Sut rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol at ddibenion Recordio Galwadau
Mae'r Cyngor yn darparu gwasanaethau ar gyfer cymunedau lleol a'r bobl sy'n byw ynddyn nhw. Mae cynnal y gwaith yma'n golygu bod rhaid i ni gasglu a defnyddio gwybodaeth am y bobl rydyn ni'n darparu gwasanaethau ar eu cyfer nhw a chadw cofnod o'r gwasanaethau yma. O ganlyniad i gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol am unigolion, rhaid i ni sicrhau eu bod nhw'n gwybod beth yw ein bwriad o ran defnyddio a rhannu eu gwybodaeth.
Rydyn ni wedi crynhoi yn yr hysbysiad preifatrwydd yma rai o'r ffyrdd allweddol rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol at ddibenion [Cynllun Trwydded Barcio Bathodyn Glas]. Dylech chi ddarllen yr wybodaeth yma yn ogystal â hysbysiad preifatrwydd corfforaethol y Cyngor.
1. Pwy ydyn ni? Beth ydyn ni'n ei wneud?
Wrth gysylltu â'n canolfan alwadau, byddwch chi'n cael gwybod y bydd eich galwad yn cael ei recordio at ddibenion diogelwch, hyfforddiant a diogelu data ar y llinellau ffôn canlynol:
- 01443 425001 – Gwasanaethau'r Amgylchedd
- 01443 425002 – Treth y Cyngor, Ardrethi Busnes a Budd-daliadau
- 01443 425003 – Gwasanaethau Cymuned a Gwasanaethau i Blant
- 01443 425004 – Cynllunio
- 01443 425005 – Ymholiadau Cyffredinol
- 01443 425011 – Ymateb brys
- 01443 425014 – Llinell Ymgynghori
- 01443 425025 – Apêl Siôn Corn
- Larwm Argyfwng ‘Lifeline’
Bydd yr holl wybodaeth bersonol sy'n cael ei drafod yn rhan o'ch sgwrs yn cael ei recordio heblaw am y canlynol:
- Galwadau lle mae taliadau'n cael eu gwneud (mae recordiad yr alwad yn dod i ben yn awtomatig pan fydd manylion talu'n cael eu cymryd)
- Galwadau sy'n gadael y ganolfan alwadau, h.y. eu trosglwyddo i adrannau mewnol eraill, (mae recordio yn dod i ben wrth i'r alwad gael ei throsglwyddo)
Os nad ydych am i'ch gwybodaeth bersonol gael ei chofnodi, mae'r opsiwn gyda chi i ddod â'r alwad i ben, fodd bynnag, fydd dim modd i'r Cyngor eich helpu a chyfeirio'ch galwad i'r adran berthnasol heb dderbyn yr wybodaeth yma.
2. Pa fath o wybodaeth bersonol rydyn ni'n ei chadw ac am bwy?
Os penderfynwch fwrw ymlaen â'ch galwad ffôn, mae'n bosibl y bydd eich gwybodaeth bersonol yn cael ei rhannu â gwasanaethau eraill y Cyngor neu sefydliadau partner i'ch cynorthwyo gyda'ch ymholiad.
Gall y math o wybodaeth amrywio o bob galwad ffôn ond fel rheol gall gynnwys y canlynol:
- Manylion cyswllt, gan gynnwys enw, cyfeiriad, rhif ffôn a chyfeiriad e-bost.
- Gwybodaeth y teulu, er enghraifft enwau, cyfeiriadau, rhifau ffôn, dyddiad geni ac ati.
- Eich dyddiad geni chi a'ch rhif yswiriant gwladol.
- Gwybodaeth ariannol, gan gynnwys cyflogaeth, incwm, a manylion cyfrif banc
- Gwybodaeth am eich iechyd chi neu iechyd y person dan sylw.
3. O ble mae'r gwasanaeth yn cael fy ngwybodaeth?
Bydd yn cael yr wybodaeth:
- Gennych chi, pan fyddwch chi'n cysylltu â'r Cyngor.
- Gan rywun sy’n cysylltu â ni ar eich rhan, fel perthynas neu ffrind.
- Gan Gynghorydd etholedig os yw'n eich cynorthwyo gyda'ch ymholiad.
4. Beth fyddwn ni'n ei wneud gyda'ch gwybodaeth bersonol?
Byddwn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth er mwyn:
- Ymchwilio i gwynion a'u datrys
- Canfod ac atal troseddau, ac ymchwilio iddyn nhw, h.y. twyll
- Adolygu ansawdd galwadau, ar gyfer hyfforddi a datblygu staff
- Sicrhau diogelwch a lles gweithwyr, yn erbyn bygythiadau a wneir i'r Cyngor ac unigolion.
- Gwella bodlonrwydd cwsmeriaid
5. Beth yw'r sail gyfreithiol o ran defnyddio'r wybodaeth yma?
Ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu'ch gwybodaeth bersonol yw amddiffyn buddiannau cyfreithlon y Cyngor, gweithwyr ei ganolfan alwadau, a'i ddefnyddwyr gwasanaeth fel a ganlyn:
- Er mwyn sicrhau eich bod chi'n derbyn gwasanaeth o ansawdd uchel gennym ni
- Er mwyn amddiffyn diogelwch a lles personol ein gweithwyr
Byddai trydydd parti yn disgwyl yn rhesymol bod yn destun monitro galwadau yn y sefyllfaoedd penodol uchod.
6. Ydy'r gwasanaeth yn rhannu fy ngwybodaeth bersonol ag unrhyw sefydliad arall?
Ydy. O bryd i'w gilydd byddwn ni'n rhannu eich gwybodaeth bersonol ag adrannau eraill y Cyngor neu Sefydliadau allanol i helpu i brosesu'ch ymholiad, megis
- Gwasanaethau eraill y Cyngor er mwyn datrys cwynion ac ymchwiliadau o dwyll
- Yr Heddlu ynghylch ymchwiliadau troseddol
- Gwasanaeth Tân ac Ambiwlans os ydyn ni o'r farn bod unrhyw un mewn perygl
7. Am ba mor hir caiff fy ngwybodaeth ei chadw?
Caiff gwybodaeth ei chadw am 3 blynedd ar ôl i'ch cais gael ei gyflwyno
8. Eich gwybodaeth, eich hawliau
Byddwn ni'n cadw recordiad yr alwad am 13 mis. Bydd unrhyw wybodaeth sy'n cael ei throsglwyddo i adrannau eraill y Cyngor yn cael ei chadw cyhyd â bod angen yr wybodaeth arnyn nhw i ddelio â'ch ymholiad/achos.
9. Cysylltu â ni
Os oes gyda chi unrhyw bryderon neu os ydych chi eisiau rhagor o wybodaeth am sut mae'r gwasanaeth yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol, cysylltwch â ni gan ddefnyddio un o'r dulliau isod:
Drwy e-bostio: GwasanaethauiGwsmeriaid@rctcbc.gov.uk
Drwy ffonio: 01443 425005
Drwy lythyr: Gwasanaethau i Gwsmeriaid, Tŷ Elái, Trewiliam, RhCT, CF40 1NY