Hysbysiad preifatrwydd mewn perthynas â phrosesu data personol gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf at ddibenion Gwasanaethau Hamdden
Rhagarweiniad
Bwriad yr hysbysiad preifatrwydd yma yw darparu gwybodaeth am sut y bydd Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf (cyfeirir ato fel 'Cyngor Rhondda Cynon Taf', 'y Cyngor', 'Awdurdod Lleol', 'ni') yn defnyddio (neu 'brosesu') data personol am unigolion sy'n manteisio ar ein Gwasanaethau Hamdden.
Dylech chi ddarllen yr hysbysiad yma yn ogystal â:
Y Rheolydd Data
Y Cyngor yw'r rheolwr data ar gyfer y data personol a gaiff eu prosesu at ddibenion Gwasanaethau Hamdden.
Mae'r Cyngor wedi'i gofrestru â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel rheolydd. Ei gyfeirnod yw Z4870100.
Ymholiadau yn ymwneud â'r hysbysiad preifatrwydd yma
Os oes gyda chi unrhyw gwestiynau neu ymholiadau yn ymwneud â'r hysbysiad preifatrwydd yma, cysylltwch â Gwasanaethau Hamdden.
E-bost: AelodaethHamdden@rctcbc.gov.uk
Ffôn: 01443 562202
Drwy'r post: Canolfan Chwaraeon Abercynon, Parc Abercynon, Abercynon, CF45 4UY
Pwy ydyn ni a beth rydyn ni'n ei wneud
Mae Gwasanaethau Hamdden yn cynnal nifer o gyfleusterau hamdden yn RhCT ac yn darparu cyfleoedd chwaraeon, iechyd a ffitrwydd i breswylwyr a phobl sydd ddim yn byw yn yr ardal.
Mae hefyd modd trefnu achlysuron megis partïon pen-blwydd, cynadleddau a phriodasau ac ati yn ein cyfleusterau.
Mae modd trefnu hyn dros y ffôn, wyneb yn wyneb, ar ein gwefan a thrwy’r ap hamdden am oes.
Y mathau o ddata personol rydyn ni'n eu prosesu
Rydyn ni'n prosesu data personol defnyddwyr gwasanaeth sy'n mynychu ac yn defnyddio ein cyfleusterau hamdden.
Y mathau o ddata personol rydyn ni'n eu prosesu
Mae'n bosibl y byddwn ni'n prosesu'r categorïau canlynol o ddata personol i gynnal ein cyfleusterau hamdden:
- Manylion cyswllt, gan gynnwys enw, cyfeiriad, rhif ffôn a chyfeiriad e-bost
- Manylion adnabod personol megis dyddiad geni, rhif adnabod
- Gwybodaeth ariannol
Pam rydyn ni'n prosesu data personol
Rydyn ni'n prosesu’r data personol i gynnal ein cyfleusterau hamdden. Mae'n bosibl y bydd hyn yn cynnwys, ond heb ei gyfyngu i'r gweithgareddau canlynol:
- Darparu a rheoli aelodaeth a mynediad at gyfleusterau hamdden
- Prosesu unrhyw daliadau mewn perthynas ag aelodaeth, archebion cyfleusterau ac ati
- Darparu cyfleoedd nofio i blant ac oedolion
- Darparu rhaglen Gwersi Achub Bywyd a'r Academi Achub Bywyd Genedlaethol
- Darparu'r ap Hamdden am Oes
- Darparu gostyngiadau i gyfleusterau hamdden i bobl dros 60 oed ac o dan 16 oed (efallai y byddwn yn gofyn am dystiolaeth er mwyn i chi dderbyn y gostyngiadau yma)
- Anfon e-byst hyrwyddo am gynnyrch newydd, cynigion arbennig ac ati os yw unigolion wedi cydsynio i'w derbyn ar eu cais aelodaeth
- Gwella ein cynnyrch a'n gwasanaethau
Ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu'r data personol
O dan y Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR), ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu'r data personol yw:
- Tasg Gyhoeddus – Erthygl 6 (1)(e) – prosesu sy'n angenrheidiol ar gyfer cyflawni tasg er budd y cyhoedd neu arfer awdurdod swyddogol sydd wedi'i roi i'r rheolwr.
- Contract – Erthygl 6(1)(b) – prosesu sy'n angenrheidiol ar gyfer cyflawni contract y mae testun y data yn barti iddo neu er mwyn cymryd camau gweithredu ar gais testun y data cyn ymrwymo i gontract.
- Caniatâd – Erthygl 6(1)(a) – mae gwrthrych y data wedi cydsynio i brosesu ei ddata/data personol at un neu ragor o ddibenion penodol.
Mae'r ddeddfwriaeth, y rheoliadau a'r canllawiau sylfaenol sy'n ategu hyn yn cynnwys, ond heb eu cyfyngu i:
- Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol (Cymru) 2015
Gan bwy neu o ble rydyn ni'n cael data personol
Mae'n bosibl y byddwn ni'n derbyn y data personol gan unigolion neu sefydliadau yn y categorïau canlynol:
- Yn uniongyrchol gan unigolion wrth ddefnyddio ein cyfleusterau (aelodaeth, archebion, achlysuron ac ati)
- Colegau wrth ariannu mynediad myfyrwyr at ein cyfleusterau
Gyda phwy rydyn ni'n rhannu data personol?
Mae’n bosibl y byddwn ni'n rhannu'r data personol â’r sefydliadau canlynol:
Dim ond y lleiafswm o wybodaeth bersonol sydd ei hangen mewn perthynas â'r diben fydd yn cael ei rhannu.
|
Pwy
|
Diben
|
|
Adrannau mewnol
|
Gweinyddu taliadau (aelodaeth, archebion ac ati)
|
|
Darparwyr Addysg
|
Gweinyddu mynediad myfyrwyr at gyfleusterau hamdden
|
Proseswyr Data
Mae proseswr data yn gwmni neu sefydliad sy'n prosesu data personol ar ein rhan. Mae ein proseswyr data yn gweithredu ar ein cyfarwyddyd ni yn unig. Does dim modd iddyn nhw wneud unrhyw beth gyda'r data personol oni bai ein bod ni wedi eu cyfarwyddo nhw i wneud hynny. Fyddan nhw ddim yn rhannu'r wybodaeth bersonol ag unrhyw sefydliad ar wahân i ni nac yn ei defnyddio at eu dibenion eu hunain. Byddan nhw'n dal y data yn ddiogel ac yn eu cadw am y cyfnod rydyn ni wedi'u cyfarwyddo i wneud hynny.
Dyma'r categorïau o broseswyr data rydyn ni'n eu defnyddio at ddiben Gwasanaethau Hamdden:
- Cyflenwyr systemau TG – Gladstone MRM Ltd
Am ba mor hir y byddwn ni'n cadw'r data personol?
Os nad ydych chi'n defnyddio ein gwasanaethau mwyach ac yn dymuno tynnu eich manylion aelodaeth oddi ar ein system, mae modd gwneud hyn drwy gysylltu â ni’n uniongyrchol.
Os nad ydych chi wedi defnyddio eich cyfrif aelodaeth am 1 flwyddyn, byddwn ni'n dileu eich cofnodion yn awtomatig a bydd raid i chi ailgofrestru os byddwch chi'n defnyddio ein gwasanaethau yn y dyfodol.
Er mwyn dilyn egwyddor storio data Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol, mae'r cofnodion yn cael eu hadolygu'n rheolaidd. Dydy'r holl ddata personol ddim yn cael eu cadw.
Dim ond data personol sy'n berthnasol i'r cofnod sy'n cael eu cadw am y cyfnod cadw cyfan. Mae gwybodaeth nad oes iddi werth hirdymor neu dystiolaethol yn cael ei dinistrio yn ôl y drefn arferol.
Eich hawliau'n ymwneud â diogelu data
Mae'r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn rhoi hawliau pwysig i unigolion, gan gynnwys yr hawl i gael gweld data personol mae'r Cyngor yn eu cadw amdanoch chi.
Cliciwch yma am ragor o wybodaeth am eich hawliau o ran gwybodaeth a sut i'w defnyddio nhw.
Eich hawl i wneud cwyn i'r Cyngor ynghylch diogelu data
Mae'r hawl gyda chi i gwyno i'r Cyngor os ydych chi o'r farn ein bod ni ddim wedi trin eich data personol yn gyfrifol nac yn unol ag arfer da.
Mae modd i chi wneud hyn drwy gysylltu â'r Gwasanaethau Hamdden yn uniongyrchol drwy un o'r dulliau cyfathrebu canlynol. Mae modd datrys y rhan fwyaf o bryderon yn gymharol gyflym trwy alwad ffôn syml neu e-bost.
E-bost: AelodaethHamdden@rctcbc.gov.uk
Ffôn: 01443 562202
Drwy'r post: Canolfan Chwaraeon, Parc Abercynon, Abercynon, CF45 4UY
Fel arall, mae modd i chi wneud cwyn ffurfiol trwy Gynllun Adborth Cwsmeriaid y Cyngor gan ddefnyddio'r ddolen ganlynol (Gwneud sylw, canmoliaeth neu gŵyn ar-lein) neu e-bostiwch Swyddog Diogelu Data'r Cyngor: rheoli.gwybodaeth@rctcbc.gov.uk.
Eich hawl i wneud cwyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth ynghylch diogelu data
Mae modd i chi hefyd gwyno i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth os ydych chi'n anfodlon â sut rydyn ni wedi defnyddio'ch data. Serch hynny, rydyn ni'n eich annog chi i gysylltu â ni yn gyntaf a rhoi cyfle i ni ymchwilio i'ch pryder a chywiro pethau.
Mae modd cysylltu â fel a ganlyn:
- Cyfeiriad: Information Commissioner’s Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF
- Rhif y Llinell Gymorth: 0303 123 1113
- Gwefan: https://www.ico.org.uk