Cyflwyniad
Bwriad yr hysbysiad preifatrwydd yma yw darparu gwybodaeth am sut y bydd Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf (cyfeirir ato fel 'Cyngor Rhondda Cynon Taf', 'y Cyngor', 'Awdurdod Lleol', 'ni') yn defnyddio (neu'n 'prosesu') data personol am unigolion at ddibenion y Gwasanaeth Ymgysylltu a Chyfranogiad Ieuenctid.
Dylech chi ddarllen yr hysbysiad yma yn ogystal â:
- Hysbysiad preifatrwydd corfforaethol y Cyngor
Y Rheolwr Data
Y Cyngor yw’r rheolwr data ar gyfer y data personol sy'n cael ei brosesu at ddibenion y Gwasanaeth Ymgysylltu a Chyfranogiad Ieuenctid.
Mae'r Cyngor wedi cofrestru â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel rheolwr. Ei gyfeirnod yw Z4870100.
Ymholiadau yn ymwneud â'r hysbysiad preifatrwydd yma
Os oes gyda chi unrhyw gwestiynau neu ymholiadau yn ymwneud â'r hysbysiad preifatrwydd yma, cysylltwch â'r Gwasanaeth Ymgysylltu a Chyfranogiad Ieuenctid:
- Drwy e-bostio: gyci@rctcbc.gov.uk
- Neu trwy ysgrifennu at: Gwasanaeth Ymgysylltu a Chyfranogiad Ieuenctid Rhondda Cynon Taf, Tŷ Trevithick, Abercynon, CF45 4UQ
Pwy ydyn ni a beth rydyn ni'n ei wneud
Mae gan y Cyngor ddyletswydd statudol i ddarparu gwasanaethau ieuenctid ar gyfer pobl ifainc 11-25 oed yn unol â'r hyn sydd wedi'i nodi yn Adran 123 o Ddeddf Dysgu a Sgiliau 2000. Mae'r Ddeddf yma mewn grym yng Nghymru o dan Gyfarwyddiadau Gwasanaethau Cymorth Ieuenctid (Cymru) 2002 sy'n cyfarwyddo awdurdodau lleol yng Nghymru i wneud y canlynol:
a) Darparu gwasanaethau cymorth ieuenctid
b) Sicrhau darparu gwasanaethau cymorth ieuenctid
c) Cymryd rhan yn y ddarpariaeth o wasanaethau cymorth ieuenctid, gan roi sylw i ganllawiau a gyhoeddir gan y Cynulliad Cenedlaethol.
Mae'r Gwasanaeth Ymgysylltu a Chyfranogiad Ieuenctid yn rhoi cymorth i bobl ifainc 11-25 oed i gyflawni eu potensial ac i oresgyn rhwystrau o ran dysgu a datblygu. Mae'r gwasanaeth yn cadw gwybodaeth
benodol am bobl ifainc sy'n cael ei defnyddio i gynllunio darpariaeth y gwasanaeth ac i ddiwallu anghenion pobl ifainc yn Rhondda Cynon Taf.
Data personol pwy ydyn ni'n eu prosesu?
Mae’n bosibl y byddwn ni'n prosesu data personol sy’n ymwneud â’r unigolion canlynol at ddibenion y Gwasanaeth Ymgysylltu a Chyfranogiad Ieuenctid;
- Person ifanc
- Rhiant/cynhaliwr
Y mathau o ddata personol rydyn ni'n eu prosesu
Mae’n bosibl y byddwn ni'n prosesu’r categorïau canlynol o ddata personol am bobl ifainc rhwng 11 a 25 oed, sy'n ymgysylltu â'r gwasanaeth ar hyn o bryd ac a oedd wedi ymgysylltu â'r gwasanaeth yn y gorffennol.
Data personol y person ifanc
- Manylion cyswllt, gan gynnwys enw, cyfeiriad a rhif ffôn
- Gwybodaeth adnabod, gan gynnwys dyddiad geni
- Gwybodaeth iechyd gan gynnwys alergeddau ar gyfer ymwybyddiaeth yn yr achos o ymweliadau/gweithgareddau oddi ar y safle/clybiau ieuenctid
- Gofynion arbennig o ran deiet – ar gyfer ymwybyddiaeth yn achos ymweliadau/gweithgareddau oddi ar y safle/clybiau ieuenctid
- Manylion am ymddygiad y person ifanc
- Pa wasanaethau cymorth sy'n cael eu cynnig i bobl ifainc a chanlyniad yr ymyrraeth sy'n cael ei chynnig
Rydyn ni hefyd yn casglu gwybodaeth am ddata NEET (Pobl sydd ddim mewn addysg, cyflogaeth na hyfforddiant) a diogelu a lles.
Data personol y rhieni/gwarcheidwaid
- Manylion cyswllt, gan gynnwys enw a rhif ffôn
Pam rydyn ni'n prosesu data personol?
Rydyn ni'n prosesu data personol y bobl ifainc er mwyn rhoi cymorth iddyn nhw i ymgysylltu â'r Gwasanaeth Ymgysylltu a Chyfranogiad Ieuenctid. Mae'n bosibl y bydd hyn yn cynnwys ond heb ei gyfyngu i'r gweithgareddau canlynol:
- Nodi'r cymorth perthnasol sydd ei angen ar y person ifanc dan sylw
- Er mwyn trefnu gweithiwr achos a darpariaeth ymyrryd briodol
- Sicrhau diogelwch a lles pobl ifainc gan gynnwys unrhyw wybodaeth iechyd a diogelwch (yn achos damwain).
- Rhannu gwybodaeth â phaneli perthnasol i sicrhau bod y ddarpariaeth fwyaf priodol yn cael ei darparu i gefnogi'r person ifanc
- Darpariaeth y Gwasanaeth Ymgysylltu a Chyfranogiad Ieuenctid o glybiau ar ôl ysgol
- Darpariaeth y Gwasanaeth Ymgysylltu a Chyfranogiad Ieuenctid o glybiau ieuenctid
- Presenoldeb pobl ifainc ar ymweliadau allygyrsiol wedi'u trefnu gan y Gwasanaeth Ymgysylltu a Chyfranogiad Ieuenctid
Ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu'r data personol
O dan y Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR), ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu'r data personol a'u darparu i'r Gwasanaeth Ymgysylltu a Chyfranogiad Ieuenctid yw;
- Rhwymedigaeth Gyfreithiol (c) – prosesu sy'n angenrheidiol ar gyfer rwymedigaeth gyfreithiol sydd wedi'i rhoi i'r rheolwr.
- Tasg Gyhoeddus – Erthygl 6 (e) – prosesu sy'n angenrheidiol ar gyfer cyflawni tasg er budd y cyhoedd neu arfer awdurdod swyddogol sydd wedi'i roi i'r rheolwr.
- Budd sylweddol i'r cyhoedd - Erthygl 9 (2) (g) - prosesu sy'n angenrheidiol er budd sylweddol y cyhoedd, ar sail cyfraith Undebol neu aelod-wladwriaeth sy'n gyfraneddol i'r nod, yn parchu hanfod hawliau diogelu data ac yn darparu mesurau addas a phenodol i ddiogelu hawliau sylfaenol a buddion y person y mae'r data amdano.
- Cynnwys yr Amodau Deddf Diogelu Data ble bo hynny'n briodol.
Mae'r ddeddfwriaeth, y rheoliadau a'r canllawiau sylfaenol sy'n ategu hyn yn cynnwys, ond heb eu cyfyngu i;
- Deddf Dysgu a Sgiliau (2000)
- Cyfarwyddiadau Gwasanaethau Cymorth Ieuenctid (Cymru) 2002
- Deddf Addysg ac Arolygiadau 2006
- Deddf Plant a Phobl Ifanc 1963
- Deddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant (Cymru) 2014
Gan bwy neu o ble rydyn ni'n casglu data personol?
Mae'n bosibl y byddwn ni'n derbyn y data personol gan unigolion neu sefydliadau yn y categorïau canlynol:
- Pobl ifainc yn uniongyrchol
- Rhieni/gwarcheidwaid
- Ysgolion/Colegau
- Gwasanaethau Cymdeithasol
- Y Gwasanaeth Teuluoedd Cydnerth
- Gyrfa Cymru
- Iechyd
- Yr heddlu
- Elusennau a sefydliadau trydydd sector sy'n gweithio gyda'r Cyngor i ddarparu gwasanaethau cymorth i bobl ifainc (e.e. Llamau, Barnardo's, Barod).
Yn dilyn atgyfeiriad, mae'r gwasanaeth yn llunio ei wybodaeth fewnol ei hun, yn rhan o'n hymwneud â'r person ifanc, e.e. adroddiadau cynnydd, cofnodion cyfathrebu, asesiadau ac adolygiadau.
Gyda phwy rydyn ni'n rhannu data personol?
Mae’n bosibl y byddwn ni'n rhannu'r data personol â’r sefydliadau allweddol yma ar gyfer darpariaeth y Gwasanaeth Ymgysylltu a Chyfranogiad Ieuenctid.
Dim ond y lleiafswm o wybodaeth bersonol sydd ei hangen mewn perthynas â'r diben fydd yn cael ei rhannu. Bydd y math o wybodaeth sy'n cael ei rhannu a'r bobl y mae'n cael ei rhannu â nhw yn dibynnu ar anghenion y person ifanc.
|
Pwy
|
Diben
|
|
Y Gwasanaeth Teuluoedd Cydnerth
|
- Nodi'r cymorth perthnasol sydd ei angen ar y person ifanc dan sylw
- Er mwyn trefnu gweithiwr achos a darpariaeth ymyrryd briodol
- Sicrhau diogelwch a lles pobl ifainc gan gynnwys unrhyw wybodaeth iechyd a diogelwch (yn achos damwain).
- Rhannu gwybodaeth â phaneli perthnasol i sicrhau bod y ddarpariaeth fwyaf priodol yn cael ei darparu i gefnogi'r person ifanc
|
|
Addysg a Chynhwysiant – ADY, Cynnal Ymddygiad, Cwnsela
|
- Nodi'r cymorth perthnasol sydd ei angen ar y person ifanc dan sylw
- Er mwyn trefnu gweithiwr achos a darpariaeth ymyrryd briodol
- Sicrhau diogelwch a lles pobl ifainc gan gynnwys unrhyw wybodaeth iechyd a diogelwch (yn achos damwain).
- Rhannu gwybodaeth â phaneli perthnasol i sicrhau bod y ddarpariaeth fwyaf priodol yn cael ei darparu i gefnogi'r person ifanc
|
|
Cyfadran y Gwasanaethau Cymuned a Gwasanaethau i Blant – Cynhalwyr ifainc, Gwasanaeth Troseddau'r Ifainc
|
- Nodi'r cymorth perthnasol sydd ei angen ar y person ifanc dan sylw
- Er mwyn trefnu gweithiwr achos a darpariaeth ymyrryd briodol
- Sicrhau diogelwch a lles pobl ifainc gan gynnwys unrhyw wybodaeth iechyd a diogelwch (yn achos damwain).
- Rhannu gwybodaeth â phaneli perthnasol i sicrhau bod y ddarpariaeth fwyaf priodol yn cael ei darparu i gefnogi'r person ifanc
|
|
Iechyd a Diogelwch
|
- Sicrhau diogelwch a lles pobl ifainc gan gynnwys unrhyw wybodaeth iechyd a diogelwch (yn achos damwain).
|
|
Ysgolion RhCT
|
- Nodi'r cymorth perthnasol sydd ei angen ar y person ifanc dan sylw
- Er mwyn trefnu gweithiwr achos a darpariaeth ymyrryd briodol
- Sicrhau diogelwch a lles pobl ifainc gan gynnwys unrhyw wybodaeth iechyd a diogelwch (yn achos damwain).
- Rhannu gwybodaeth â phaneli perthnasol i sicrhau bod y ddarpariaeth fwyaf priodol yn cael ei darparu i gefnogi'r person ifanc
|
|
Gyrfa Cymru
|
- Nodi'r cymorth perthnasol sydd ei angen ar y person ifanc dan sylw
- Er mwyn trefnu gweithiwr achos a darpariaeth ymyrryd briodol
- Rhannu gwybodaeth â phaneli perthnasol i sicrhau bod y ddarpariaeth fwyaf priodol yn cael ei darparu i gefnogi'r person ifanc
|
|
Coleg y Cymoedd
|
- Nodi'r cymorth perthnasol sydd ei angen ar y person ifanc dan sylw
- Er mwyn trefnu gweithiwr achos a darpariaeth ymyrryd briodol
- Rhannu gwybodaeth â phaneli perthnasol i sicrhau bod y ddarpariaeth fwyaf priodol yn cael ei darparu i gefnogi'r person ifanc
|
|
Iechyd e.e. Gwasanaethau Iechyd Meddwl Plant a'r Glasoed (‘CAMHS’)
|
- Nodi'r cymorth perthnasol sydd ei angen ar y person ifanc dan sylw
- Er mwyn trefnu gweithiwr achos a darpariaeth ymyrryd briodol
- Sicrhau diogelwch a lles pobl ifainc gan gynnwys unrhyw wybodaeth iechyd a diogelwch (yn achos damwain).
- Rhannu gwybodaeth â phaneli perthnasol i sicrhau bod y ddarpariaeth fwyaf priodol yn cael ei darparu i gefnogi'r person ifanc
|
|
Yr heddlu
|
- Nodi'r cymorth perthnasol sydd ei angen ar y person ifanc dan sylw
- Er mwyn trefnu gweithiwr achos a darpariaeth ymyrryd briodol
- Sicrhau diogelwch a lles pobl ifainc gan gynnwys unrhyw wybodaeth iechyd a diogelwch (yn achos damwain).
|
Proseswyr data
Mae proseswr data yn gwmni neu sefydliad sy'n prosesu data personol ar ein rhan. Mae ein proseswyr data yn gweithredu ar ein cyfarwyddyd ni yn unig. Does dim modd iddyn nhw wneud unrhyw beth gyda'r data personol oni bai ein bod ni wedi eu cyfarwyddo nhw i wneud hynny. Fyddan nhw ddim yn rhannu'r wybodaeth bersonol ag unrhyw sefydliad ar wahân i ni nac yn ei defnyddio at eu dibenion eu hunain. Byddan nhw'n dal y data yn ddiogel ac yn eu cadw am y cyfnod rydyn ni wedi'u cyfarwyddo i wneud hynny.
Dyma'r categorïau o broseswyr data rydyn ni'n eu defnyddio at ddibenion y Gwasanaeth Ymgysylltu a Chyfranogiad Ieuenctid:
- Darparwr gwefan
- Darparwr ap y Gwasanaeth Ymgysylltu a Chyfranogiad Ieuenctid
- Darparwr Systemau TG
Am ba mor hir y byddwn ni'n cadw'r data personol?
|
Sylfaen y cofnod
|
Disgrifiad o'r cofnod
|
Cyfnod cadw'r wybodaeth
|
|
Cofnodion atgyfeiriad
|
Cofnodion atgyfeiriad achos
|
Gweler Hysbysiad Preifatrwydd Cyfadran y Gwasanaethau Cymuned a Gwasanaethau i Blant
|
|
Clwb Ieuenctid
|
Ffurflenni Cofrestru
|
12 mis
|
|
Teithiau/Ymweliadau
|
Ffurflenni caniatâd (os nad oes damweiniau neu ddigwyddiad wedi'u hadrodd)
|
12 mis
|
|
Ffurflenni caniatâd (os oes damweiniau neu ddigwyddiad wedi'u hadrodd)
|
Bydd y gwasanaeth yn rhoi gwybod am y damwain/digwyddiad i'r garfan Iechyd a Diogelwch, a bydd copi o'r ffurflen ganiatâd yn cael ei roi i'r garfan. Gweler yr Hysbysiad Preifatrwydd Iechyd a Diogelwc am ragor o wybodaeth.
|
Er mwyn dilyn egwyddor storio data Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol, mae'r cofnodion yn cael eu hadolygu'n rheolaidd.Dydy'r holl ddata personol ddim yn cael eu cadw. Dim ond data personol sy'n berthnasol sy'n cael eu cadw am y cyfnod cyfan (ffurflenni damwain, penderfyniadau yr atgyfeiriad, deilliannau ac ati). Caiff unrhyw wybodaeth sy'n amherthnasol yn y tymor hir neu sy'n amherthnasol yn dystiolaethol ei dinistrio yn y cwrs busnes arferol.
Eich hawliau yn ymwneud â diogelu data
Mae'r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn rhoi hawliau pwysig i unigolion, gan gynnwys yr hawl i gael gweld data personol mae'r Cyngor yn eu cadw amdanoch chi.
Cliciwch yma am ragor o wybodaeth am eich hawliau o ran gwybodaeth a sut i'w defnyddio nhw.
Eich hawl i wneud cwyn i'r Cyngor ynghylch diogelu data
Mae'r hawl gyda chi i gwyno i'r Cyngor os ydych chi o'r farn ein bod ni ddim wedi trin eich data personol yn gyfrifol nac yn unol ag arfer da.
Mae modd i chi wneud hyn drwy gysylltu â'r Gwasanaeth Ymgysylltu a Chyfranogiad Ieuenctid yn uniongyrchol drwy un o'r dulliau cyfathrebu canlynol. Mae modd datrys y rhan fwyaf o bryderon yn gymharol gyflym trwy alwad ffôn syml neu e-bost.
- Drwy e-bostio: gyci@rctcbc.gov.uk
- Neu trwy ysgrifennu at: Gwasanaeth Ymgysylltu a Chyfranogiad Ieuenctid Rhondda Cynon Taf, Tŷ Trevithick, Abercynon, CF45 4UQ
Fel arall, mae modd i chi wneud cwyn ffurfiol trwy Gynllun Adborth Cwsmeriaid y Cyngor gan ddefnyddio'r ddolen ganlynol (Gwneud sylw, canmoliaeth neu gŵyn ar-lein) neu e-bostiwch Swyddog Diogelu Data'r Cyngor: rheoli.gwybodaeth@rctcbc.gov.uk.
Eich hawl i wneud cwyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth ynghylch diogelu data
Mae modd i chi hefyd gwyno i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth os ydych chi'n anfodlon â sut rydyn ni wedi defnyddio'ch data. Serch hynny, rydyn ni'n eich annog chi i gysylltu â ni yn gyntaf a rhoi cyfle i ni ymchwilio i'ch pryder a chywiro pethau.
Mae modd cysylltu â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel a ganlyn:
- Cyfeiriad: Information Commissioner's Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF
- Rhif y Llinell Gymorth: 0303 123 1113
Gwefan: https://www.ico.org.uk