Hysbysiad preifatrwydd ynghylch sut rydym ni'n defnyddio recordio galwadau ffôn yng Nghyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf
Cyflwyniad
Mae'r hysbysiad preifatrwydd yma'n esbonio sut mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf (y cyfeirir ato fel 'CBSRhCT', y 'Cyngor', neu 'ni') yn defnyddio recordio galwadau i helpu i ddarparu ein gwasanaethau a chadw pobl yn ddiogel.
Rydym ni'n recordio galwadau a wneir i rai llinellau ffôn y Cyngor i gefnogi hyfforddiant staff, gwella ansawdd gwasanaeth, ac amddiffyn galwyr a gweithwyr.
Mae galwadau i'r rhifau ffôn canlynol yn cael eu recordio:
- 01443 425001 - Gwasanaethau'r Amgylchedd
- 01443 425002 – Treth y Cyngor, Busnesau a Budd-daliadau
- 01443 425003 – Gwasanaethau Cymuned a Gwasanaethau i Blant
- 01443 425004 – Cynllunio
- 01443 425005 – Ymholiadau Cyffredinol
- 01443 425011 - Ymateb Brys
- 01443 425014 – Llinell Ymgynghori
- 01443 425025 – Apêl Siôn Corn
- Larwm Argyfwng Llinell Fywyd
Pan fyddwch chi'n ffonio un o'r rhifau yma, byddwch chi'n clywed neges awtomataidd ar ddechrau'r alwad yn rhoi gwybod i chi fod y sgwrs yn cael ei recordio.
Dyw galwadau ffôn ddim yn cael eu recordio pan:
- Rydych chi'n gwneud taliad (mae'r recordiad yn cael ei atal)
- Mae eich galwad yn cael ei throsglwyddo i adran arall (mae'r recordiad yn dod i ben pan mae'r galwad yn trosglwyddo)
Os yw'n well gennych beidio â chael eich galwad wedi'i recordio, mae modd i chi gysylltu â ni drwy ddull arall. Ewch i'n tudalen 'Cysylltwch â ni' am opsiynau eraill.
Dylid darllen yr hysbysiad yma ochr yn ochr â:
Y Rheolydd Data
Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf yw'r rheolydd data ar gyfer unrhyw ddata personol a gofnodir yn ystod galwadau i'n canolfan gyswllt.
Rydyn ni wedi cofrestru gyda Swyddfa Wybodaeth y Comisiynydd (SWC); ein cyfeirnod yw Z4870100.
Cwestiynau am yr hysbysiad preifatrwydd yma
Os oes gennych chi unrhyw gwestiynau am yr hysbysiad preifatrwydd yma neu sut mae eich data personol yn cael ei ddefnyddio pan fyddwch yn ein ffonio ni, cysylltwch â'n carfan Gwasanaethau i Gwsmeriaid:
Data personol pwy ydyn ni'n eu prosesu?
Byddwn ni'n cofnodi data personol gan unrhyw un sy'n cysylltu â'r Cyngor drwy'r rhifau ffôn a restrir uchod. Mae'r isod yn rhan o hyn:
- Aelodau o'r cyhoedd
- Defnyddwyr y gwasanaeth
- Pobl sy'n galw ar ran rhywun arall
- Preswylwyr neu gwsmeriaid sy'n gwneud ymholiad neu gais
Y mathau o ddata personol rydyn ni'n eu prosesu
Pan fyddwch chi'n ein ffonio ni, byddwn ni'n cofnodi'r wybodaeth bersonol rydych chi'n ei rhannu yn ystod y sgwrs. Gall yr isod fod yn rhan o hyn:
- Eich enw a manylion cyswllt (megis cyfeiriad, rhif ffôn, cyfeiriad e-bost)
- Dynodwyr personol (megis dyddiad geni, rhif Yswiriant Gwladol, neu rif cyfeirnod)
- Gwybodaeth ariannol (megis manylion am eich incwm, os yw'n berthnasol i'ch ymholiad)
- Gwybodaeth sy'n gysylltiedig â'ch iechyd (os caiff ei rhannu yn rhan o'ch galwad)
- Manylion am eich ymholiad neu broblem
- Unrhyw wybodaeth arall rydych chi'n dewis ei darparu yn ystod yr alwad
Pam rydyn ni'n prosesu data personol?
Rydyn ni'n recordio galwadau i'n helpu i ddarparu gwasanaethau gwell a sicrhau diogelwch galwyr a staff. Mae modd defnyddio recordiadau i:
- Amddiffyn y Cyngor rhag ofn y bydd hawliad cyfreithiol neu ymchwiliad
- Canfod ac atal troseddau, megis twyll
- Cefnogi ac ymchwilio i gwynion am ymddygiad staff
- Cefnogi hyfforddi a datblygu staff
- Diogelu staff rhag ymddygiad camdriniol neu fygythiol
- Monitro a gwella ansawdd ein gwasanaethau
- Ymchwilio i ymholiadau, cwynion neu anghydfodau a'u datrys
Mae hawl i reolwyr gael mynediad at recordiadau pan fo angen yn unig ac maen nhw'n cael eu trin yn ddiogel yn unol â chyfreithiau diogelu data.
Ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu'r data personol
Bydd y sail gyfreithiol rydyn ni'n dibynnu arni yn dibynnu ar natur eich galwad a'r rheswm dros ei recordio. Yn y rhan fwyaf o achosion, rydyn ni'n dibynnu ar y canlynol:
- Erthygl 6(1)(e) – Tasg Gyhoeddus
Rydyn ni'n prosesu data personol yn rhan o'n dyletswyddau swyddogol i ddarparu gwasanaethau cyhoeddus ac ymateb i ymholiadau.
- Erthygl 6(1)(c) – Rhwymedigaeth Gyfreithiol
Efallai y byddwn ni'n prosesu data personol i gyflawni dyletswyddau cyfreithiol, megis diogelu, atal twyll, neu ymateb i gwynion ffurfiol.
- Erthygl 6(1)(f) – Buddiannau Cyfreithlon
Mewn rhai achosion, efallai y byddwn ni'n dibynnu ar ein buddiannau cyfreithlon i amddiffyn staff, ymchwilio i gwynion, neu wella ansawdd gwasanaeth, lle dydy hyn ddim yn gwrthdaro â'ch hawliau a'ch rhyddid.
- Erthygl 9(2)(g) – Buddiant Cyhoeddus Sylweddol
Os byddwch chi'n rhannu gwybodaeth sensitif (megis manylion am eich iechyd), efallai y byddwn ni'n ei phrosesu lle bo angen am resymau buddiant cyhoeddus sylweddol, yn unol â chyfraith y DU a mesurau diogelwch priodol.
Gan bwy neu o ble rydyn ni'n cael data personol
Rydyn ni'n casglu data personol yn uniongyrchol gennych chi, neu gan rywun sy'n ffonio ar eich rhan, pan fyddwch chi'n cysylltu â ni dros y ffôn.
Mae'r wybodaeth rydyn ni'n ei chofnodi yn seiliedig ar yr hyn rydych chi'n dewis ei rannu gyda ni yn ystod yr alwad.
Gyda phwy rydyn ni'n rhannu data personol?
Dyw recordiadau o alwadau ffôn ddim yn cael eu rhannu'n rheolaidd y tu allan i'r Cyngor.
Mae hawl i wasanaethau perthnasol y Cyngor a staff awdurdodedig gael mynediad at recordiadau, ond dim ond lle bo angen i gyflawni un o'r dibenion a restrir uchod.
Mewn achosion prin, efallai y byddwn ni'n rhannu gwybodaeth o recordiad galwad gyda sefydliad allanol, ond dim ond lle mae'n gyfreithlon ac yn angenrheidiol gwneud hynny.
Cynhelir yr holl fynediad a rhannu yn unol â chyfreithiau diogelu data a pholisïau'r Cyngor.
Prosesyddion Data
Rydyn ni'n defnyddio cwmnïau dibynadwy i'n helpu i ddarparu a chefnogi'r systemau rydyn ni'n defnyddio i recordio a storio galwadau. Mae'r cwmnïau yma'n cael eu hadnabod fel proseswyr data.
Maen nhw'n prosesu eich data personol o dan ein cyfarwyddyd ni yn unig a does dim hawl gyda nhw ei ddefnyddio at eu dibenion eu hunain. Rhaid iddyn nhw gadw eich data yn ddiogel ac yn gyfrinachol.
Dydyn nhw ddim yn gwrando ar eich galwadau nac yn cael mynediad at gynnwys unrhyw recordiadau.
Am ba mor hir y byddwn ni'n cadw'r data personol?
Rydyn ni'n cadw recordiadau o alwadau ffôn am 13 mis o ddyddiad yr alwad.
Mewn rhai achosion, efallai y bydd angen i ni gadw recordiad am gyfnod hirach, er enghraifft, os yw'n cael ei ddefnyddio fel tystiolaeth mewn ymchwiliad i dwyll neu achos cyfreithiol.
Eich hawliau yn ymwneud â diogelu data
Yn unol â Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol y DU (RhDDC y DU), mae gyda chi hawliau pwysig o ran eich data personol. Yn rhan o hyn mae eich hawl i gyrchu unrhyw ddata sydd gyda'r Cyngor ar gadw amdanoch chi, gan gynnwys gwybodaeth sydd wedi'i chofnodi mewn recordiadau.
Mae rhagor o wybodaeth am eich hawliau a sut i'w defnyddio ar ein gwefan: Eich Hawliau Gwybodaeth - Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf
Eich hawl i wneud cwyn i'r Cyngor ynghylch diogelu data
Os oes gyda chi bryder ynghylch y modd mae eich data wedi cael eu defnyddio mewn perthynas â recordio galwadau, mae gyda chi'r hawl i gysylltu â'r Cyngor i godi cwyn.
Rydyn ni'n argymell cysylltu â Gwasanaethau i Gwsmeriaid yn gyntaf, gan fod modd datrys llawer o broblemau'n gyflym ac yn anffurfiol:
E-bostio: GwasanaethauiGwsmeriaid@rctcbc.gov.uk
Ffoniwch: 01443 425005
Swydd : Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf, Gwasanaethau i Gwsmeriaid, Tŷ Elái, Trewiliam, RhCT, CF40 1NY
Os nad ydych chi'n fodlon ar hyn, neu pe byddai'n well gennych chi godi cwyn swyddogol, gallwch wneud hynny drwy Gynllun Adborth Cwsmeriaid y Cyngor: Gallwch adael sylwadau, gair o ganmoliaeth neu wneud cwyn, ar-lein)
Mae modd i chi hefyd e-bostio'r Swyddog Diogelu Data:
Rheoli.Gwybodaeth@rctcbc.gov.uk
Eich hawl i gysylltu â charfan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth i leisio cwyn ynghylch diogelu data
Os nad ydych chi'n fodlon â sut rydyn ni wedi trin eich data personol, gan gynnwys unrhyw beth sy'n gysylltiedig â recordio galwadau ffôn, mae gennych chi hefyd yr hawl i gwyno i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO). Rydym yn eich annog i gysylltu â ni yn gyntaf er mwyn i ni geisio datrys eich problem.
Manylion cyswllt Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth:
- Cyfeiriad: Information Commissioner’s Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF
- Rhif y Llinell Gymorth: 0303 123 1113
- Gwefan: https://www.ico.org.uk