Hysbysiad preifatrwydd mewn perthynas â phrosesu data personol gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf at ddibenion y Gwasanaeth Cyngor i Gyn-filwyr
Cyflwyniad
Bwriad yr hysbysiad preifatrwydd yma yw darparu gwybodaeth am sut y bydd Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf (cyfeirir ato fel 'Cyngor Rhondda Cynon Taf', 'y Cyngor', 'Awdurdod Lleol', 'ni') yn defnyddio (neu 'brosesu') data personol am unigolion at ddibenion y Gwasanaeth Cyngor i Gyn-filwyr
Dylech chi ddarllen yr hysbysiad yma yn ogystal â:
Y Rheolydd Data
Y Cyngor yw'r rheolydd data ar gyfer y data personol a gaiff eu prosesu at ddibenion y Gwasanaeth Cyngor i Gyn-filwyr.
Mae'r Cyngor wedi'i gofrestru gyda Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel rheolydd. Ei gyfeirnod yw Z4870100.
Ymholiadau yn ymwneud â'r hysbysiad preifatrwydd yma
Os oes gyda chi unrhyw gwestiynau neu ymholiadau yn ymwneud â'r hysbysiad preifatrwydd yma, cysylltwch â Charfan y Lluoedd Arfog:
E-bostiwch: LluoeddArfog@rctcbc.gov.uk
Rhif ffôn: 01443 425020
Drwy'r post: Carfan y Lluoedd Arfog, Trydydd Llawr, 2 Llys Cadwyn, Pontypridd, CF37 4TH
Pwy ydyn ni a beth rydyn ni'n ei wneud
Mae'r Gwasanaeth Cyngor i Gyn-filwyr yn ffurfio rhan o ymrwymiad Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf i Gyfamod y Lluoedd Arfog. Mae'r gwasanaeth yn darparu cyngor, cymorth ac arweiniad i bersonél sy'n gwasanaethu, cyn-filwyr, milwyr wrth gefn a'u teuluoedd, gan eu helpu i gael mynediad at wasanaethau'r Cyngor, cymorth lles a sefydliadau arbenigol.
Mae'r gwasanaeth yn gweithio i sicrhau nad yw aelodau cymuned y Lluoedd Arfog dan anfantais o ganlyniad i'w Gwasanaeth a'u bod yn gallu cael mynediad at y cymorth sydd ei angen arnyn nhw.
Data personol pwy rydyn ni'n eu prosesu?
Mae’n bosibl y byddwn ni'n prosesu data personol sy’n ymwneud â’r unigolion canlynol:
- Aelodau presennol a chyn-aelodau'r Lluoedd Arfog
- Milwyr wrth Gefn ac aelodau o gymuned y Lluoedd Arfog
- Aelodau teulu, cynhalwyr neu gynrychiolwyr sy'n gallu gweithredu ar eich rhan
Y categorïau data personol rydyn ni'n eu prosesu
Mae'n bosibl y byddwn ni'n prosesu'r categorïau canlynol o ddata personol i ddarparu'r cymorth a'r cyngor sydd eu hangen arnoch chi
- Manylion cyswllt, gan gynnwys enw, cyfeiriad, cod post, cyfeiriad e-bost a rhif ffôn
- Manylion adnabod personol megis dyddiad geni, Rhif Yswiriant Gwladol
- Gwasanaeth milwrol, gan gynnwys cyswllt gwasanaeth a rhif gwasanaeth (lle darperir)
- Gwybodaeth Iechyd, lle bo'n berthnasol i'r cymorth y gofynnwyd amdani.
- Rhywedd
- Gwybodaeth am y teulu a'r cartref, gan gynnwys manylion am ddibynyddion, gwŷr/gwragedd, partneriaid neu ofalwyr
- Hanes Cyflogaeth
- Amgylchiadau Ariannol
- Unrhyw wasanaethau cymorth sy'n ymwneud â'ch gofal a'ch cymorth ar hyn o bryd.
Pam rydyn ni'n prosesu'r data personol?
Rydyn ni'n prosesu'r data personol canlynol i ddarparu'r gwasanaeth Cyngor i Gyn-filwyr. Mae'n bosibl y bydd hyn yn cynnwys, ond heb ei gyfyngu i'r gweithgareddau canlynol:
- Darparu cyngor, arweiniad a chymorth i gyn-filwyr, personél sy'n gwasanaethu, milwyr wrth gefn a'u teuluoedd.
- Asesu anghenion unigolyn a nodi gwasanaethau cymorth priodol.
- Gwneud atgyfeiriadau at sefydliadau mewnol ac allanol lle bo'n briodol.
- Cydlynu cymorth gydag asiantaethau a darparwyr gwasanaeth eraill.
- Cadw cofnodion o ymholiadau, y cymorth a ddarparwyd a'r canlyniadau a gyflawnwyd.
- Monitro a gwella'r Gwasanaeth Cyngor i Gyn-filwyr a bodloni gofynion adrodd sy'n gysylltiedig â Chyfamod y Lluoedd Arfog
Ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu'r data personol
O dan y Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR), ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu'r data personol ar gyfer Gwasanaeth y Lluoedd Arfog:
- Tasg Gyhoeddus – Erthygl 6 (1)(e) – prosesu sy'n angenrheidiol ar gyfer cyflawni tasg er budd y cyhoedd neu arfer awdurdod swyddogol sydd wedi'i roi i'r rheolydd.
- Budd sylweddol i'r cyhoedd – Erthygl 9 (2) (g) – prosesu sy'n angenrheidiol er budd sylweddol y cyhoedd, ar sail cyfraith Undebol neu aelod-wladwriaeth a fydd yn gymesur â'r nod, yn parchu hanfod hawliau diogelu data ac yn darparu mesurau addas a phenodol i ddiogelu hawliau sylfaenol a buddion testun y data.
- Deddf Diogelu Data 2018 Atodlen 1, Rhan 2 – at ddibenion Statudol a Llywodraeth
Mae'r ddeddfwriaeth, y rheoliadau a'r canllawiau sylfaenol sy'n ategu hyn yn cynnwys, ond heb eu cyfyngu i:
- Cyfamod y Lluoedd Arfog
- Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015
Gan bwy neu o ble rydyn ni'n cael data personol
Mae'n bosibl y byddwn ni'n derbyn y data personol gan unigolion neu sefydliadau yn y categorïau canlynol:
- Defnyddwyr Gwasanaeth, eu teuluoedd, cynhalwyr ac ati
- Adrannau eraill y Cyngor
- Sefydliadau Partner
- Elusennau
- Y Bwrdd Iechyd Lleol
- Swyddfa Materion Cyn-filwyr
- Llywodraeth Cymru
- Y Weinyddiaeth Amddiffyn
- Swyddfa Prawf
- Cynghorwyr Lleol
- Heddlu De Cymru
Gyda phwy rydyn ni'n rhannu'r data personol?
Mae’n bosibl y byddwn ni'n rhannu'r data personol â’r sefydliadau allweddol canlynol i roi cymorth a chyngor i chi.
Dim ond y lleiafswm o wybodaeth bersonol sydd ei hangen mewn perthynas â'r diben fydd yn cael ei rhannu.
|
Pwy
|
Diben
|
|
Adrannau Mewnol y Cyngor
- Materion tai
- Addysg
- Gofal Cymdeithasol i Oedolion
|
Rhennir data gyda gwasanaethau Tai, Iechyd ac Addysg er mwyn gwneud y canlynol:
- nodi aelodau cymuned y Lluoedd Arfog
- cynorthwyo â darpariaeth Cyfamod y Lluoedd Arfog
- sicrhau bod sylw dyledus yn cael ei roi
- hwyluso mynediad at wasanaethau a chymorth priodol.
|
|
Elusennau Milwrol a Sefydliadau Cymorth
- SSAFA – Elusen y Lluoedd Arfog
- Y Lleng Brydeinig Frenhinol
- Elusen Valley Veterans
- TGP Cymru
- Elusennau milwrol cofrestredig
- Alabaré – Tai ar gyfer Cyn-filwyr
- Valour – Swyddfa Materion Cyn-filwyr
|
Efallai y byddwn ni'n rhannu data ar gyfer y dibenion canlynol:
- Cynorthwyo â darpariaeth Cyfamod y Lluoedd Arfog
- Darparu cymorth, cyngor ac arweiniad
- Cael mynediad at gyfleoedd cyllido
|
|
Sefydliadau cyhoeddus eraill a'r llywodraeth
- Y Bwrdd Iechyd Lleol
- Llywodraeth Cymru
- Y Weinyddiaeth Amddiffyn
- Swyddfa Prawf
- Cynghorwyr Lleol
- Heddlu De Cymru
|
Efallai y byddwn ni'n rhannu data ar gyfer y dibenion canlynol:
- Cynorthwyo â darpariaeth Cyfamod y Lluoedd Arfog
- Darparu cymorth, cyngor ac arweiniad
- Cael mynediad at gyfleoedd cyllido
|
Prosesyddion Data
Mae prosesydd data yn gwmni neu sefydliad sy'n prosesu data personol ar ein rhan. Mae ein prosesyddion data yn gweithredu ar ein cyfarwyddyd ni yn unig. Does dim modd iddyn nhw wneud unrhyw beth gyda'r data personol oni bai ein bod ni wedi eu cyfarwyddo nhw i wneud hynny. Fyddan nhw ddim yn rhannu'r data personol ag unrhyw sefydliad ar wahân i ni nac yn eu defnyddio at eu dibenion eu hunain. Byddan nhw'n dal y data yn ddiogel ac yn eu cadw am y cyfnod rydyn ni wedi'u cyfarwyddo i wneud hynny.
Dyma'r categorïau o brosesyddion data rydyn ni'n eu defnyddio at ddiben cynnal ein gwasanaeth:
- Darparwyr Systemau TG
Am ba mor hir y byddwn ni'n cadw'r data personol?
Rydyn ni'n cadw'r data personol sydd wedi'u cynnwys yn rhan o'n cofnodion am:
|
Hyd
|
Rheswm
|
|
Cyngor i Gyn-filwyr a'r holl ddogfennau cysylltiedig – 7 mlynedd
|
Gofyniad statudol
|
Yn unol â'r egwyddor storio data sydd wedi'i nodi yn y Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol, mae'r cofnodion yn cael eu hadolygu'n rheolaidd. Dydy'r holl ddata personol ddim yn cael eu cadw. Dim ond data personol sy'n berthnasol i'r cofnod sy'n cael eu cadw am y cyfnod cadw cyfan (AMEND AS APPROPRIATE e.e. dogfennau sy'n cynnwys asesiadau, penderfyniadau, deilliannau ac ati). Caiff unrhyw wybodaeth sy'n amherthnasol yn y tymor hir neu sy'n amherthnasol yn dystiolaethol ei dinistrio yn rhan o arferion busnes arferol.
Eich hawliau o ran diogelu data
Mae'r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn rhoi hawliau pwysig i unigolion, gan gynnwys yr hawl i gael gweld data personol mae'r Cyngor yn eu cadw amdanoch chi.
Cliciwch yma i gael rhagor o wybodaeth ynghylch eich hawliau o ran gwybodaeth a sut i'w harfer nhw.
Eich hawl i wneud cwyn i'r Cyngor ynghylch diogelu data
Os oes gyda chi bryder ynghylch y modd mae eich data wedi cael eu defnyddio, mae gyda chi'r hawl i gysylltu â'r Cyngor i godi cwyn.
Mae modd i chi wneud hyn drwy gysylltu â Charfan y Lluoedd Arfog yn uniongyrchol drwy un o'r dulliau cyfathrebu canlynol. Mae modd datrys y rhan fwyaf o bryderon yn gymharol gyflym trwy alwad ffôn syml neu e-bost.
E-bostiwch: LluoeddArfog@rctcbc.gov.uk
Ffoniwch: 01443 425020
Drwy'r post: Carfan y Lluoedd Arfog, Trydydd Llawr, 2 Llys Cadwyn, Pontypridd, CF37 4TH
Fel arall, mae modd i chi wneud cwyn ffurfiol trwy Gynllun Adborth Cwsmeriaid y Cyngor gan ddefnyddio'r ddolen ganlynol (Gwneud sylw, canmoliaeth neu gŵyn ar-lein) neu e-bostio Swyddog Diogelu Data'r Cyngor: rheoli.gwybodaeth@rctcbc.gov.uk.
Eich hawl i gysylltu â charfan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth i leisio cwyn ynghylch diogelu data
Mae gyda chi'r hawl hefyd i gysylltu â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (SCG) i godi cwyn os ydych chi'n anfodlon â'r modd rydyn ni wedi defnyddio'ch data. Serch hynny, rydyn ni'n eich annog i gysylltu â ni yn gyntaf a rhoi cyfle i ni ymchwilio i'ch pryder a chywiro pethau.
Mae modd cysylltu â'r SCG fel a ganlyn:
- Cyfeiriad: Information Commissioner’s Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF
- Rhif y Llinell Gymorth: 0303 123 1113
- Gwefan: https://www.ico.org.uk