Hysbysiad preifatrwydd mewn perthynas â phrosesu data personol gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf at ddibenion Ymgynghori ac Ymgysylltu.
Cyflwyniad
Bwriad yr hysbysiad preifatrwydd yma yw darparu gwybodaeth am sut y bydd Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf (cyfeirir ato fel 'Cyngor Rhondda Cynon Taf', 'y Cyngor', 'Awdurdod Lleol', 'ni') yn defnyddio (neu'n 'prosesu') data personol am unigolion at ddibenion Ymgynghori.
Dylech chi ddarllen yr hysbysiad yma yn ogystal â:
Y Rheolydd Data
Y Cyngor yw'r rheolwr data ar gyfer y data personol a gaiff eu prosesu at ddibenion Ymgynghori ac Ymgysylltu.
Mae'r Cyngor wedi'i gofrestru gyda Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel rheolydd data. Ei gyfeirnod yw Z4870100.
Ymholiadau yn ymwneud â'r hysbysiad preifatrwydd yma
Os oes gyda chi unrhyw gwestiynau neu ymholiadau yn ymwneud â'r hysbysiad preifatrwydd yma, cysylltwch â'r Garfan Ymgynghori:
E-bost: ymgynghori@rctcbc.gov.uk
Ffoniwch: 01443 424014
Drwy'r post: Y Garfan Ymgynghori, Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf, Swyddfa Trydydd Llawr, 2 Llys Cadwyn, Pontypridd, CF37 4TH
Pwy ydyn ni a beth rydyn ni'n ei wneud
Mae'r gwasanaeth Ymgynghori ac Ymgysylltu yn casglu barn preswylwyr, defnyddwyr y gwasanaeth a staff trwy ddefnyddio sawl dull. Mae'r wybodaeth sy'n cael ei chasglu yn helpu hysbysu penderfyniadau'r Cabinet ac Uwch Swyddogion sy'n effeithio ar gynllunio, darparu a'r gyllideb.
Mae'r dulliau yma'n cynnwys casglu gwybodaeth trwy arolygon (ar-lein ac ar bapur), cylchoedd trafod, grwpiau ffocws, Panel y Dinasyddion, sesiynau galw heibio, cyfarfodydd a'r cyfryngau cymdeithasol.
Mae Carfan Ymgynghori’r Cyngor yn arwain ar ymgynghoriadau ac yn cefnogi meysydd gwasanaeth (adrannau) eraill y Cyngor i ymgymryd â’r gweithgaredd yma, er bod modd i wahanol feysydd gwasanaeth hefyd gynnal ymgynghoriadau’n annibynnol.
Data personol pwy ydyn ni'n eu prosesu?
Mae modd i'r Garfan Ymgynghori brosesu data personol sy'n ymwneud â'r unigolion canlynol er mwyn casglu eu barn:
- Trigolion
- Rhanddeiliaid, megis defnyddwyr gwasanaethau
- Staff
Y mathau o ddata personol rydyn ni'n eu prosesu
Mae'n bosibl y bydd y Garfan Ymgynghori'n prosesu'r categorïau canlynol o ddata personol:
- Manylion cyswllt lle bo angen, gan gynnwys enw, cyfeiriad ac ati;
- Dyddiad Geni
- Cwestiynau ynghylch cydraddoldeb - rhywedd, rhywioldeb, dewis iaith, anabledd, crefydd ac ethnigrwydd;
- Eich dewis chi o ddull cyfathrebu.
Pam rydyn ni'n prosesu data personol?
Rydyn ni'n prosesu data personol er mwyn asesu pa effaith caiff unrhyw benderfyniad neu newid i'r gwasanaeth arnoch chi yn ôl nodweddion demograffig.
Byddwn ni hefyd yn defnyddio eich manylion cyswllt i gysylltu â chi os ydych chi wedi gofyn am adborth/wedi gofyn cwestiynau sy'n ymwneud â'r ymgynghoriad rydych chi wedi cymryd rhan ynddo. Byddwn ni bob amser yn gofyn i chi a ydych chi am i hyn ddigwydd.
Os ydyn ni wedi gofyn i chi fod ar Banel y Dinasyddion, byddwn ni'n cysylltu â chi gyda'r newyddion diweddaraf ar ymgynghoriadau. Byddwn ni hefyd yn gofyn i chi am eich barn ynglŷn â sawl pwnc. Mae modd i chi ddewis peidio a chymryd rhan yn y gweithgarwch hyn ar unrhyw adeg. Efallai byddwn ni'n cysylltu â chi gyda manylion ymgynghoriadau gan rai partneriaid yn y sector Cyhoeddus, ond fyddwn ni ddim yn rhannu eich manylion gyda nhw. Byddwn ni'n cysylltu â chi ar eu rhan nhw.
Er mwyn cydymffurfio â monitro cyfle cyfartal, efallai y byddwn ni'n gofyn am fanylion categorïau arbennig o ddata personol, megis tarddiad ethnig, cyfeiriadedd rhywiol a chrefydd neu gred. Mae hyn er mwyn i'r gwasanaeth gyflawni'i rwymedigaethau ac ymarfer hawliau penodol mewn perthynas â dyletswydd cydraddoldeb y sector cyhoeddus.
Mae'r data y mae'r Cyngor yn ei ddefnyddio at y dibenion yma'n ddienw at ddibenion adrodd, a chi sydd i benderfynu a ydych chi am ei ddarparu ai peidio. Os ydych chi'n aelod o'r Panel Dinasyddion, gofynnir am ddata categori arbennig ar ein ffurflen aelodaeth, caiff ei storio'n ddiogel ar eich ffeil aelodaeth a'i ddinistrio'n ddiogel pan ddaw eich aelodaeth i ben. Does dim rhaid i chi roi'r math yma o wybodaeth i ni, mae'n ddewisol, ond rydyn ni'n defnyddio hyn i sicrhau ein bod ni'n ymgysylltu ag ystod eang o bobl yn ein cymuned.
Am ragor o wybodaeth am sut rydyn ni'n defnyddio gwybodaeth at ddibenion monitro cydraddoldeb, gweler ein Hysbysiad Preifatrwydd Cydraddoldeb ac Amrywiaeth yma.
Ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu'r data personol
O dan y Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR), ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu'r data personol at ddibenion Ymgynghori yw:
- Rhwymedigaeth Gyfreithiol (c) – prosesu sy'n angenrheidiol ar gyfer rwymedigaeth gyfreithiol sydd wedi'i rhoi i'r rheolwr.
- Tasg Gyhoeddus – Erthygl 6 (e) – prosesu sy'n angenrheidiol ar gyfer cyflawni tasg er budd y cyhoedd neu arfer awdurdod swyddogol sydd wedi'i roi i'r rheolwr.
- Budd cyhoeddus sylweddol - Erthygl 9 (2) (a) – caniatâd penodol – mae gwybodaeth wedi'i darparu gan yr unigolyn.
Mae'r ddeddfwriaeth, y rheoliadau a'r canllawiau sylfaenol sy'n ategu hyn yn cynnwys, ond heb eu cyfyngu i:
a) Mae angen i ni brosesu eich gwybodaeth bersonol i fodloni ein rhwymedigaethau cyfreithiol fel Awdurdod Lleol, er enghraifft er mwyn cyflawni ymgynghoriadau cyllideb Cyngor RhCT.
b) Mae angen i ni brosesu'ch gwybodaeth bersonol i gyflawni tasg er budd y cyhoedd neu wrth arfer awdurdod swyddogol yn rhinwedd ein swyddogaeth fel corff cyhoeddus; er enghraifft i ddysgu sut i wella ein gwasanaethau.
Gan bwy neu o ble rydyn ni'n cael data personol
Mae'n bosibl y byddwn ni'n derbyn y data personol gan unigolion neu sefydliadau yn y categorïau canlynol:
- Yn uniongyrchol gennych chi os ydych chi'n aelod o'n Panel Dinasyddion neu wedi cymryd rhan mewn ymgynghoriadau ar-lein.
- Neu efallai y bydd rhywun yn cysylltu â chi drwy weithgaredd ymgynghori cyffredinol, er enghraifft os ydych chi yng nghanol tref, mewn achlysur sy'n cael ei gynnal gan y Cyngor neu'n defnyddio cyfleuster y Cyngor.
- Efallai y byddwn ni hefyd yn cysylltu â chi'n uniongyrchol os yw'r gweithgaredd ymgynghori yn berthnasol i chi'n bersonol, er enghraifft os yw'n ymwneud â gwasanaeth rydych chi'n ei ddefnyddio neu rydych chi'n aelod ohono, fel llyfrgell, canolfan oriau dydd, canolfan hamdden neu ysgol y mae eich plentyn yn ei mynychu.
Gyda phwy rydyn ni'n rhannu data personol?
Fyddwn ni ddim fel arfer yn rhannu eich gwybodaeth gyda sefydliadau eraill. Os hoffen ni rannu eich gwybodaeth, byddwn ni'n eich hysbysu am y sefydliad(au) rydyn ni'n bwriadu rhannu'r wybodaeth â nhw a pham, cyn i chi roi eich data i ni, fel bod modd i chi ddewis a ydych chi eisiau darparu'r wybodaeth.
Efallai y byddwn ni hefyd yn dibynnu ar sefydliadau/cwmnïau ymchwil eraill i gynnal ein hymgynghoriadau. Bydd y rhain yn rhoi canlyniadau dienw i ni o'r ymgynghoriad. Os bydd hyn yn digwydd, bydden ni'n rhoi gwybod i chi yn rhan o'r broses ymgynghori.
Dim ond y lleiafswm o wybodaeth bersonol sydd ei hangen mewn perthynas â'r diben fydd yn cael ei rhannu. Caiff adroddiadau ymgynghori terfynol eu rhannu a'u cyhoeddi weithiau ar wefan y Cyngor. Serch hynny, mae adroddiadau terfynol yn ddienw a dydyn nhw ddim yn cynnwys unrhyw wybodaeth bersonol adnabyddadwy.
|
Pwy
|
Diben
|
|
Y gwasanaeth a ofynnodd am yr ymgynghoriad
|
Gweld canlyniadau/canfyddiadau’r ymgynghoriad fel bod modd eu hasesu
|
|
Uwch Arweinwyr/Cabinet y Cyngor
|
Gweld y canlyniadau/canfyddiadau
|
Prosesyddion Data
Mae prosesyddion data yn gwmni neu sefydliad sy'n prosesu data personol ar ein rhan. Mae ein prosesyddion data yn gweithredu ar ein cyfarwyddyd ni yn unig. Does dim modd iddyn nhw wneud unrhyw beth gyda'r data personol oni bai ein bod ni wedi eu cyfarwyddo nhw i wneud hynny. Fyddan nhw ddim yn rhannu'r data personol ag unrhyw sefydliad ar wahân i ni nac yn eu defnyddio at eu dibenion eu hunain. Byddan nhw'n dal y data yn ddiogel ac yn eu cadw am y cyfnod rydyn ni wedi'u cyfarwyddo i wneud hynny.
Dyma'r categorïau o broseswyr data rydyn ni'n eu defnyddio ar gyfer Ymgynghori:
- Arolwg Snap
- Granicus Engagement HQ - gwefan Dewch i Siarad RhCT
Am ba mor hir y byddwn ni'n cadw'r data personol?
Rydyn ni'n cadw'r data personol sydd wedi'u cynnwys yn rhan o'n cofnodion Ymgynghori am:
|
Hyd
|
Rheswm
|
|
5 mlynedd
|
Ar gyfer ymgynghoriadau ynghylch newidiadau statudol neu newidiadau sylweddol i wasanaethau
|
|
2 flynedd
|
Ar gyfer ymgynghoriadau llai ar newidiadau i bolisiau.
|
Er mwyn dilyn egwyddor storio data Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol, mae'r cofnodion yn cael eu hadolygu'n rheolaidd. Dydy'r holl ddata personol ddim yn cael eu cadw. Dim ond data personol sy'n berthnasol sy'n cael eu cadw am y cyfnod cyfan.
Rydyn ni'n anelu at adnewyddu Panel y Dinasyddion unwaith bob 3 blynedd. Pan fydd y cyfnod hwn yn dod i ben, byddwn ni'n cysylltu ag aelodau cyfredol ac yn cael gwared ar yr holl wybodaeth sydd gyda ni ar gyfer y bobl sydd ddim eisiau bod ar y panel. Caiff unrhyw wybodaeth sy'n amherthnasol yn y tymor hir neu sy'n amherthnasol yn dystiolaethol ei dinistrio yn rhan o arferion busnes arferol.
Eich hawliau yn ymwneud â diogelu data
Mae'r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn rhoi hawliau pwysig i unigolion, gan gynnwys yr hawl i gael gweld data personol mae'r Cyngor yn eu cadw amdanoch chi.
Cliciwch yma am ragor o wybodaeth am eich hawliau o ran gwybodaeth a sut i'w harfer nhw.
Eich hawl i wneud cwyn i'r Cyngor ynghylch diogelu data
Mae'r hawl gyda chi i gwyno i'r Cyngor os ydych chi o'r farn ein bod ni ddim wedi trin eich data personol yn gyfrifol nac yn unol ag arfer da.
Mae modd i chi wneud hyn drwy gysylltu â'r Garfan Ymgynghori yn uniongyrchol drwy un o'r dulliau cyfathrebu canlynol. Mae modd datrys y rhan fwyaf o bryderon yn gymharol gyflym trwy alwad ffôn syml neu e-bost:
- Ebost: Ymgynghori@rctcbc.gov.uk
- Ffoniwch: 01443 424014
Drwy'r post: Y Garfan Ymgynghori, Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf, Swyddfa Trydydd Llawr, 2 Llys Cadwyn, Pontypridd, CF37 4TH
Fel arall, mae modd i chi wneud cwyn ffurfiol trwy Gynllun Adborth Cwsmeriaid y Cyngor gan ddefnyddio'r ddolen ganlynol (Gwneud sylw, canmoliaeth neu gŵyn ar-lein) neu e-bostio Swyddog Diogelu Data'r Cyngor: rheoli.gwybodaeth@rctcbc.gov.uk.
Eich hawl i wneud cwyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth ynghylch diogelu data
Mae modd i chi hefyd gwyno i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth os ydych chi'n anfodlon â sut rydyn ni wedi defnyddio'ch data. Serch hynny, rydyn ni'n eich annog chi i gysylltu â ni yn gyntaf a rhoi cyfle i ni ymchwilio i'ch pryder a chywiro pethau.
Mae modd cysylltu â fel a ganlyn:
- Cyfeiriad: Information Commissioner’s Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF
- Rhif y Llinell Gymorth: 0303 123 1113
- Gwefan: https://www.ico.org.uk