hysbysiadau preifatrwydd penodol sy'n berthnasol i wasanaethau rydych chi'n eu derbyn.

1.    Pwy ydyn ni, beth ydyn ni'n ei wneud

Mae gan Awdurdodau Lleol nifer o rolau, cyfrifoldebau a dyletswyddau cyfreithiol a statudol mewn perthynas â darparu addysg. Mae rhai o'r dyletswyddau yma'n cynnwys:

 

  •   Cynorthwyo'r llywodraeth â gwaith gweithredu mentrau a deddfwriaeth sy'n berthnasol i ysgolion, plant a theuluoedd.

  •   Sicrhau bod yna ddigon o leoedd ar gael mewn ysgolion trwy adeiladu neu ehangu ysgolion

  •   Cydbwyso'r ddarpariaeth o leoedd ysgol ar draws RhCT

  •   Darparu gwasanaethau cymorth i ysgolion

  •   Dyrannu cyllid i ysgolion

Er mwyn cyflawni ein goblygiadau statudol a chyfreithiol fel Awdurdod Lleol a chodi safonau addysg yn ein hysgolion, mae gofyn i ni gasglu, monitro, adolygu, defnyddio a rhannu gwybodaeth bersonol sy'n ymwneud â phlant, pobl ifainc a'u teuluoedd sy'n mynychu ein hysgolion neu sy'n derbyn gwasanaethau gennym ni. 

 

Y Garfan Trawsnewid Gwasanaeth a Systemau Gwybodaeth Addysg yw'r garfan gymorth ganolog sy'n gyfrifol am reoli'r data ar ran y Gwasanaeth Addysg a Chynhwysiant. Mae'r gwasanaeth yn casglu llawer o wybodaeth wahanol am ddisgyblion ac ysgolion, ac yn gwneud yn siŵr bod yr wybodaeth yma'n gywir   a'i bod yn cael ei rhannu ag amrywiaeth o sefydliadau gwahanol fel Ysgolion, rheolwyr yr Adran Addysg a Llywodraeth Cymru fel bod modd iddyn nhw ddefnyddio'r wybodaeth yma i godi safonau a datblygu a gwella'r addysg sy'n cael ei rhoi i ddisgyblion yn Rhondda Cynon Taf. Mae'r gwasanaeth hefyd yn   darparu cyngor technegol, cymorth a hyfforddiant i ysgolion a gweithwyr y cyngor sy'n defnyddio amrywiaeth o becynnau cyfrifiadurol a systemau gwybodaeth i reolwyr. 

 

  1.  Pa fath o wybodaeth bersonol rydyn ni'n ei chadw ac am bwy?  

Mae'r gwasanaeth yn cadw a phrosesu gwybodaeth am blant, pobl ifainc a'u teuluoedd.  Mae modd i   hyn gynnwys: 

  •   Disgyblion sy'n mynychu ysgolion RhCT.

  •   Plant, pobl ifainc a'u teuluoedd sy'n derbyn Gwasanaethau Addysg a Chynhwysiant gan y   Cyngor.

  •   Plant o oedran cyn-ysgol h.y. plant sydd newydd gael eu geni a phlant dan 3 oed

Fel arfer, bydd hyn yn cynnwys gwybodaeth sy'n ymwneud â rhai, neu bob un, o'r pethau canlynol:

 

 

  •   Enw, dyddiad geni a rhywedd

  •   Rhif Unigryw'r Disgybl (UPN) a Rhif Unigryw'r Dysgwr (ULN) - dyma rifau unigol sy'n cael eu rhoi i ddisgyblion er mwyn eu hadnabod nhw ar adroddiadau

  •   Ethnigrwydd, hil a hunaniaeth genedlaethol

  •   Statws Prydau Ysgol am Ddim (FSM)

  •   Statws Plant sy'n Derbyn Gofal (CLA) a'r Awdurdod Gofal (os ydyn nhw'n Derbyn Gofal gan Awdurdod Lleol arall)

  •   Gwybodaeth iaith, megis categori Saesneg fel Iaith Ychwanegol (EAL) ac iaith gyntaf

  •   Gwybodaeth ysgol, megis statws cofrestru (os yw'r disgybl wedi cofrestru gydag un ysgol neu'n rhagor), dyddiad cychwyn yn yr ysgol, llawn amser neu ran amser, Blwyddyn Cwricwlwm Cenedlaethol (NCY) ac enw dosbarth.

  •   Y math o addysg, fel prif ffrwd, ysgol arbennig, uned arbennig, Uned Cyfeirio Disgyblion neu Addysg Ddewisol Yn Y Cartref

  •   Cod Ymarfer Anghenion Addysgol Arbennig Cymru (cam perthnasol ac anghenion arbennig y plentyn)

  •   Y cymorth sydd ei angen yn yr ysgol, er enghraifft cymorth mewn grŵp, cyfarpar safonol neu arbenigol, asesiadau yn yr ysgol neu asesiadau allanol

  •   Gwybodaeth am yr iaith Gymraeg, fel rhuglder yn y Gymraeg, siarad Cymraeg yn y cartref a'r galw am y Gymraeg mewn ysgolion

  •   Gwybodaeth am waharddiadau, gan gynnwys nifer yr achosion o wahardd, dyddiadau a   rhesymau

  •   Cyflawniad y disgybl ym mhob pwnc, Profion Darllen a Rhifedd Cenedlaethol ac arholiadau ar gyfer plant rhwng 3 ac 19 oed

  •   Gwybodaeth am bresenoldeb yn yr ysgol, gan gynnwys nifer y sesiynau posibl, nifer y sesiynau a   fynychwyd a nifer yr absenoldebau awdurdodedig/anawdurdodedig

3.    O ble mae'r gwasanaeth yn cael fy ngwybodaeth?

Mae'r gwasanaeth yn derbyn gwybodaeth gan amrywiaeth o ffynonellau, gan gynnwys: 

  •   Plant, pobl ifainc a'u teuluoedd pan fyddan nhw'n derbyn gwasanaeth gennym ni

  •   Ysgolion

  •   Chonsortiwm Canolbarth y De

  •   Llywodraeth Cymru

  •   Cofrestryddion - er enghraifft, rhestr o'r holl enedigaethau o fewn RhCT

  •   Bwrdd Iechyd Prifysgol Cwm Taf a Bwrdd Iechyd Prifysgol Caerdydd a'r Fro

4.    Beth fyddwn ni'n ei wneud gyda'ch gwybodaeth bersonol?

Mae'r gwasanaeth yn defnyddio'r wybodaeth uchod i gyflawni ein rhwymedigaethau cyfreithiol a statudol fel Awdurdod Lleol o ran darparu addysg. Yn benodol er mwyn: 

  •   Cefnogi ysgolion i godi safonau a gwella'r addysg sy'n cael ei darparu i ddisgyblion yn RhCT.

  •   Er mwyn gwella'r deilliannau a gyflawnir gan yr holl blant a phobl ifainc ym mhob ysgol, a chau'r bwlch rhwng y plant mwyaf difreintiedig a'u cyfoedion.

  •   Er mwyn datblygu arfer da mewn Ysgolion ac adranau'r Cyngor, a rhannu'r arfer da yma.

  •   Er mwyn cefnogi ysgolion i ddefnyddio'r data gorau, mwyaf cywir, wrth adrodd i rieni.

  •   Er mwyn hysbysu adranau a sefydliadau eraill, yn Rhondda Cynon Taf a thu hwnt, i'w helpu nhw   i ddarparu'u gwasanaethau yn y ffordd orau posibl.

  •   Er mwyn defnyddio'r wybodaeth i helpu ysgolion a rheolwyr ragfynegi'r heriau efallai byddan nhw'n   eu hwynebu yn y dyfodol.

  •   Er mwyn gwneud yn siŵr bod rhagor o blant yn mynd i'r ysgol.

  •   Er mwyn helpu i ddarparu addysgu o safon uchel

  •   Er mwyn cyflawni'n gofynion rhoi gwybod statudol i Lywodraeth Cymru

5.    Ydy'r gwasanaeth yn rhannu fy ngwybodaeth bersonol ag unrhyw sefydliad arall?

Er mwyn i'r gwasanaeth gyflawni'i ddyletswyddau cyfreithiol a statudol, mae gofyn i ni rannu gwybodaeth gydag amrywiaeth o sefydliadau, fel: 

  •   Ysgolion

  •   Chonsortiwm Canolbarth y De

Mae Consortiwm Canolbarth y De yn bartneriaeth gwasanaeth addysg ar y cyd sy'n darparu   gwasanaeth gwella ysgolion sy'n herio, monitro a chefnogi ysgolion er mwyn gwella safonau. Mae'r bartneriaeth yn cynnwys:

  •   Consortiwm Canolbarth y De

  •   Cyngor Bwrdeistref Sirol Pen-y-bont ar Ogwr 

  •   Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerdydd

  •   Cyngor Bwrdeistref Sirol Merthyr Tudful 

  •   Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf

  •   Cyngor Bwrdeistref Sirol Bro Morgannwg

  •   Llywodraeth Cymru

Yn ôl y gyfraith, mae gofyn i ni rannu gwybodaeth gyda Llywodraeth Cymru fel bod modd iddi gyflawni gwaith ymchwil a gwaith dadansoddi ystadegau i wella'r gwasanaethau addysg sy'n cael eu darparu i bobl yng Nghymru.  Fel arfer, bydd yr adroddiadau yma yn cynnwys ffeithiau a ffigurau. Fyddan nhw ddim yn cynnwys unrhyw wybodaeth mae modd ei defnyddio i adnabod pobl yn unigol, ond efallai bydd rhai yn cynnwys gwybodaeth y mae modd ei defnyddio i adnabod pobl ble mae angen yn ôl y gyfraith. 

 

  • Bwrdd Iechyd Prifysgol Cwm Taf a Bwrdd Iechyd Prifysgol Caerdydd a'r Fro

Ar enghraifft, byddwn ni'n rhannu gwybodaeth sylfaenol am y disgybl, fel enw'r disgybl, ysgol, blwyddyn ysgol, dyddiad geni ac ati, gyda Byrddau Iechyd fel bod modd iddyn nhw drefnu i ddisgyblion cael pigiadau a gwiriadau iechyd yn yr ysgol.

 

 

  • Gyrfa Cymru

Byddwn ni'n darparu gwybodaeth sylfaenol am y disgybl i sefydliad Gyrfa Cymru fel bod modd iddyn nhw  ddarparu cyngor gyrfaoedd i ddisgyblion Rhondda Cynon Taf.

 

 

  •   Fischer Family Trust (FFT)

Mae FFT yn sefydliad nad yw'n gwneud elw sydd wedi cael ei gomisiynu gan y Cyngor a Chonsortiwm Canolbarth y De i ddadansoddi gwybodaeth sy'n ymwneud â disgyblion i'w helpu nhw i gyflawni'u   potensial a helpu ysgolion i wella.

 

  •   Rydyn ni hefyd yn defnyddio sefydliadau trydydd parti dibynadwy i ddarparu gwasanaethau ar gyfer y Gwasanaeth Addysg a Chynhwysiant e.e. elusennau sy'n darparu cymorth addysg a gwasanaethau cymorth i deuluoedd.

 I ddysgu rhagor ynglŷn â sut mae'r sefydliadau uchod yn defnyddio'ch gwybodaeth bersonol, ewch i'r adran hysbysiad preifatrwyd ar eu gwefannau unigol.

 

6.    Beth yw'r sail gyfreithiol o ran defnyddio'r wybodaeth yma?

Mae deddf Diogelu Data yn dweud ein bod ni'n cael defnyddio a rhannu gwybodaeth bersonol dim ond lle mae gyda ni reswm priodol a chyfreithlon dros wneud hynny.

 

Ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu gwybodaeth disgybl yw cyflawni dyletswyddau swyddogol y Cyngor a bodloni ein rhwymedigaethau cyfreithiol o dan y deddfau canlynol:

 

  •   Deddf Addysg 2002

  •   Cyfrifiad Ysgolion Blynyddol ar Lefel Disgyblion (PLASC) 2018

  •   Rheoliadau Addysg (Gwybodaeth am Ddisgyblion Unigol) (Cymru) (Diwygio) 2007

  •   Rheoliadau Gwybodaeth am Ddisgyblion (Cymru) 2011

  •   Rheoliadau Addysg (Cofrestru Disgyblion) (Cymru) 2010

  •   Deddf Addysg ac Adolygiadau 2006

  •   Cod Ymarfer Anghenion Addysgol Arbennig Cymru Ebrill 2002

  •   Rheoliadau Addysg (Ardaloedd y Perthyn Disgyblion a Myfyrwyr iddynt) 1996

  •   Trefniadau Casglu Data Profion Cenedlaethol Cymru a Threfniadau Rhoi Gwybod

  •   Cynllun Strategol y Gymraeg mewn Addysg 2017

7.    Am faint o amser bydd fy ngwybodaeth yn cael ei chadw?

Mae'n rhaid i ni gadw rhai enghreifftiau o wybodaeth sy'n cael ei defnyddio am gyfnodau sydd wedi'u   pennu gan y gyfraith. Caiff gwybodaeth arall ei chadw cyhyd a bod ei hangen er mwyn darparu gwasanaethau i chi neu'r gymuned.

 

8.    Eich gwybodaeth, eich hawliau

Mae'r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data yn rhoi hawliau pwysig i chi, gan gynnwys yr hawl i gael gweld yr wybodaeth bersonol mae'r gwasanaethau yn ei chadw amdanoch chi.

 

Cliciwch yma www.rctcbc.gov.uk i gael rhagor o wybodaeth am eich hawliau a sut i'w harfer nhw.

 

9.    Cysylltwch â ni

Os ydych chi eisiau rhagor o wybodaeth am sut mae'r gwasanaeth yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol, cysylltwch â ni gan ddefnyddio un o'r dulliau isod:

 

E-bost: edst@rctcbc.gov.uk

Dros y ffôn: 01443 281164

 

Trwy lythyr: Cyfarwyddwr Addysg a Chynhwysiant, Y Garfan Gwybodaeth a Chymorth Systemau, Tŷ Trevithick

 

Helpwch ni i wella - peidiwch â chynnwys gwybodaeth bersonol neu ariannol, e.e. eich Rhif Yswiriant Gwladol neu fanylion cerdyn credyd.