Sut rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol at ddibenion Dyledion y Gwasanaeth Ymgynghori 

Mae'r Cyngor yn darparu gwasanaethau ar gyfer cymunedau lleol a'r bobl sy'n byw ynddyn nhw. Mae cynnal y gwaith yma yn golygu bod rhaid i ni gasglu a defnyddio gwybodaeth am y bobl rydyn ni'n darparu gwasanaethau ar eu cyfer nhw a chadw cofnod o'r gwasanaethau yma. O ganlyniad i gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol am unigolion, mae rhaid i ni sicrhau eu bod nhw'n gwybod beth yw ein bwriad o ran defnyddio a rhannu eu gwybodaeth. 

Rydyn ni wedi crynhoi yn yr hysbysiad preifatrwydd yma rai o'r ffyrdd allweddol rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol at ddibenion ymgynghori. Dylech chi ddarllen yr wybodaeth yma yn ogystal â hysbysiad preifatrwydd corfforaethol y Cyngor.

1.    Pwy ydyn ni, beth ydyn ni'n ei wneud 

Mae'r gwasanaeth   ymgynghori yn casglu barn preswylwyr, defnyddwyr y gwasanaeth a staff trwy   ddefnyddio sawl dull. Mae'r wybodaeth sy'n cael ei chasglu yn helpu hysbysu penderfyniadau'r Cabinet ac Uwch Swyddogion sy'n effeithio ar gynllunio, darparu a'r gyllideb.

 

Mae'r dulliau yma'n cynnwys casglu gwybodaeth trwy arolygon (ar-lein ac ar bapur), cylchoedd trafod, grwpiau ffocws, Panel y Dinasyddion, achlysuron galw heibio, cyfarfodydd a'r cyfryngau cymdeithasol. 

 

 Mae Carfan Ymgynghori'r Cyngor yn arwain ar waith ymgynghori ac yn cefnogi gwasanaethau eraill y Cyngor i gynnal gweithgareddau ymgynghori, er bod modd i wasanaethau eraill gynnal ymgynghoriadau'n annibynnol.   

2.    Pa fath o wybodaeth bersonol ydyn ni'n ei chadw ac am bwy? 

Rydyn ni'n cadw gwybodaeth a barn staff, y cyhoedd a rhanddeiliaid eraill yn rhan o'r ymgynghoriadau amrywiol sydd yn cael eu cynnal. Rydyn ni hefyd yn cadw manylion personol y preswylwyr sydd wedi cael eu hethol i Banel y Dinasyddion, fel ein bod ni'n gallu sicrhau bod y panel yn cynrychioli Rhondda Cynon Taf.

Bydd y mathau o wybodaeth rydyn ni'n eu cadw a'u prosesu fel arfer yn cynnwys:

  • Barn ar wasanaethau neu newidiadau i bolisi
  • Manylion cyswllt lle bo angen, gan gynnwys enw, cyfeiriad ac ati
  • Dyddiad geni
  • Cwestiynau ynghylch cydraddoldeb - rhyw, rhywioldeb, dewis iaith, anabledd, crefydd ac   ethnigrwydd.  
  • Eich dewis o ran dull cyfathrebu

3.    O ble mae'r gwasanaeth yn cael fy ngwybodaeth?

Os ydych chi'n aelod o Banel y Dinasyddion, mae modd i ni gasglu gwybodaeth oddi wrthych chi'n uniongyrchol. Neu, mae'n bosibl cewch chi eich gofyn yn rhan o weithgaredd ymgynghori cyffredinol, er enghraifft os ydych chi'n mynd i achlysur y Cyngor neu'n defnyddio cyfleuster y Cyngor mewn canol tref.

 

Mae'n bosibl byddwn ni'n cysylltu â chi'n uniongyrchol os yw'r gweithgaredd ymgynghori yn berthnasol i chi yn bersonol, er enghraifft, os yw'n ymwneud â gwasanaeth rydych chi'n ei ddefnyddio neu'n aelod ohono, fel llyfrgell, canolfan oriau dydd, canolfan hamdden neu ysgol eich plentyn.

 

4.    Beth fyddwn ni'n ei wneud gyda'ch gwybodaeth bersonol? 

Byddwn ni'n defnyddio'r wybodaeth bersonol rydych chi'n ei darparu er mwyn asesu pa effaith caiff unrhyw benderfyniad neu newid i'r gwasanaeth arnoch chi yn ôl nodweddion demograffig. Byddwn ni hefyd yn defnyddio'ch manylion cyswllt er mwyn cysylltu â chi i gael adborth neu i ofyn rhagor o gwestiynau, ond byddwn ni o hyd yn gofyn i chi os ydych chi'n hapus i ni wneud hyn.

 

Os ydyn ni wedi gofyn i chi fod ar Banel y Dinasyddion, byddwn ni'n cysylltu â chi gyda'r newyddion   diweddaraf ar ymgynghoriadau. Byddwn ni hefyd yn gofyn i chi am eich barn ynglŷn â sawl pwnc. Mae modd i chi ddewis peidio a chymryd rhan yn y gweithgarwch hyn ar unrhyw adeg. Efallai byddwn ni'n cysylltu â chi gyda manylion ymgynghoriadau gan rai partneriaid yn y sector Cyhoeddus, ond fyddwn ni ddim yn rhannu eich manylion gyda nhw. Byddwn ni'n cysylltu â chi ar eu rhan nhw.

 

Mae rhai categorïau arbennig o ddata personol, fel gwybodaeth am darddiad ethnig, cyfeiriadedd rhywiol a chrefydd neu gred yn cael eu prosesu at ddibenion monitro cyfleoedd cyfartal. Mae hyn er mwyn i'r gwasanaeth gyflawni'i rwymedigaethau ac ymarfer hawliau penodol mewn perthynas
â dyletswydd cydraddoldeb y sector cyhoeddus. Mae'r data mae'r sefydliad yn ei ddefnyddio at y dibenion yma yn ddienw ar gyfer adrodd ac rydych chi'n gwbl rydd i benderfynu a ydych chi eisiau darparu data o'r fath ai peidio a does dim canlyniadau o beidio â gwneud hynny. Os ydych chi'n aelod o Banel y Dinasyddion, rydyn ni'n cadw'r data categori arbennig rydyn ni'n gofyn amdano ar ein ffurflen aelodaeth yn ddiogel yn eich ffeil aelodaeth. Caiff yr wybodaeth yma ei dinistrio'n ddiogel pan ddaw eich aelodaeth i ben.

 

I gael rhagor o wybodaeth ynglŷn â sut rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth chi at ddibenion monitro cydraddoldeb, edrychwch ar ein Hysbysiad Preifatrwydd ar gyfer Cydraddoldeb ac Amrywiaeth

 

5.    Beth ydy'r sail gyfreithiol o ran defnyddio'r wybodaeth yma?  

Y sail gyfreithiol o ran ein defnydd o'ch gwybodaeth bersonol fel arfer fydd un neu ragor o'r canlynol:

a)    Mae angen i ni brosesu eich gwybodaeth bersonol i fodloni ein rhwymedigaethau cyfreithiol fel Awdurdod Lleol, er enghraifft er mwyn cyflawni ymgynghoriadau cyllideb Cyngor RhCT.

 

b)    Mae angen i ni brosesu'ch gwybodaeth bersonol i gyflawni tasg er budd y cyhoedd neu wrth arfer awdurdod swyddogol yn rhinwedd ein swyddogaeth fel corff cyhoeddus; er enghraifft i ddysgu sut i wella ein gwasanaethau.

6.    Ydy'r gwasanaeth yn rhannu fy ngwybodaeth bersonol ag unrhyw sefydliad arall? 

Mae'n bosibl y bydd eich gwybodaeth yn cael ei rhannu yn fewnol, er enghraifft:  

  • Rheolwr Gwasanaeth sydd wedi gofyn am yr adroddiad
  • Mae modd i'r Uwch Dîm Rheoli (SLT) a'r Cabinet weld ymatebion i ymgynghoriadau statudol, yn ddibynnol ar natur yr ymgynghoriad. Caiff ymatebion eu golygu fel nad oes modd adnabod unigolion.

Prif ddarparwr meddalwedd

 

  • Snap Survey
  • Delib ar gyfer ymgynghoriadau ar y gyllideb 

Mae'n bosibl y bydd y Cyngor yn defnyddio darparwyr meddalwedd amgen, fel Survey Monkey, a byddwn ni'n rhoi gwybod i chi fel y bo'n briodol.

 

Dydyn ni ddim fel arfer yn rhannu'ch gwybodaeth chi gyda sefydliadau eraill. Os ydyn ni'n bwriadu rhannu'ch gwybodaeth, byddwn ni'n rhoi gwybod i chi pa sefydliadau rydyn ni'n bwriadu rhannu'r wybodaeth â nhw a pham cyn i chi rhannu'r data gyda ni. Bydd modd i chi benderfynu a ydych chi'n rhannu'r wybodaeth yma gyda ni. Mae'n bosibl y byddwn ni'n dibynnu ar wasanaethau wedi'u comisiynu i gynnal ymgynghoriadau. Os yw hyn yn digwydd byddwn ni'n rhoi gwybod i chi yn rhan o'r broses ymgynghori.

 

Caiff adroddiadau'r ymgynghoriad eu rhannu a'u cyhoeddi, o bryd i'w gilydd, ar wefan y Cyngor. Fodd bynnag, mae adroddiadau terfynol yn ddienw a dydyn nhw ddim yn cynnwys unrhyw wybodaeth sy'n ei gwneud hi'n bosib i'ch adnabod yn bersonol.

7.    Am faint o amser fydd y gwasanaeth yn cadw fy ngwybodaeth? 

Bydd Carfan Ymgynghori'r Cyngor yn cadw'r wybodaeth rydych chi'n ei darparu yn ystod ymgynghoriadau am 5 mlynedd ar gyfer ymgynghoriadau sy'n ymwneud â newidiadau sylweddol neu statudol i'r gwasanaeth, ac am 2 flynedd ar gyfer ymgynghoriadau llai sy'n ymwneud â newidiadau i bolisi.

 

Rydyn ni'n anelu at adnewyddu Panel y Dinasyddion unwaith bob 3 blynedd. Pan fydd y cyfnod hwn yn dod i ben, byddwn ni'n cysylltu ag aelodau cyfredol ac yn cael gwared ar yr holl wybodaeth sydd gyda ni ar gyfer y bobl sydd ddim eisiau bod ar y panel. 

 

Mae'n bosibl y bydd adrannau gwasanaeth eraill y Cyngor yn cadw'ch gwybodaeth ar gyfer cyfnodau amser gwahanol, gan ddibynnu ar natur yr wybodaeth.

8.    Eich gwybodaeth, eich hawliau 

Mae'r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn rhoi hawliau pwysig i chi, gan gynnwys yr hawl i gael gweld yr wybodaeth bersonol mae'r gwasanaethau yn ei chadw amdanoch chi.  

 

Edrychwch ar ragor o wybodaeth am eich hawliau gwybodaeth a sut i'w defnyddio nhw.

9.    Cysylltu â ni 

Os oes gyda chi unrhyw bryderon neu os ydych chi eisiau rhagor o wybodaeth am sut mae'r gwasanaeth yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol, cysylltwch â ni gan ddefnyddio un o'r dulliau isod:

 

E-bost : ymgynghori@rctcbc.gov.uk

 

Ffôn : 01443 424136

 

Trwy lythyr : Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf, Y Pafiliynau, Parc Hen Lofa’r Cambrian,   Cwm Clydach, CF40 2XX

Helpwch ni i wella - peidiwch â chynnwys gwybodaeth bersonol neu ariannol, e.e. eich Rhif Yswiriant Gwladol neu fanylion cerdyn credyd.