Hysbysiad Preifatrwydd Recordio Galwadau

Sut rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol at ddibenion Recordio Galwadau 

Mae'r Cyngor yn darparu gwasanaethau ar gyfer cymunedau lleol a'r bobl sy'n byw ynddyn nhw. Mae cynnal y gwaith yma'n golygu bod rhaid i ni gasglu a defnyddio gwybodaeth am y bobl rydyn ni'n darparu gwasanaethau ar eu cyfer nhw a chadw cofnod o'r gwasanaethau yma. O ganlyniad i gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol am unigolion, rhaid i ni sicrhau eu bod nhw'n gwybod beth yw ein bwriad o ran defnyddio a rhannu eu gwybodaeth. 

Rydyn ni wedi crynhoi yn yr hysbysiad preifatrwydd yma rai o'r ffyrdd allweddol rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol at ddibenion [Cynllun Trwydded Barcio Bathodyn Glas]. Dylech chi ddarllen yr wybodaeth yma yn ogystal â hysbysiad preifatrwydd corfforaethol y Cyngor.

 

1.     Pwy ydyn ni? Beth ydyn ni'n ei wneud?

 

Wrth gysylltu â'n canolfan alwadau, byddwch chi'n cael gwybod y bydd eich galwad yn cael ei recordio at ddibenion diogelwch, hyfforddiant a diogelu data ar y llinellau ffôn canlynol: 

  • 01443 425001 – Gwasanaethau'r Amgylchedd
  • 01443 425002 – Treth y Cyngor, Ardrethi Busnes a Budd-daliadau
  • 01443 425003 – Gwasanaethau Cymuned a Gwasanaethau i Blant
  • 01443 425004 – Cynllunio 
  • 01443 425005 – Ymholiadau Cyffredinol
  • 01443 425011 – Ymateb brys
  • 01443 425014 – Llinell Ymgynghori
  • 01443 425025 – Apêl Siôn Corn
  • Larwm Argyfwng ‘Lifeline’ 

Bydd yr holl wybodaeth bersonol sy'n cael ei drafod yn rhan o'ch sgwrs yn cael ei recordio heblaw am y canlynol: 

  • Galwadau lle mae taliadau'n cael eu gwneud (mae recordiad yr alwad yn dod i ben yn awtomatig pan fydd manylion talu'n cael eu cymryd)
  • Galwadau sy'n gadael y ganolfan alwadau, h.y. eu trosglwyddo i adrannau mewnol eraill, (mae recordio yn dod i ben wrth i'r alwad gael ei throsglwyddo) 

Os nad ydych am i'ch gwybodaeth bersonol gael ei chofnodi, mae'r opsiwn gyda chi i ddod â'r alwad i ben,  fodd bynnag, fydd dim modd i'r Cyngor eich helpu a chyfeirio'ch galwad i'r adran berthnasol heb dderbyn yr wybodaeth yma. 

 

2.     Pa fath o wybodaeth bersonol rydyn ni'n ei chadw ac am bwy?

 

Os penderfynwch fwrw ymlaen â'ch galwad ffôn, mae'n bosibl y bydd eich gwybodaeth bersonol yn cael ei rhannu â gwasanaethau eraill y Cyngor neu sefydliadau partner i'ch cynorthwyo gyda'ch ymholiad. 

Gall y math o wybodaeth amrywio o bob galwad ffôn ond fel rheol gall gynnwys y canlynol: 

  • Manylion cyswllt, gan gynnwys enw, cyfeiriad, rhif ffôn a chyfeiriad e-bost.
  • Gwybodaeth y teulu, er enghraifft enwau, cyfeiriadau, rhifau ffôn, dyddiad geni ac ati.
  • Eich dyddiad geni chi a'ch rhif yswiriant gwladol.
  • Gwybodaeth ariannol, gan gynnwys cyflogaeth, incwm, a manylion cyfrif banc
  • Gwybodaeth am eich iechyd chi neu iechyd y person dan sylw.

 

3.     O ble mae'r gwasanaeth yn cael fy ngwybodaeth?

 

Bydd yn cael yr wybodaeth: 

  • Gennych chi, pan fyddwch chi'n cysylltu â'r Cyngor.
  • Gan rywun sy’n cysylltu â ni ar eich rhan, fel perthynas neu ffrind.
  • Gan Gynghorydd etholedig os yw'n eich cynorthwyo gyda'ch ymholiad.

 

4.     Beth fyddwn ni'n ei wneud gyda'ch gwybodaeth bersonol?

 

Byddwn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth er mwyn: 

  • Ymchwilio i gwynion a'u datrys
  • Canfod ac atal troseddau, ac ymchwilio iddyn nhw, h.y. twyll
  • Adolygu ansawdd galwadau, ar gyfer hyfforddi a datblygu staff
  • Sicrhau diogelwch a lles gweithwyr, yn erbyn bygythiadau a wneir i'r Cyngor ac unigolion.
  • Gwella bodlonrwydd cwsmeriaid

 

5.     Beth yw'r sail gyfreithiol o ran defnyddio'r wybodaeth yma? 

 

Ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu'ch gwybodaeth bersonol yw amddiffyn buddiannau cyfreithlon y Cyngor, gweithwyr ei ganolfan alwadau, a'i ddefnyddwyr gwasanaeth fel a ganlyn: 

  • Er mwyn sicrhau eich bod chi'n derbyn gwasanaeth o ansawdd uchel gennym ni
  • Er mwyn amddiffyn diogelwch a lles personol ein gweithwyr 

Byddai trydydd parti yn disgwyl yn rhesymol bod yn destun monitro galwadau yn y sefyllfaoedd penodol uchod.

 

6.     Ydy'r gwasanaeth yn rhannu fy ngwybodaeth bersonol ag unrhyw sefydliad arall?

 

Ydy. O bryd i'w gilydd byddwn ni'n rhannu eich gwybodaeth bersonol ag adrannau eraill y Cyngor neu Sefydliadau allanol i helpu i brosesu'ch ymholiad, megis 

  • Gwasanaethau eraill y Cyngor er mwyn datrys cwynion ac ymchwiliadau o dwyll
  • Yr Heddlu ynghylch ymchwiliadau troseddol
  • Gwasanaeth Tân ac Ambiwlans os ydyn ni o'r farn bod unrhyw un mewn perygl

 

7.     Am ba mor hir caiff fy ngwybodaeth ei chadw?

 

Caiff gwybodaeth ei chadw am 3 blynedd ar ôl i'ch cais gael ei gyflwyno

 

8.     Eich gwybodaeth, eich hawliau

 

Byddwn ni'n cadw recordiad yr alwad am 13 mis. Bydd unrhyw wybodaeth sy'n cael ei throsglwyddo i adrannau eraill y Cyngor yn cael ei chadw cyhyd â bod angen yr wybodaeth arnyn nhw i ddelio â'ch ymholiad/achos.

 

 9.     Cysylltu â ni

 

Os oes gyda chi unrhyw bryderon neu os ydych chi eisiau rhagor o wybodaeth am sut mae'r gwasanaeth yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol, cysylltwch â ni gan ddefnyddio un o'r dulliau isod:

 Drwy e-bostio: GwasanaethauiGwsmeriaid@rctcbc.gov.uk 

Drwy ffonio: 01443 425005 

Drwy lythyr: Gwasanaethau i Gwsmeriaid, Tŷ Elái, Trewiliam, RhCT, CF40 1NY